Panduan Lengkap Contoh Surat Potongan Gaji: Format, Alasan, dan Tips Membuatnya!

Updated: 19 Sep, 2025 • 0 • min read

Table of Contents

Surat potongan gaji, mungkin terdengar sedikit seram ya bagi sebagian karyawan. Tapi, sebenarnya ini adalah dokumen penting yang punya peran krusial dalam hubungan kerja antara karyawan dan perusahaan. Dokumen ini nggak cuma sekadar surat pemberitahuan, lho, tapi juga jadi bukti tertulis yang sah atas setiap pemotongan yang terjadi pada gaji bulananmu. Memahami apa itu surat potongan gaji, kapan ia dibutuhkan, dan apa saja isinya, itu penting banget buat kamu, baik sebagai karyawan maupun bagian dari manajemen perusahaan.

contoh surat potongan gaji
Image just for illustration

Secara sederhana, surat potongan gaji adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk memberitahukan atau mengkonfirmasi adanya pemotongan tertentu pada gaji karyawan. Pemotongan ini bisa bermacam-macam, mulai dari yang sifatnya wajib seperti pajak dan BPJS, sampai yang sifatnya spesifik karena kesepakatan atau insiden tertentu. Jadi, surat ini memastikan bahwa kedua belah pihak, yaitu perusahaan dan karyawan, punya pemahaman yang sama dan kesepakatan tertulis mengenai potongan tersebut, menjaga transparansi dan menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.

Jenis-Jenis Potongan Gaji yang Perlu Kamu Tahu¶

Potongan gaji itu ibarat spektrum, ada yang rutin dan wajib, ada juga yang insidental karena kejadian tertentu. Penting banget untuk membedakan jenis-jenis potongan ini supaya kamu nggak bingung. Pemahaman ini akan membantu kamu mengecek slip gaji dan memastikan bahwa semua potongan sudah sesuai aturan.

Potongan Wajib Berdasarkan Peraturan Pemerintah¶

Potongan jenis ini adalah yang paling umum dan sifatnya wajib bagi setiap pekerja yang memenuhi kriteria. Perusahaan punya kewajiban untuk memotong dan menyetorkan dana ini ke lembaga terkait. Kamu pasti familiar banget dengan jenis-jenis potongan ini karena biasanya ada di setiap slip gajimu.

Pajak Penghasilan (PPh Pasal 21): Ini adalah pajak yang dipungut dari penghasilan yang kamu terima, seperti gaji, upah, honorarium, tunjangan, dan pembayaran lain. Perhitungan PPh 21 ini diatur oleh Direktorat Jenderal Pajak dan biasanya disesuaikan dengan status perkawinan dan jumlah tanggunganmu. Perusahaan bertindak sebagai pemotong dan penyetor pajakmu ke negara.
Iuran BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan: Setiap pekerja wajib menjadi peserta BPJS. Untuk BPJS Ketenagakerjaan, biasanya ada iuran Jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Kematian (JKM), dan Jaminan Pensiun (JP) yang sebagian dibayarkan oleh karyawan dan sebagian oleh perusahaan. Sedangkan untuk BPJS Kesehatan, ada iuran yang juga sebagian ditanggung karyawan dan sebagian oleh perusahaan, dengan persentase tertentu dari upah.

Potongan Berdasarkan Kesepakatan atau Kebijakan Perusahaan¶

Selain yang wajib, ada juga potongan yang terjadi berdasarkan persetujuanmu atau kebijakan internal perusahaan. Potongan ini biasanya diatur dalam kontrak kerja, perjanjian pinjaman, atau peraturan perusahaan. Jadi, sebelum ada pemotongan, idealnya kamu sudah tahu dan menyetujuinya.

