Panduan Lengkap Perihal Surat: Biar Nggak Bingung Lagi!
Pernahkah kamu mengirim atau menerima surat, lalu langsung tahu isinya cuma dari satu baris kalimat di bagian atas? Nah, itulah kekuatan dari ‘perihal’. Dalam dunia surat-menyurat, baik itu surat resmi, dinas, bisnis, atau bahkan surat pribadi yang penting, bagian ‘perihal’ atau ‘subjek’ ini punya peran super krusial. Ini bukan cuma formalitas belaka, lho, tapi jendela pertama yang menunjukkan isi dan urgensi sebuah surat.
Bisa dibilang, ‘perihal’ itu seperti headline sebuah berita. Kalau headline-nya menarik dan jelas, kamu pasti tertarik untuk membaca lebih lanjut. Begitu juga dengan surat; perihal yang efektif bisa jadi penentu apakah suratmu akan segera dibuka, diprioritaskan, atau malah terlewat begitu saja di antara tumpukan surat lainnya. Jadi, jangan pernah meremehkan bagian kecil ini ya! Memahami dan menguasai cara menulis ‘perihal’ yang baik adalah keterampilan dasar komunikasi tertulis yang wajib kamu miliki.
Image just for illustration
Mengapa Perihal Begitu Krusial?¶
Mungkin kamu bertanya-tanya, sepenting apa sih satu baris kata ini? Percayalah, ‘perihal’ punya dampak yang sangat besar pada bagaimana suratmu diterima dan diproses.
A. Penentu Prioritas dan Perhatian Awal¶
Bayangkan kamu seorang manajer yang menerima puluhan, bahkan ratusan email atau surat fisik setiap harinya. Dengan waktu yang terbatas, apa yang akan kamu lakukan? Tentu saja, kamu akan memindai baris ‘perihal’ atau ‘subjek’ untuk menentukan mana yang harus dibuka duluan, mana yang bisa ditunda, atau bahkan mana yang bisa langsung diarsipkan tanpa perlu dibuka penuh. ‘Perihal’ yang jelas dan spesifik bisa membuat suratmu loncat ke daftar paling atas prioritas penerima. Sebaliknya, ‘perihal’ yang ambigu atau terlalu umum bisa membuat suratmu terabaikan, bahkan dianggap kurang penting.
B. Efisiensi Komunikasi¶
‘Perihal’ yang baik ibarat peta jalan singkat untuk penerima. Mereka tidak perlu menebak-nebak atau membaca paragraf awal hanya untuk mencari tahu inti dari surat tersebut. Dengan satu pandangan sekilas, mereka sudah tahu tujuan suratmu, apakah itu undangan rapat, permohonan izin, atau pemberitahuan penting. Ini menghemat waktu bagi kedua belah pihak dan mempercepat proses komunikasi. Komunikasi yang efisien adalah kunci keberhasilan dalam lingkungan profesional manapun.
C. Identifikasi dan Pengarsipan Mudah¶
Di kantor atau bahkan di rumah, kita seringkali perlu mencari kembali surat-surat lama. Bayangkan jika semua ‘perihal’ suratmu hanya “Surat” atau “Pemberitahuan”. Tentu akan sangat sulit mencari surat tertentu dari tumpukan arsip, bukan? ‘Perihal’ yang spesifik membantu dalam pengarsipan, baik itu fisik maupun digital. Dengan ‘perihal’ yang jelas, kamu bisa dengan mudah menemukan surat yang kamu cari hanya dengan melihat judulnya atau menggunakan fitur pencarian di email. Ini adalah investasi waktu kecil di awal yang membayar banyak di kemudian hari.
D. Cerminan Profesionalisme Pengirim¶
Surat adalah cerminan dirimu atau perusahaanmu. ‘Perihal’ yang ditulis dengan rapi, jelas, dan sesuai kaidah menunjukkan bahwa kamu adalah orang yang detail, terorganisir, dan menghargai waktu orang lain. Ini adalah kesan pertama yang kamu berikan, dan kesan pertama itu penting banget! ‘Perihal’ yang asal-asalan bisa menimbulkan kesan bahwa kamu tidak serius, ceroboh, atau bahkan tidak profesional. Jadi, pastikan ‘perihal’ suratmu selalu menunjukkan yang terbaik darimu.
Anatomy of an Effective ‘Perihal’¶
Bagaimana sih caranya bikin ‘perihal’ yang efektif itu? Ada beberapa elemen kunci yang harus kamu perhatikan.
