Surat Permohonan Resign: Panduan Lengkap, Contoh & Tips Anti Ribet!
Pentingnya Surat Resign yang Baik dan Benar¶
Mengundurkan diri dari pekerjaan adalah sebuah keputusan besar dalam perjalanan karier seseorang. Proses ini, meskipun sering kali terasa mendebarkan, sejatinya adalah bagian alami dari perkembangan profesional. Salah satu kunci utama agar proses transisi ini berjalan lancar dan meninggalkan kesan positif adalah melalui surat permohonan resign yang ditulis dengan baik dan benar. Ini bukan sekadar formalitas belaka, melainkan representasi dari profesionalisme dan etika kerjamu.
Surat resign yang efektif memastikan bahwa kepergianmu diakui secara resmi oleh perusahaan dan hak-hakmu sebagai karyawan terpenuhi. Selain itu, ini juga menjadi jembatan untuk menjaga hubungan baik dengan mantan atasan dan rekan kerja, yang bisa sangat bermanfaat untuk jaringan profesionalmu di masa depan. Ingat, dunia kerja itu sempit, dan reputasi yang baik adalah investasi jangka panjang yang tak ternilai harganya.
Apa Itu Surat Permohonan Resign?¶
Definisi dan Fungsi Utama¶
Surat permohonan resign, atau surat pengunduran diri, adalah dokumen resmi yang secara formal memberitahukan niat seorang karyawan untuk mengakhiri hubungan kerja dengan perusahaan. Dokumen ini berfungsi sebagai pemberitahuan tertulis yang sah, memastikan bahwa baik karyawan maupun perusahaan memiliki catatan resmi mengenai keputusan pengunduran diri tersebut. Ini juga menjadi dasar bagi perusahaan untuk memulai proses administrasi terkait kepergian karyawan, seperti perhitungan gaji terakhir, uang pisah (jika ada), dan penerbitan surat pengalaman kerja.
Surat ini harus memuat informasi penting seperti tanggal efektif pengunduran diri, yang harus mempertimbangkan periode pemberitahuan (notice period) sesuai kebijakan perusahaan atau undang-undang ketenagakerjaan. Fungsi utamanya adalah untuk memastikan proses offboarding berjalan lancar, tertib, dan sesuai dengan prosedur yang berlaku, tanpa menimbulkan masalah hukum atau administratif di kemudian hari. Dengan kata lain, ini adalah cara profesional untuk mengucapkan selamat tinggal dan melanjutkan perjalanan karier.
Kenapa Kamu Perlu Menulis Surat Resign?¶
Lebih dari Sekadar Pamit Lisan¶
Meskipun kamu sudah menyampaikan niat untuk resign secara lisan kepada atasan, surat tertulis tetaplah sebuah keharusan. Pertama, ini menunjukkan profesionalisme dan etika kerja yang tinggi. Perusahaan akan melihatmu sebagai individu yang bertanggung jawab dan menghargai prosedur. Kedua, surat ini berfungsi sebagai bukti resmi yang melindungi kedua belah pihak. Bagi karyawan, ini memastikan bahwa tanggal pengunduran diri tercatat dengan benar, dan hak-hak seperti sisa gaji atau tunjangan akan diproses.
Ketiga, menulis surat resign yang baik adalah investasi untuk jaringan profesionalmu. Atasan dan rekan kerja mungkin menjadi referensi penting untuk pekerjaanmu di masa depan, dan meninggalkan kesan positif adalah kuncinya. Keempat, ini adalah bagian dari dokumentasi perusahaan yang penting untuk keperluan audit atau catatan karyawan. Jadi, jangan pernah meremehkan kekuatan selembar kertas yang berisi niat baik dan profesionalisme.
Komponen Penting dalam Surat Permohonan Resign¶
Struktur Ideal yang Wajib Ada¶
Menulis surat resign yang efektif tidak sesulit yang dibayangkan, asalkan kamu tahu komponen apa saja yang wajib ada di dalamnya. Struktur yang ideal akan membuat suratmu terlihat profesional dan pesannya tersampaikan dengan jelas.