Cicilan Pinjaman Karyawan: Seringkali perusahaan menawarkan fasilitas pinjaman kepada karyawannya, entah untuk kebutuhan mendesak atau hal lain. Pembayaran cicilan pinjaman ini seringkali dilakukan dengan memotong langsung dari gaji bulanan. Nah, untuk potongan jenis ini, surat potongan gaji sangat relevan sebagai bukti persetujuan dan rincian cicilan.
Denda atau Kerugian yang Ditimbulkan: Jika seorang karyawan terbukti merusak aset perusahaan karena kelalaian atau pelanggaran aturan, perusahaan bisa saja memberlakukan denda atau meminta ganti rugi. Potongan ini biasanya juga dilakukan melalui gaji, dengan dasar surat pemberitahuan atau persetujuan.
Iuran Koperasi atau Serikat Pekerja: Jika kamu tergabung dalam koperasi karyawan atau serikat pekerja di kantormu, iuran bulanan bisa jadi dipotong langsung dari gajimu. Ini biasanya atas dasar persetujuanmu saat mendaftar atau kesepakatan bersama.
Potongan Absensi atau Keterlambatan: Beberapa perusahaan menerapkan kebijakan potongan gaji untuk karyawan yang sering telat atau tidak masuk kerja tanpa keterangan yang sah. Kebijakan ini harus jelas dan tertulis dalam peraturan perusahaan atau kontrak kerja.

Fakta Menarik: Tahukah kamu, berdasarkan Pasal 92 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, total potongan upah yang dilakukan perusahaan tidak boleh melebihi 50% dari jumlah upah yang diterima pekerja? Aturan ini dibuat untuk melindungi karyawan agar tetap memiliki sisa gaji yang cukup untuk kebutuhan hidupnya. Jadi, kalau potonganmu terasa terlalu besar, ada baiknya kamu periksa lagi aturan ini!

Komponen Penting dalam Sebuah Surat Potongan Gaji¶

Membuat surat potongan gaji itu nggak bisa sembarangan, lho. Ada beberapa elemen penting yang harus ada agar surat ini sah, jelas, dan bisa dipertanggungjawabkan. Bayangkan kalau suratnya nggak lengkap, bisa memicu kebingungan atau bahkan masalah hukum di kemudian hari. Mari kita bahas satu per satu.

Struktur Umum Surat Potongan Gaji¶

Secara garis besar, surat ini punya struktur formal yang mirip dengan surat resmi lainnya. Kerapian dan kelengkapan informasi adalah kunci.

Kop Surat Perusahaan: Bagian ini wajib ada di bagian paling atas surat. Isinya nama perusahaan, logo, alamat lengkap, nomor telepon, dan email. Ini menunjukkan bahwa surat ini resmi dikeluarkan oleh entitas perusahaan.
Nomor Surat & Tanggal: Setiap surat resmi punya nomor unik sebagai identitas arsip. Tanggal juga penting untuk menunjukkan kapan surat itu diterbitkan.
Perihal/Subjek: Berisi pokok bahasan surat, misalnya “Pemberitahuan Potongan Gaji” atau “Surat Persetujuan Potongan Gaji”. Ini memudahkan pembaca untuk langsung tahu isi suratnya.
Identitas Karyawan: Informasi detail karyawan yang bersangkutan, meliputi nama lengkap, Nomor Induk Karyawan (NIK), jabatan, dan divisi. Ini penting banget agar tidak salah orang.
Isi Surat: Nah, ini dia intinya! Bagian ini menjelaskan secara rinci alasan pemotongan, jenis potongan, jumlah potongan, dan periode berlakunya. Penjelasan harus singkat, padat, jelas, dan lugas.
Rincian Potongan: Biasanya dalam bentuk tabel atau poin-poin agar lebih mudah dibaca. Sertakan detail seperti:
- Jenis potongan (misal: cicilan pinjaman, denda, ganti rugi)
- Nominal potongan per bulan/periode
- Total pinjaman/kerugian (jika relevan)
- Sisa pinjaman/kerugian setelah potongan (jika relevan)
- Jumlah potongan yang disetujui
Pernyataan Persetujuan/Pemberitahuan: Kalimat yang menegaskan bahwa karyawan telah diberitahu dan/atau menyetujui pemotongan tersebut. Jika ini adalah surat persetujuan, maka kalimatnya harus mengindikasikan persetujuan aktif dari karyawan.
Tanda Tangan Pihak Terkait: Ini adalah bagian yang paling penting untuk legalitas. Harus ada tanda tangan dari pihak yang berwenang dari perusahaan (HRD/Manajer) dan tanda tangan karyawan yang bersangkutan sebagai bukti penerimaan dan persetujuan. Sertakan juga nama terang dan jabatan.
Tembusan (Jika Ada): Jika surat ini perlu diketahui oleh departemen lain, misalnya Finance atau Legal, bisa dicantumkan dalam tembusan.

komponen surat potongan gaji
Image just for illustration

Tips: Selalu pastikan ada ruang untuk tanda tangan karyawan yang bersangkutan dan berikan dia kesempatan untuk membaca serta memahami isi surat sebelum menandatanganinya. Ini bagian dari etika kerja dan transparansi, lho!