A. Jelas dan Ringkas (Clear and Concise)¶
Ini adalah prinsip nomor satu. ‘Perihal’ harus langsung pada intinya dan tidak bertele-tele. Hindari kalimat panjang atau informasi yang tidak relevan. Cukup sampaikan poin utama yang ingin kamu sampaikan melalui surat tersebut. Idealnya, ‘perihal’ harus bisa dipahami dalam beberapa detik pertama setelah orang melihatnya. Misalnya, daripada “Perihal: Mengenai masalah yang timbul dari pengiriman barang yang kami terima dua hari yang lalu dan memerlukan tindakan segera”, lebih baik “Perihal: Pengaduan Kerusakan Barang Pesanan #123456”. Jauh lebih singkat dan jelas, kan?
B. Spesifik (Specific)¶
Jangan gunakan ‘perihal’ yang terlalu umum. Misalnya, “Surat Pemberitahuan” atau “Rapat Penting”. Ini tidak memberikan informasi yang cukup kepada penerima. Apa yang diberitahukan? Rapat tentang apa? Sebaliknya, buat ‘perihal’ sespesifik mungkin agar penerima langsung tahu konteksnya. Contohnya, ganti “Surat Pemberitahuan” menjadi “Perihal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal Pembayaran Gaji Juli 2024”. Atau “Rapat Penting” menjadi “Perihal: Undangan Rapat Evaluasi Proyek X - 15 Mei 2024”. Semakin spesifik, semakin baik.
C. Relevan (Relevant)¶
Pastikan ‘perihal’ yang kamu tulis benar-benar mencerminkan isi suratmu. Jangan sampai ‘perihal’-nya tentang undangan, tapi isinya malah pengumuman libur. Hal ini bisa menyesatkan penerima dan menimbulkan kebingungan atau bahkan kekesalan. Selalu cek kembali kesesuaian antara ‘perihal’ dan konten surat sebelum mengirimnya. ‘Perihal’ harus menjadi ringkasan yang jujur dan akurat dari apa yang ada di dalamnya.
D. Mengandung Kata Kunci Penting (Contains Key Keywords)¶
Di era digital ini, banyak orang menggunakan fungsi pencarian untuk menemukan email atau dokumen lama. Dengan menyertakan kata kunci penting dalam ‘perihal’, kamu mempermudah proses ini. Misalnya, jika suratmu berhubungan dengan “Proyek Alpha” atau “Faktur #2024-001”, pastikan kata-kata itu ada di ‘perihal’. Ini juga membantu penerima yang mungkin hanya memindai kotak masuk mereka, mencari istilah tertentu. Kata kunci yang relevan bisa jadi penyelamat waktu!
E. Menggunakan Kapitalisasi yang Tepat (Proper Capitalization)¶
Secara umum, ada dua gaya kapitalisasi yang lazim digunakan untuk ‘perihal’ dalam surat resmi:
1. Sentence case: Hanya huruf pertama dari kalimat (dan nama diri) yang dikapitalisasi. Contoh: “Perihal: Permohonan izin cuti tahunan.”
2. Title Case: Setiap kata utama dikapitalisasi (kecuali kata sandang, preposisi pendek, dan konjungsi). Contoh: “Perihal: Permohonan Izin Cuti Tahunan.”
Hindari menggunakan huruf kapital semua (ALL CAPS) karena dalam etiket komunikasi, ini seringkali diartikan sebagai berteriak atau memarahi. Pilih salah satu gaya dan konsistenlah.
Jenis-jenis Surat dan Contoh ‘Perihal’ yang Tepat¶
Setiap jenis surat punya karakteristiknya sendiri, dan begitu pula dengan ‘perihal’ yang cocok. Yuk, kita lihat beberapa contohnya:
A. Surat Lamaran Kerja¶
Ini adalah surat paling penting untuk memulai karirmu. ‘Perihal’ di sini harus segera menarik perhatian HRD.
* Contoh Baik: Perihal: Lamaran Posisi Marketing Specialist - [Nama Lengkap Anda]
* Contoh Lain: Perihal: Aplikasi untuk Posisi [Nama Posisi] dengan Referensi [Kode Referensi]
* Tips: Jika ada kode referensi lowongan, jangan lupa sertakan. Ini sangat membantu HRD dalam mengidentifikasi lamaranmu. Nama lengkapmu juga penting agar mereka tahu siapa pengirimnya.
B. Surat Undangan¶
‘Perihal’ untuk undangan harus segera memberi tahu penerima tentang acara atau pertemuan apa yang akan diadakan.