- Tanggal Penulisan Surat: Cantumkan tanggal surat dibuat.
- Detail Penerima Surat:
- Nama dan Jabatan Atasan Langsung atau HRD (misal: Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan/HRD], [Jabatan]).
- Nama Perusahaan.
- Alamat Perusahaan.
- Detail Pengirim Surat:
- Nama Lengkapmu.
- Jabatanmu di perusahaan.
- Salam Pembuka: Gunakan salam yang formal dan sopan (misal: “Dengan hormat,”).
- Pernyataan Pengunduran Diri yang Jelas: Sampaikan niatmu untuk mengundurkan diri dengan tegas dan sebutkan tanggal efektif pengunduran diri. Tanggal ini sangat penting untuk disesuaikan dengan notice period perusahaan.
- Ucapan Terima Kasih: Ekspresikan rasa terima kasihmu atas kesempatan dan pengalaman yang telah diberikan perusahaan. Kamu bisa menyebutkan pengalaman positif atau pelajaran berharga yang didapatkan.
- Tawaran Bantuan Transisi: Ini menunjukkan profesionalisme. Tawarkan bantuan untuk memastikan proses serah terima pekerjaan berjalan mulus dan tidak mengganggu operasional.
- Permohonan Maaf (Opsional tapi Baik): Jika ada kekhilafan selama bekerja, bisa juga diselipkan permohonan maaf.
- Salam Penutup: Gunakan penutup yang sopan (misal: “Hormat saya,”).
- Tanda Tangan dan Nama Lengkap: Jangan lupa tanda tangan dan tulis nama lengkapmu di bawahnya.
Tips: Jaga nada suratmu tetap positif, profesional, dan konstruktif. Hindari mencantumkan keluhan atau kritik terhadap perusahaan atau rekan kerja. Fokus pada niatmu untuk mengundurkan diri dan ucapan terima kasih.
Contoh Surat Permohonan Resign (General)¶
Berikut adalah template sederhana yang bisa kamu jadikan panduan untuk membuat surat pengunduran diri.
Image just for illustration
[Tanggal]
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Atasan Langsung/HRD]
[Jabatan Atasan Langsung/HRD]
PT. [Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap Anda], dengan posisi [Jabatan Anda] pada departemen [Nama Departemen], bermaksud untuk mengajukan permohonan pengunduran diri dari PT. [Nama Perusahaan], terhitung mulai tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri Anda, misalnya: 1 Agustus 2024].
Saya mengucapkan terima kasih yang tulus atas kesempatan dan kepercayaan yang telah diberikan kepada saya selama [Jumlah Tahun/Bulan] bekerja di PT. [Nama Perusahaan]. Banyak pengalaman dan pelajaran berharga yang saya dapatkan selama ini, yang sangat membantu dalam pengembangan karier dan profesionalisme saya. Saya juga ingin menyampaikan permohonan maaf apabila selama saya bekerja ada perkataan atau perbuatan yang kurang berkenan.
Saya akan memastikan semua tugas dan tanggung jawab saya terselesaikan dengan baik serta membantu proses serah terima pekerjaan kepada rekan kerja atau pengganti saya, demi kelancaran operasional perusahaan. Besar harapan saya agar pengunduran diri ini dapat diterima dengan baik.
Saya berharap PT. [Nama Perusahaan] akan terus maju dan sukses di masa yang akan datang.