Contoh Surat Potongan Gaji untuk Berbagai Skenario¶

Oke, sekarang kita masuk ke bagian yang paling ditunggu-tunggu: contoh suratnya! Akan ada beberapa skenario berbeda yang sering terjadi di dunia kerja, jadi kamu bisa punya gambaran yang lebih jelas.

Contoh 1: Surat Potongan Gaji untuk Pelunasan Pinjaman Karyawan¶

Skenario ini umum banget terjadi. Karyawan mengajukan pinjaman ke perusahaan, dan disepakati bahwa cicilannya akan dipotong langsung dari gaji bulanan.

[Kop Surat Perusahaan]

Nomor: [Nomor Surat]/HRD/II/2024
Lampiran: -
Perihal: Pemberitahuan & Persetujuan Potongan Gaji (Cicilan Pinjaman Karyawan)

Kepada Yth.
Sdr./i [Nama Karyawan]
[Jabatan Karyawan]
Di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan permohonan pinjaman yang Saudara/i ajukan pada tanggal [Tanggal Pengajuan Pinjaman] sebesar Rp [Jumlah Pinjaman dalam Angka] ([Jumlah Pinjaman dalam Huruf]), maka dengan ini kami memberitahukan dan memohon persetujuan Saudara/i mengenai mekanisme pembayaran cicilan pinjaman tersebut. Sesuai dengan kesepakatan awal, pembayaran cicilan akan dilakukan melalui pemotongan gaji bulanan.

Adapun rincian pemotongan gaji untuk pelunasan pinjaman adalah sebagai berikut:

1.  Total Pinjaman: Rp 10.000.000,- (Sepuluh Juta Rupiah)
2.  Jumlah Cicilan Per Bulan: Rp 1.000.000,- (Satu Juta Rupiah)
3.  Periode Cicilan: 10 (Sepuluh) bulan, dimulai dari gaji bulan [Bulan Awal Potongan] [Tahun] sampai [Bulan Akhir Potongan] [Tahun].

Dengan ini, Saudara/i [Nama Karyawan] menyatakan setuju dan memahami bahwa gaji bulanan Saudara/i akan dipotong sebesar Rp 1.000.000,- (Satu Juta Rupiah) setiap bulannya, terhitung mulai gaji bulan [Bulan Awal Potongan] [Tahun] sampai pinjaman lunas. Mohon untuk menandatangani surat persetujuan ini sebagai bukti kesepakatan.

Demikian surat pemberitahuan dan persetujuan ini kami sampaikan agar menjadi perhatian. Atas perhatian dan kerja sama Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Manajer/HRD]
[Jabatan Manajer/HRD]