* Contoh Baik: Perihal: Undangan Rapat Evaluasi Proyek “Omega”
* Contoh Lain: Perihal: Undangan Hadir Acara Syukuran Pembukaan Cabang Baru
* Tips: Kadang, menyertakan tanggal atau waktu penting juga bisa membantu, misalnya “Undangan Rapat Koordinasi (20 Mei 2024)”.
C. Surat Pemberitahuan/Pengumuman¶
Tujuannya adalah menyampaikan informasi penting kepada banyak pihak. ‘Perihal’ harus ringkas dan langsung ke inti berita.
* Contoh Baik: Perihal: Pemberitahuan Perubahan Jam Operasional Selama Ramadan
* Contoh Lain: Perihal: Pengumuman Hasil Seleksi Administrasi Calon Pegawai
* Tips: Fokus pada inti informasi yang diberitahukan. Apa yang paling penting untuk diketahui penerima dari pengumuman ini?
D. Surat Penawaran/Permintaan¶
Untuk surat bisnis, ‘perihal’ harus jelas mengenai tujuan transaksionalnya.
* Contoh Baik (Penawaran): Perihal: Penawaran Jasa Desain Grafis Profesional untuk Website Perusahaan Anda
* Contoh Baik (Permintaan): Perihal: Permintaan Katalog Produk dan Harga Printer Seri Z
* Tips: Langsung ke tujuan transaksi. Apa yang kamu tawarkan atau apa yang kamu minta?
E. Surat Dinas/Resmi Lainnya¶
Ini mencakup berbagai macam surat, dari permohonan, laporan, hingga balasan. Kunci adalah spesifik.
* Contoh Baik: Perihal: Permohonan Izin Kunjungan Lapangan untuk Studi Kasus
* Contoh Lain: Perihal: Laporan Progres Proyek Pembangunan Gedung Baru (Periode Mei 2024)
* Tips: Sertakan nomor surat atau referensi terkait jika ada untuk mempermudah pelacakan.
F. Surat Protes/Pengaduan¶
Ketika ada masalah, ‘perihal’ harus langsung mengindikasikan bahwa ada keluhan, tetapi tetap menjaga nada profesional.
* Contoh Baik: Perihal: Pengaduan Kerusakan Barang Pesanan #ABC12345
* Contoh Lain: Perihal: Keluhan Terkait Kualitas Pelayanan Internet No. Pelanggan [XXX]
* Tips: Sebutkan inti masalah dan identifikasi unik (nomor pesanan, nomor pelanggan, dll.) jika ada, ini sangat membantu pihak yang akan menindaklanjuti.
Kesalahan Umum dalam Menulis ‘Perihal’ dan Cara Menghindarinya¶
Ada beberapa jebakan yang seringkali membuat ‘perihal’ menjadi kurang efektif. Yuk, kita kenali dan hindari!
A. Terlalu Umum/Vague¶
Ini kesalahan paling sering. ‘Perihal’ seperti “Surat”, “Penting”, “Mohon Perhatian”, atau “Halo” sama sekali tidak membantu penerima. Mereka tidak tahu apa-apa tentang isi suratmu.
* Contoh Buruk: Perihal: Surat
* Solusi: Selalu tambahkan detail spesifik. Ganti dengan “Perihal: Undangan Rapat Tim Pemasaran” atau “Perihal: Permohonan Cuti Tahunan An. Budi Santoso”.
B. Terlalu Panjang atau Bertele-tele¶
Meskipun harus spesifik, ‘perihal’ juga harus ringkas. Jika terlalu panjang, penerima mungkin tidak sempat membacanya semua, atau justru merasa malas. Ingat, ‘perihal’ itu ringkasan, bukan paragraf pertama.
* Contoh Buruk: Perihal: Mengenai surat yang telah Anda kirimkan kepada kami pada tanggal 10 April 2023 tentang masalah yang timbul dari pengiriman barang yang tidak sesuai dengan pesanan nomor 123456 yang menyebabkan kerugian bagi pihak kami.
* Solusi: Singkat padat jelas. Cukup “Perihal: Balasan Pengaduan Kerusakan Barang Pesanan #123456” atau “Perihal: Tindak Lanjut Masalah Pengiriman Barang”.
C. Tidak Relevan dengan Isi Surat¶
Ini adalah kesalahan fatal karena bisa menyesatkan penerima. Jika ‘perihal’ tidak cocok dengan isi, penerima akan bingung dan bisa jadi mengabaikan suratmu, atau lebih parah, menganggapmu tidak kompeten.