Hormat saya,
(Tanda Tangan)
[Nama Lengkap Anda]
Tips Menulis Surat Resign yang Berkesan (dan Efektif!)¶
Menulis surat resign yang berkesan itu lebih dari sekadar mengikuti template; ini tentang meninggalkan kesan yang kuat dan positif. Berikut beberapa tips jitu yang sering terlupakan:
Hal-hal yang Sering Terlupakan¶
- Perhatikan Jangka Waktu (Notice Period): Ini adalah salah satu poin terpenting. Hampir semua perusahaan memiliki kebijakan notice period, biasanya 2 minggu hingga 1 bulan. Patuhilah kebijakan ini untuk menunjukkan profesionalisme dan menghindari masalah di kemudian hari. Tidak mematuhi notice period bisa berakibat pada penahanan hak-hakmu atau reputasi yang buruk.
- Jaga Nada Positif: Walaupun kamu mungkin memiliki alasan negatif untuk resign, surat resign bukanlah tempat untuk mencurahkan keluhan. Tetaplah positif, fokus pada pertumbuhan pribadi atau peluang baru. Ini menunjukkan kematangan profesionalmu.
- Sampaikan Secara Langsung (Opsional tapi Direkomendasikan): Sebelum menyerahkan surat, sebaiknya jadwalkan pertemuan pribadi dengan atasan langsungmu. Beri tahu mereka niatmu secara lisan terlebih dahulu, lalu serahkan suratnya. Pendekatan ini menunjukkan rasa hormat dan meminimalisir kejutan.
- Tawarkan Bantuan Transisi: Menyatakan kesediaan untuk membantu proses serah terima pekerjaan adalah tanda tanggung jawab yang tinggi. Ini membantu perusahaan beradaptasi dengan kepergianmu dan menjaga kelancaran operasional. Kamu bisa menyebutkan kesediaanmu untuk melatih pengganti atau mendokumentasikan proses kerja.
- Periksa Ulang (Proofread): Pastikan suratmu bebas dari kesalahan ketik atau tata bahasa. Kesalahan kecil bisa mengurangi kesan profesionalisme. Mintalah teman untuk membacanya ulang jika perlu.
- Pastikan Ada Tanda Terima: Setelah menyerahkan surat, mintalah tanda terima atau konfirmasi email dari HRD atau atasanmu. Ini penting sebagai bukti bahwa suratmu telah diterima secara resmi dan tanggal penerimaan sudah tercatat.
- Simpan Salinan: Selalu simpan salinan surat resignmu untuk arsip pribadi. Ini bisa berguna di masa depan jika ada pertanyaan atau kesalahpahaman.
- Jangan Bergosip: Setelah memutuskan resign dan memberitahukan atasan, hindari menyebarkan berita atau alasan resignmu secara berlebihan kepada rekan kerja. Jaga kerahasiaan dan fokus pada transisi yang mulus. Biarkan perusahaan yang memberitahukan secara resmi pada waktunya.
Hal-hal yang Sebaiknya Dihindari Saat Menulis Surat Resign¶
Ada beberapa “pantangan” yang harus kamu hindari agar proses resignmu tetap profesional dan tidak merusak reputasi.
Jebakan yang Bisa Merusak Reputasi¶
- Mengeluarkan Keluhan atau Kemarahan: Ingat, surat resign bukanlah wadah untuk menyampaikan keluh kesah, kritik pedas, atau kemarahan terhadap atasan, rekan kerja, atau kebijakan perusahaan. Melakukan hal ini hanya akan membuatmu terlihat tidak profesional dan merusak hubungan.
- Memberikan Informasi Terlalu Detail tentang Tujuan Selanjutnya: Kamu tidak wajib menjelaskan secara rinci ke mana kamu akan pergi atau berapa gaji barumu. Cukup sampaikan bahwa kamu mencari tantangan atau peluang baru. Memberikan detail terlalu banyak bisa menimbulkan rasa tidak nyaman atau spekulasi.
- Mengumumkan Resign di Media Sosial Sebelum ke Atasan: Ini adalah kesalahan besar. Atasanmu harus menjadi orang pertama yang tahu tentang keputusanmu. Mengumumkan di media sosial atau forum publik sebelum secara resmi memberitahu perusahaan adalah tindakan yang sangat tidak profesional dan tidak menghormati hierarki.