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Di sini, ada surat resmi yang ngasih tahu kamu tentang pemotongan gaji untuk melunasi pinjaman yang pernah kamu ajukan ke perusahaan. Isinya detail berapa yang dipotong dan berapa lama cicilannya. Penting banget untuk memastikan semua angka dan tanggalnya benar, ya!

```markdown
**[Kop Surat Perusahaan]**

**Nomor:** [Nomor Surat/HRD/Bulan/Tahun]
**Lampiran:** -
**Perihal:** Pemberitahuan & Persetujuan Potongan Gaji (Cicilan Pinjaman Karyawan)

Kepada Yth.
Sdr./i **[Nama Karyawan]**
[Jabatan Karyawan]
[Departemen Karyawan]
Di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan permohonan pinjaman yang Saudara/i ajukan pada tanggal **[Tanggal Pengajuan Pinjaman]** sebesar Rp **[Jumlah Pinjaman dalam Angka]** (**[Jumlah Pinjaman dalam Huruf]**), dan berdasarkan perjanjian pinjaman karyawan yang telah disepakati bersama, kami memberitahukan mengenai mekanisme pembayaran cicilan pinjaman tersebut. Sesuai dengan ketentuan yang berlaku, pembayaran cicilan akan dilakukan melalui pemotongan gaji bulanan Saudara/i.

Adapun rincian detail pemotongan gaji untuk pelunasan pinjaman adalah sebagai berikut:

*   **Total Pinjaman:** Rp 15.000.000,- (Lima Belas Juta Rupiah)
*   **Jumlah Cicilan Per Bulan:** Rp 1.500.000,- (Satu Juta Lima Ratus Ribu Rupiah)
*   **Jumlah Sisa Pinjaman:** Rp 15.000.000,- (Lima Belas Juta Rupiah) – *per tanggal surat ini*
*   **Periode Cicilan:** 10 (Sepuluh) bulan
*   **Mulai Potongan:** Gaji bulan **[Bulan Awal Potongan] [Tahun]**
*   **Berakhir Potongan:** Gaji bulan **[Bulan Akhir Potongan] [Tahun]** (atau sampai pinjaman lunas)

Dengan ini, Saudara/i **[Nama Karyawan]** menyatakan setuju dan memahami bahwa gaji bulanan Saudara/i akan dipotong sebesar Rp 1.500.000,- (Satu Juta Lima Ratus Ribu Rupiah) setiap bulannya, terhitung mulai gaji bulan **[Bulan Awal Potongan] [Tahun]** sampai pinjaman lunas. Mohon kesediaan Saudara/i untuk menandatangani surat persetujuan ini sebagai bukti kesepakatan yang telah dibuat.

Demikian surat pemberitahuan dan persetujuan ini kami sampaikan agar menjadi perhatian dan pemahaman bersama. Atas perhatian dan kerja sama Saudara/i yang baik, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

**[Kota, Tanggal Surat]**

**PT. [Nama Perusahaan]**

**(Tanda Tangan & Cap Perusahaan)**

**[Nama Lengkap Manajer HRD/Keuangan]**
[Jabatan]

---

**Persetujuan Karyawan:**

Saya yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama Lengkap: **[Nama Karyawan]**
NIK: **[NIK Karyawan]**

Menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh isi surat pemberitahuan dan persetujuan potongan gaji ini. Saya menyetujui pemotongan gaji bulanan sebesar Rp 1.500.000,- (Satu Juta Lima Ratus Ribu Rupiah) untuk pelunasan pinjaman karyawan yang telah saya terima.

**(Tanda Tangan Karyawan)**

**[Nama Lengkap Karyawan]**

Contoh 2: Surat Potongan Gaji karena Kerusakan Aset Perusahaan¶

Kadang, tanpa sengaja, ada aset perusahaan yang rusak karena kelalaian karyawan. Untuk menanggung biaya perbaikan atau penggantian, perusahaan mungkin memberlakukan potongan gaji. Penting banget ada komunikasi yang jelas dan bukti kesepakatan di sini.

**[Kop Surat Perusahaan]**

**Nomor:** [Nomor Surat/HRD/Bulan/Tahun]
**Lampiran:** 1 (Satu) Lembar Bukti Kerusakan & Estimasi Biaya
**Perihal:** Pemberitahuan Potongan Gaji (Ganti Rugi Kerusakan Aset Perusahaan)

Kepada Yth.
Sdr./i **[Nama Karyawan]**
[Jabatan Karyawan]
[Departemen Karyawan]