* Contoh Buruk: ‘Perihal’ tertulis “Undangan Rapat”, tapi isinya tentang pengumuman kenaikan gaji.
* Solusi: Selalu cek kesesuaian antara ‘perihal’ dan konten surat. Ini adalah langkah validasi terakhir sebelum kamu mengirim.
D. Menggunakan Huruf Kapital Semua (ALL CAPS)¶
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, penggunaan huruf kapital semua dianggap tidak sopan dalam komunikasi tertulis karena terkesan seperti berteriak. Ini juga bisa membuat teks jadi lebih sulit dibaca.
* Contoh Buruk: PERIHAL: UNDANGAN RAPAT SANGAT PENTING HARI INI!
* Solusi: Gunakan Sentence Case atau Title Case. Misalnya, “Perihal: Undangan Rapat Penting Hari Ini” atau “Perihal: Undangan Rapat Strategi Bisnis”.
E. Mengandung Emosi atau Nada Negatif¶
Meskipun suratmu berisi keluhan atau protes, ‘perihal’ harus tetap menjaga nada profesional dan objektif. Hindari kata-kata yang terlalu emosional atau menuduh.
* Contoh Buruk: Perihal: Kekecewaan Berat Terhadap Layanan Anda yang Sangat Buruk!
* Solusi: Tetap fokus pada fakta. Ganti dengan “Perihal: Pengaduan Kualitas Layanan Internet No. Pelanggan [XXX]” atau “Perihal: Klaim Kerugian Akibat Keterlambatan Pengiriman”.
Tips Pro untuk ‘Perihal’ yang Maksimal¶
Ingin ‘perihal’ suratmu selalu on point? Ini beberapa tips pro yang bisa kamu terapkan:
A. Selalu Posisikan Diri Sebagai Penerima¶
Sebelum menulis ‘perihal’, coba bayangkan kamu adalah orang yang akan menerima surat itu. Pertanyaan apa yang ingin segera terjawab begitu melihat ‘perihal’? Apa yang akan membuatmu langsung tertarik untuk membuka surat itu? Dengan berempati pada penerima, kamu bisa merumuskan ‘perihal’ yang paling relevan dan menarik bagi mereka. Pikirkan dari sudut pandang mereka!
B. Manfaatkan Angka atau Kode Referensi¶
Untuk surat yang merupakan bagian dari rangkaian komunikasi atau terkait dengan proyek/dokumen tertentu, menyertakan angka atau kode referensi sangat membantu. Ini membuat ‘perihal’ lebih spesifik dan mempermudah pelacakan.
* Contoh: “Perihal: Progress Laporan Proyek Alpha (Minggu ke-3)”
* Contoh: “Perihal: Balasan Permohonan Penawaran #PO/2024/007”
Ini juga berguna untuk identifikasi cepat, apalagi jika ada banyak surat terkait proyek yang sama.
C. Gunakan Tanda Baca dengan Bijak¶
Meskipun ‘perihal’ harus ringkas, penggunaan tanda baca yang tepat bisa membuatnya lebih mudah dibaca dan dipahami. Titik dua (:) atau tanda kurung () bisa digunakan untuk memisahkan informasi utama dari detail tambahan. Hindari penggunaan terlalu banyak tanda seru (!) atau tanda tanya (?) karena bisa terkesan agresif atau kurang profesional.
* Contoh: “Perihal: Undangan: Webinar Keamanan Siber - 15 Juni 2024”
* Contoh: “Perihal: Permohonan Izin (Kunjungan Pabrik PT. Maju Jaya)”
D. Cek Ulang Sebelum Mengirim¶
Ini adalah langkah paling penting. Setelah menulis seluruh surat, bacalah kembali ‘perihal’ dan bandingkan dengan isi suratmu.
* Apakah sudah jelas dan ringkas?
* Apakah sudah spesifik dan relevan?
* Apakah ada typo atau kesalahan tata bahasa?
* Apakah nada yang digunakan sudah sesuai?
Mengingat ‘perihal’ adalah bagian pertama yang dilihat, pastikan ia sempurna sebelum kamu menekan tombol kirim atau memasukkan surat ke amplop.
Studi Kasus: Transformasi ‘Perihal’ Buruk Menjadi Baik¶
Mari kita lihat beberapa contoh nyata bagaimana ‘perihal’ yang kurang efektif bisa diubah menjadi lebih baik.
Skenario 1: Surat Pengaduan¶
- ‘Perihal’ Buruk: Perihal: Keluhan
- Mengapa buruk: Terlalu umum, tidak memberikan informasi spesifik tentang apa yang dikeluhkan. Penerima harus membuka dan membaca keseluruhan surat untuk tahu detailnya.