- Menulis Surat yang Terlalu Mendadak Tanpa Notice Period: Seperti yang sudah dibahas, mengabaikan notice period yang disepakati atau tertera di kontrak kerjamu dapat memiliki konsekuensi negatif. Ini bisa menyebabkan perusahaan menahan hak-hakmu atau memberikan referensi yang kurang baik. Selalu patuhi jangka waktu yang telah disepakati.
Mengenal Aturan Resign Sesuai Hukum Ketenagakerjaan (Fakta Menarik)¶
Di Indonesia, proses pengunduran diri karyawan juga diatur dalam undang-undang, khususnya Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan yang kemudian disesuaikan oleh Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja beserta peraturan pelaksananya. Ini adalah fakta menarik yang perlu kamu ketahui agar tidak terjadi miskomunikasi.
Landasan Hukum di Indonesia¶
Berdasarkan Pasal 81 angka 45 Undang-Undang Cipta Kerja yang mengubah Pasal 162 UU Ketenagakerjaan, seorang pekerja/buruh yang mengundurkan diri atas kemauan sendiri harus memenuhi syarat-syarat tertentu:
- Mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri. Ini yang kita kenal sebagai one-month notice atau notice period. Tujuan dari notice period ini adalah agar perusahaan punya waktu untuk mencari pengganti dan melakukan transisi pekerjaan.
- Tidak terikat dalam ikatan dinas atau tidak sedang dalam perjanjian kerja waktu tertentu yang mengatur kewajiban untuk bekerja hingga jangka waktu tertentu (kecuali ada kesepakatan lain).
- Tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal efektif pengunduran diri. Ini berarti kamu harus tetap bekerja dengan baik dan menyelesaikan tugasmu hingga hari terakhir.
Jika syarat-syarat ini terpenuhi, pekerja/buruh berhak atas uang pisah (yang besarannya diatur dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama) dan uang penggantian hak sesuai Pasal 156 ayat (4) UU Ketenagakerjaan. Uang penggantian hak ini meliputi cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur, biaya atau ongkos pulang ke tempat di mana pekerja diterima bekerja, dan lain-lain yang ditetapkan dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama. Ini menunjukkan bahwa resign secara profesional juga akan melindungi hak-hakmu sebagai karyawan.
Setelah Surat Resign Diserahkan: Apa Selanjutnya?¶
Proses pengunduran diri tidak berhenti setelah surat diserahkan. Ada beberapa langkah lanjutan yang perlu kamu hadapi untuk memastikan transisi yang mulus.
Proses Transisi yang Mulus¶
- Diskusi dengan Atasan dan HRD: Setelah surat diterima, kemungkinan besar kamu akan diajak berdiskusi oleh atasan atau perwakilan HRD. Ini adalah kesempatan untuk menjelaskan lebih lanjut (jika perlu, tanpa detail yang berlebihan) alasan resignmu dan membahas proses transisi.
- Proses Serah Terima Pekerjaan: Ini adalah tahap krusial. Buatlah daftar tugas, proyek yang sedang berjalan, kontak penting, dan password yang relevan. Serahkan semua ini kepada atasan atau rekan kerja yang akan mengambil alih tanggung jawabmu. Latih penggantimu jika ada kesempatan.
- Mengatur Exit Interview: Banyak perusahaan mengadakan exit interview untuk mendapatkan feedback dari karyawan yang resign. Gunakan kesempatan ini untuk memberikan masukan yang konstruktif dan positif. Hindari kritik yang menyerang pribadi.
- Mendapatkan Surat Pengalaman Kerja/Referensi: Pastikan kamu mendapatkan surat pengalaman kerja dari perusahaan. Ini adalah dokumen penting untuk perjalanan kariermu selanjutnya. Jika memungkinkan, mintalah surat referensi dari atasan yang bisa digunakan untuk melamar pekerjaan baru.