Di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan insiden kerusakan aset perusahaan berupa **[Nama Aset yang Rusak]** pada tanggal **[Tanggal Kejadian]** di **[Lokasi Kejadian]** yang disebabkan oleh kelalaian Saudara/i **[Nama Karyawan]**, dan setelah melalui proses investigasi internal, kami menyampaikan pemberitahuan mengenai kebijakan perusahaan terkait ganti rugi atas kerusakan tersebut. Berdasarkan peraturan perusahaan dan pertimbangan bersama, biaya perbaikan/penggantian akan ditanggung sebagian oleh Saudara/i melalui pemotongan gaji.

Adapun rincian pemotongan gaji untuk ganti rugi adalah sebagai berikut:

*   **Nama Aset yang Rusak:** Laptop Merk Dell Latitude E7470
*   **Estimasi Kerugian/Perbaikan:** Rp 7.500.000,- (Tujuh Juta Lima Ratus Ribu Rupiah)
*   **Porsi Tanggungan Karyawan:** 50% dari total kerugian, yaitu Rp 3.750.000,- (Tiga Juta Tujuh Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah)
*   **Jumlah Potongan Gaji Per Bulan:** Rp 750.000,- (Tujuh Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah)
*   **Periode Potongan:** 5 (Lima) bulan
*   **Mulai Potongan:** Gaji bulan **[Bulan Awal Potongan] [Tahun]**
*   **Berakhir Potongan:** Gaji bulan **[Bulan Akhir Potongan] [Tahun]**

Kami berharap Saudara/i dapat memahami keputusan ini. Mohon kesediaan Saudara/i untuk menandatangani surat pemberitahuan ini sebagai tanda bahwa Saudara/i telah menerima dan memahami informasi ini.

Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

**[Kota, Tanggal Surat]**

**PT. [Nama Perusahaan]**

**(Tanda Tangan & Cap Perusahaan)**

**[Nama Lengkap Manajer HRD/Keuangan]**
[Jabatan]

---

**Penerimaan & Pemahaman Karyawan:**

Saya yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama Lengkap: **[Nama Karyawan]**
NIK: **[NIK Karyawan]**

Menyatakan telah membaca, memahami, dan menerima informasi mengenai potongan gaji untuk ganti rugi kerusakan aset perusahaan seperti yang tertera dalam surat ini.

**(Tanda Tangan Karyawan)**

**[Nama Lengkap Karyawan]**

Contoh 3: Surat Pemberitahuan Potongan Gaji karena Absensi Tanpa Keterangan (Alpha)¶

Ketidakhadiran tanpa keterangan yang jelas alias alpha tentu bisa berdampak pada produktivitas dan seringkali ada konsekuensi berupa potongan gaji. Surat ini berfungsi untuk memberitahukan secara resmi potongan tersebut.

**[Kop Surat Perusahaan]**

**Nomor:** [Nomor Surat/HRD/Bulan/Tahun]
**Lampiran:** -
**Perihal:** Pemberitahuan Potongan Gaji (Absensi Tanpa Keterangan)

Kepada Yth.
Sdr./i **[Nama Karyawan]**
[Jabatan Karyawan]
[Departemen Karyawan]
Di Tempat

Dengan hormat,

Menindaklanjuti data kehadiran Saudara/i **[Nama Karyawan]** selama bulan **[Bulan Absensi] [Tahun]**, kami menemukan adanya ketidakhadiran tanpa keterangan resmi (alpha) pada tanggal **[Tanggal Absen 1]**, **[Tanggal Absen 2]**, dan **[Tanggal Absen 3]**. Sesuai dengan Peraturan Perusahaan Bab **[Nomor Bab]** Pasal **[Nomor Pasal]** mengenai Disiplin Kerja dan Sistem Pengupahan, ketidakhadiran tanpa keterangan akan dikenakan potongan gaji.

Sebagai konsekuensi atas absensi tanpa keterangan tersebut, maka dengan ini kami memberitahukan bahwa akan dilakukan pemotongan gaji Saudara/i untuk periode gaji bulan **[Bulan Gaji yang Dipotong] [Tahun]** dengan rincian sebagai berikut:

*   **Jumlah Hari Alpha:** 3 (Tiga) hari
*   **Potongan Per Hari Alpha:** Rp [Nominal Potongan Per Hari] (misalnya, disesuaikan dengan proporsi gaji harian)
*   **Total Potongan Gaji:** 3 hari x Rp [Nominal Potongan Per Hari] = Rp [Total Nominal Potongan] ([Total Nominal Potongan dalam Huruf])

Kami berharap Saudara/i dapat lebih disiplin dalam menjalankan tugas dan kewajiban. Apabila Saudara/i memiliki keberatan atau memerlukan klarifikasi, mohon untuk menghubungi Departemen HRD paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah diterimanya surat ini.

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan untuk menjadi perhatian. Atas kerja sama Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