- ‘Perihal’ Baik: Perihal: Pengaduan Kerusakan Barang Pesanan #123456
- Mengapa baik: Langsung ke inti masalah (kerusakan barang) dan menyertakan identifikasi unik (nomor pesanan). Penerima langsung tahu apa yang harus mereka cari atau siapa yang harus dihubungi.
Skenario 2: Surat Undangan Rapat¶
- ‘Perihal’ Buruk: Perihal: Rapat Penting
- Mengapa buruk: Tidak jelas rapat tentang apa, kapan, atau untuk siapa. Penerima tidak bisa menentukan urgensinya atau mempersiapkan diri.
- ‘Perihal’ Baik: Perihal: Undangan Rapat Strategi Pemasaran Q3 2024 - 20 Mei, Pukul 10.00 WIB
- Mengapa baik: Sangat spesifik. Menyebutkan topik rapat (strategi pemasaran), periode (Q3 2024), serta tanggal dan waktu. Penerima bisa langsung tahu relevansinya dan kapan harus hadir.
Skenario 3: Surat Lamaran Kerja¶
- ‘Perihal’ Buruk: Perihal: Melamar
- Mengapa buruk: Sangat umum dan tidak informatif. HRD tidak tahu melamar posisi apa, siapa yang melamar, atau apakah ada referensi. Kemungkinan besar akan terlewat.
- ‘Perihal’ Baik: Perihal: Lamaran Pekerjaan Sebagai Marketing Specialist - [Nama Lengkap Anda]
- Mengapa baik: Jelas menyebutkan jenis surat (lamaran kerja), posisi yang dilamar, dan identitas pelamar. Ini sangat membantu HRD dalam menyortir lamaran.
Media Pendukung: Tabel Perbandingan Efektivitas ‘Perihal’¶
| ‘Perihal’ Buruk (Vague) | ‘Perihal’ Baik (Specific) | Efektivitas |
|---|---|---|
| Surat | Perihal: Undangan Rapat Koordinasi Proyek “Harapan” | Dari tidak tahu apa-apa menjadi langsung paham tujuan surat. |
| Penting | Perihal: Pemberitahuan Perubahan Kebijakan Cuti Tahunan | Dari dianggap spam menjadi informasi krusial yang perlu segera dibaca. |
| Tanya | Perihal: Permintaan Informasi Status Pesanan #ORD-98765 | Dari pertanyaan tanpa konteks menjadi permintaan yang jelas dan mudah ditindaklanjuti. |
| Laporan | Perihal: Laporan Keuangan Bulanan Divisi Penjualan - Mei 2024 | Dari dokumen umum menjadi laporan spesifik dengan data yang jelas. |
| Masalah | Perihal: Pengaduan Kerusakan Unit Pendingin AC #321 | Dari keluhan anonim menjadi masalah teridentifikasi yang butuh penanganan cepat. |
Berikut adalah flow diagram yang menggambarkan proses berpikir saat menyusun “perihal” yang efektif:
mermaid
graph TD
A[Mulai Menulis Surat] --> B{Apa Tujuan Utama Surat Ini?};
B --> C{Siapa Penerimanya?};
C --> D{Informasi Kunci Apa yang Perlu Diketahui Penerima SEGERA?};
D --> E[Rumuskan "Perihal" yang Jelas, Ringkas, dan Spesifik];
E --> F{Apakah "Perihal" Mencerminkan Isi Surat dengan Akurat?};
F -- Ya --> G[Sempurna! Lanjutkan dengan Isi Surat];
F -- Tidak --> D;
‘Perihal’ pada surat mungkin terlihat seperti detail kecil, tapi dampaknya luar biasa besar. Dengan menerapkan prinsip-prinsip ini, kamu tidak hanya akan membuat suratmu lebih efektif, tapi juga menunjukkan profesionalisme dan perhatianmu terhadap detail. Ingat, ‘perihal’ adalah kesempatan pertamamu untuk membuat kesan yang baik dan memastikan pesanmu sampai dengan tepat. Jadi, jangan pernah abaikan bagian ini lagi, ya!
Bagaimana pengalamanmu dengan ‘perihal’ surat? Pernahkah kamu mengalami miskomunikasi gara-gara ‘perihal’ yang kurang jelas, atau justru berhasil menarik perhatian karena ‘perihal’ yang brilian? Yuk, bagikan cerita dan tips-mu di kolom komentar di bawah!
Posting Komentar