- Mempersiapkan Diri untuk Babak Baru: Selesaikan semua administrasi yang diperlukan, kembalikan aset perusahaan (laptop, ID card, dll.), dan pastikan semua gajimu sudah dibayarkan. Setelah itu, persiapkan dirimu secara mental dan fisik untuk tantangan baru di depan.
Studi Kasus: Resign Saat Mendapat Tawaran Lebih Baik vs. Resign Karena Lingkungan Kerja Buruk¶
Bagaimana cara menulis surat resign agar tetap profesional dalam berbagai skenario? Berikut adalah dua studi kasus umum.
Bagaimana Surat Resign Tetap Profesional¶
- Kasus 1: Resign Karena Mendapat Tawaran Lebih Baik:
Jika kamu resign karena mendapatkan peluang karier yang lebih baik, fokuskan suratmu pada rasa syukur atas pengalaman di perusahaan saat ini dan antusiasme terhadap tantangan baru. Kamu bisa menyebutkan bahwa kesempatan baru ini sejalan dengan tujuan pengembangan kariermu. Hindari menyebutkan nama perusahaan baru atau detail gaji.
Contoh kutipan: “Kesempatan ini memberikan peluang pertumbuhan yang sejalan dengan aspirasi karier jangka panjang saya.” - Kasus 2: Resign Karena Lingkungan Kerja Buruk:
Ini seringkali menjadi dilema. Meskipun kamu ingin meluapkan kekecewaan, sangat penting untuk tetap netral dan profesional. Hindari menyalahkan atau mengkritik lingkungan kerja. Fokus pada alasan personal untuk mencari tantangan baru atau lingkungan yang berbeda. Kamu bisa mengatakan kamu mencari “lingkungan yang lebih sesuai dengan nilai-nilai kerja” atau “peluang yang berbeda”.
Contoh kutipan: “Saya memutuskan untuk mencari kesempatan yang menawarkan lingkungan kerja yang berbeda, yang saya rasa lebih sesuai dengan jalur pengembangan profesional saya saat ini.”
Contoh Surat Permohonan Resign dengan Alasan Khusus¶
Terkadang, alasan resignmu lebih spesifik. Berikut adalah beberapa contoh surat untuk skenario yang berbeda.
Berbagai Skenario Resign¶
1. Surat Resign Karena Kesehatan:
Jika kamu harus resign karena alasan kesehatan, cukup sampaikan secara garis besar tanpa perlu detail medis yang sangat pribadi. Fokus pada kebutuhanmu untuk memprioritaskan kesehatan.
Image just for illustration
[Tanggal]
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Atasan Langsung/HRD]
[Jabatan Atasan Langsung/HRD]
PT. [Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Dengan hormat,
Dengan berat hati, saya [Nama Lengkap Anda], dengan posisi [Jabatan Anda], mengajukan permohonan pengunduran diri dari PT. [Nama Perusahaan], terhitung mulai tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri Anda, misalnya: 1 September 2024].
Keputusan ini saya ambil murni karena alasan kesehatan yang mengharuskan saya untuk fokus pada pemulihan dan penanganan medis lebih lanjut. Meskipun demikian, saya sangat menghargai semua kesempatan dan dukungan yang telah diberikan oleh PT. [Nama Perusahaan] selama saya bekerja di sini.
Saya berkomitmen untuk menyelesaikan semua tugas yang menjadi tanggung jawab saya dan membantu proses serah terima pekerjaan agar transisi dapat berjalan lancar. Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin timbul akibat keputusan ini.
Terima kasih atas pengertian dan kerja sama Bapak/Ibu.
Hormat saya,
(Tanda Tangan)
[Nama Lengkap Anda]
2. Surat Resign Karena Pindah Domisili:
Jika kamu pindah domisili dan ini mempengaruhi kemampuanmu untuk bekerja, sampaikan saja alasan ini secara jelas.
Image just for illustration
[Tanggal]
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Atasan Langsung/HRD]
[Jabatan Atasan Langsung/HRD]
PT. [Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap Anda], dengan jabatan [Jabatan Anda] pada departemen [Nama Departemen], bermaksud mengajukan pengunduran diri dari PT. [Nama Perusahaan], yang akan efektif pada tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri Anda, misalnya: 1 Oktober 2024].
Keputusan ini saya ambil karena alasan pribadi yang mengharuskan saya untuk pindah domisili ke luar kota/pulau, sehingga saya tidak dapat melanjutkan kewajiban kerja saya di PT. [Nama Perusahaan]. Saya sangat berterima kasih atas semua pengalaman, bimbingan, dan dukungan yang telah saya terima selama bekerja di sini.
Saya akan memastikan semua tugas dan proyek yang menjadi tanggung jawab saya terselesaikan dengan baik dan siap membantu dalam proses serah terima pekerjaan kepada rekan kerja atau pengganti saya. Saya memohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan oleh keputusan ini.
Semoga PT. [Nama Perusahaan] selalu sukses dan berkembang.
Hormat saya,
(Tanda Tangan)
[Nama Lengkap Anda]
3. Surat Resign Karena Melanjutkan Pendidikan:
Ini adalah alasan positif yang menunjukkan ambisi. Sampaikan dengan semangat dan rasa terima kasih.
Image just for illustration
[Tanggal]
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Atasan Langsung/HRD]
[Jabatan Atasan Langsung/HRD]
PT. [Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, [Nama Lengkap Anda], dengan posisi [Jabatan Anda], bermaksud mengajukan permohonan pengunduran diri dari PT. [Nama Perusahaan], efektif terhitung mulai tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri Anda, misalnya: 1 November 2024].
Keputusan ini saya ambil karena saya mendapatkan kesempatan untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi, yang sudah lama menjadi impian dan bagian dari rencana pengembangan diri saya. Saya sangat bersyukur atas semua ilmu, pengalaman, dan dukungan yang telah PT. [Nama Perusahaan] berikan kepada saya selama ini.
Saya berkomitmen penuh untuk menyelesaikan semua tugas dan tanggung jawab saya hingga hari terakhir kerja, serta siap untuk membantu dalam proses serah terima pekerjaan agar transisi berjalan lancar tanpa hambatan. Saya memohon maaf apabila ada hal-hal yang kurang berkenan selama saya bekerja.
Besar harapan saya agar Bapak/Ibu dapat memahami dan menerima keputusan saya ini. Saya mendoakan PT. [Nama Perusahaan] semakin maju dan sukses.
Hormat saya,
(Tanda Tangan)
[Nama Lengkap Anda]
Mengapa Pamit Baik-Baik Itu Investasi Jangka Panjang?¶
Pamit baik-baik saat resign adalah investasi jangka panjang yang sering diremehkan. Reputasi profesional yang kamu bangun akan mengikutimu ke mana pun kamu pergi. Dunia kerja itu sempit, dan kamu tidak pernah tahu kapan jalurmu akan bersinggungan kembali dengan mantan atasan atau rekan kerja. Mungkin mereka akan menjadi kolega di perusahaan baru, klien, atau bahkan investor untuk bisnismu sendiri.
Meninggalkan perusahaan dengan cara yang profesional dan positif menunjukkan integritasmu. Ini membuka pintu untuk peluang rehire di masa depan jika kamu memutuskan untuk kembali, atau mendapatkan referensi yang kuat saat melamar pekerjaan baru. Jaringan profesional yang solid dibangun dari interaksi yang positif, bahkan saat perpisahan. Jadi, selalu pastikan kamu meninggalkan kesan terbaik di setiap langkah perjalanan kariermu.
Apakah kamu pernah punya pengalaman menulis surat resign? Bagikan ceritamu di kolom komentar di bawah, ya!
Posting Komentar