**[Kota, Tanggal Surat]**

**PT. [Nama Perusahaan]**

**(Tanda Tangan & Cap Perusahaan)**

**[Nama Lengkap Manajer HRD]**
[Jabatan]

---

**Penerimaan & Pemahaman Karyawan:**

Saya yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama Lengkap: **[Nama Karyawan]**
NIK: **[NIK Karyawan]**

Menyatakan telah membaca, memahami, dan menerima informasi mengenai potongan gaji karena absensi tanpa keterangan seperti yang tertera dalam surat ini.

**(Tanda Tangan Karyawan)**

**[Nama Lengkap Karyawan]**

Contoh 4: Surat Potongan Gaji untuk Pembayaran Cicilan Koperasi/Pihak Ketiga¶

Ada kalanya perusahaan bekerja sama dengan lembaga keuangan atau koperasi untuk memfasilitasi karyawan. Jika karyawan mengajukan cicilan melalui pihak ketiga yang pemotongannya dilakukan oleh perusahaan, maka surat ini jadi penting.

**[Kop Surat Perusahaan]**

**Nomor:** [Nomor Surat/HRD/Bulan/Tahun]
**Lampiran:** 1 (Satu) Lembar Perjanjian Pinjaman Koperasi
**Perihal:** Pemberitahuan Potongan Gaji (Cicilan Koperasi [Nama Koperasi])

Kepada Yth.
Sdr./i **[Nama Karyawan]**
[Jabatan Karyawan]
[Departemen Karyawan]
Di Tempat

Dengan hormat,

Menindaklanjuti permohonan pinjaman Saudara/i kepada Koperasi **[Nama Koperasi]** pada tanggal **[Tanggal Pengajuan Pinjaman]** dan berdasarkan surat perjanjian kerja sama antara PT. [Nama Perusahaan] dengan Koperasi [Nama Koperasi] Nomor [Nomor Perjanjian Kerja Sama] serta persetujuan pemotongan gaji dari Saudara/i, maka dengan ini kami memberitahukan adanya pemotongan gaji untuk pembayaran cicilan pinjaman tersebut.

Adapun rincian pemotongan gaji untuk pelunasan pinjaman koperasi adalah sebagai berikut:

*   **Pemberi Pinjaman:** Koperasi [Nama Koperasi]
*   **Total Pinjaman:** Rp 20.000.000,- (Dua Puluh Juta Rupiah)
*   **Jumlah Cicilan Per Bulan:** Rp 2.000.000,- (Dua Juta Rupiah)
*   **Periode Cicilan:** 10 (Sepuluh) bulan
*   **Mulai Potongan:** Gaji bulan **[Bulan Awal Potongan] [Tahun]**
*   **Berakhir Potongan:** Gaji bulan **[Bulan Akhir Potongan] [Tahun]** (atau sampai pinjaman lunas)

Dengan ini, Saudara/i **[Nama Karyawan]** menyatakan setuju dan memahami bahwa gaji bulanan Saudara/i akan dipotong sebesar Rp 2.000.000,- (Dua Juta Rupiah) setiap bulannya, terhitung mulai gaji bulan **[Bulan Awal Potongan] [Tahun]** sampai pinjaman lunas, untuk disetorkan ke Koperasi **[Nama Koperasi]**. Mohon kesediaan Saudara/i untuk menandatangani surat persetujuan ini sebagai bukti kesepakatan.

Demikian surat pemberitahuan dan persetujuan ini kami sampaikan agar menjadi perhatian. Atas perhatian dan kerja sama Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

**[Kota, Tanggal Surat]**

**PT. [Nama Perusahaan]**

**(Tanda Tangan & Cap Perusahaan)**

**[Nama Lengkap Manajer HRD/Keuangan]**
[Jabatan]

---

**Persetujuan Karyawan:**

Saya yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama Lengkap: **[Nama Karyawan]**
NIK: **[NIK Karyawan]**

Menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh isi surat pemberitahuan dan persetujuan potongan gaji ini. Saya menyetujui pemotongan gaji bulanan sebesar Rp 2.000.000,- (Dua Juta Rupiah) untuk pembayaran cicilan pinjaman kepada Koperasi **[Nama Koperasi]** yang telah saya terima.

**(Tanda Tangan Karyawan)**

**[Nama Lengkap Karyawan]**

Tips Membuat Surat Potongan Gaji yang Jelas dan Adil¶

Sebagai HRD atau pemilik perusahaan, membuat surat potongan gaji harus dilakukan dengan hati-hati. Tujuannya bukan cuma untuk memotong, tapi juga menjaga hubungan baik dengan karyawan dan menghindari masalah di kemudian hari. Berikut beberapa tips yang bisa kamu terapkan:

Komunikasi Terbuka dan Jujur: Sebelum mengeluarkan surat resmi, selalu lakukan komunikasi lisan dengan karyawan yang bersangkutan. Jelaskan alasan pemotongan secara transparan, dampaknya, dan jika memungkinkan, berikan opsi. Komunikasi yang baik bisa mencegah kesalahpahaman dan mengurangi potensi konflik.
Dasar Hukum atau Kebijakan yang Kuat: Pastikan setiap pemotongan punya dasar yang jelas, entah itu peraturan perundang-undangan (misal: pajak, BPJS), Peraturan Perusahaan, Perjanjian Kerja, atau kesepakatan tertulis. Jangan pernah memotong gaji tanpa dasar yang jelas, ya.
Transparansi Detail Potongan: Rincikan semua detail potongan dengan sangat jelas. Mulai dari jenis potongan, jumlah nominal, alasan, sampai periode pemotongan. Ini akan membantu karyawan memahami apa yang terjadi pada gajinya. Gunakan tabel atau poin-poin agar mudah dibaca.
Persetujuan Tertulis dari Karyawan: Untuk potongan yang sifatnya bukan wajib (seperti pinjaman, denda, ganti rugi), selalu minta persetujuan tertulis dari karyawan. Ini adalah bukti sah bahwa karyawan setuju dengan pemotongan tersebut. Surat yang hanya memberitahukan saja kadang kurang kuat jika terjadi sengketa.
Simpan Arsip dengan Baik: Setiap surat potongan gaji, baik yang berupa pemberitahuan maupun persetujuan, harus diarsipkan dengan rapi. Ini penting sebagai bukti dan referensi di masa mendatang, misalnya saat ada audit atau pertanyaan dari karyawan.
Gunakan Bahasa yang Mudah Dimengerti: Hindari penggunaan bahasa yang terlalu rumit atau berbelit-belit. Tulis surat dengan bahasa yang jelas, lugas, dan mudah dipahami oleh semua pihak, termasuk karyawan yang mungkin tidak familiar dengan istilah-istilah hukum atau HR.
Pertimbangkan Kondisi Karyawan: Meskipun ada dasar untuk memotong gaji, terkadang ada situasi di mana perusahaan bisa menunjukkan empati. Misalnya, dengan memberikan opsi cicilan yang lebih ringan atau waktu pembayaran yang lebih fleksibel, terutama jika nominal potongan cukup besar dan bisa memberatkan karyawan.

Hak Karyawan Terkait Potongan Gaji¶

Karyawan punya hak lho, dalam urusan potongan gaji ini! Penting banget buat kamu tahu hak-hakmu agar tidak merasa dirugikan.

Hak untuk Mengetahui Alasan Potongan: Kamu berhak mendapatkan penjelasan yang clear dan transparan tentang kenapa gaji kamu dipotong. Perusahaan wajib memberitahukan ini, baik lisan maupun tertulis.
Hak untuk Mengajukan Keberatan: Jika kamu merasa ada ketidaksesuaian atau ketidakadilan dalam pemotongan gaji, kamu berhak mengajukan keberatan dan meminta klarifikasi atau negosiasi. Jangan takut untuk bertanya dan mencari tahu.
Batas Maksimal Potongan Gaji: Ingat, total potongan gaji (kecuali pajak dan iuran wajib) tidak boleh melebihi 50% dari upah yang kamu terima, sesuai dengan Pasal 92 UU Ketenagakerjaan. Ini adalah perlindungan fundamental bagi karyawan. Jadi, kalau potonganmu melebihi angka itu, kamu punya dasar untuk mempertanyakannya.
Hak Mendapatkan Bukti Potongan: Setiap potongan gaji harus tercatat di slip gaji atau disertai dengan surat resmi. Kamu berhak mendapatkan dokumen ini sebagai bukti.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari dalam Potongan Gaji¶

Baik dari sisi perusahaan maupun karyawan, ada beberapa hal yang sebaiknya dihindari agar proses potongan gaji berjalan lancar dan tidak menimbulkan masalah.

Memotong Tanpa Pemberitahuan atau Persetujuan: Ini adalah kesalahan fatal! Potongan gaji tanpa komunikasi yang jelas atau persetujuan karyawan, terutama untuk hal-hal non-wajib, bisa dianggap ilegal dan memicu sengketa.
Memotong Melebihi Batas yang Diizinkan: Seperti yang sudah dibahas, ada batasan maksimal 50% untuk potongan gaji. Melampaui batas ini berarti melanggar hak karyawan.
Tidak Ada Bukti Tertulis: Segala bentuk potongan harus didukung oleh dokumen tertulis, baik itu surat, slip gaji yang jelas, atau perjanjian. Tanpa bukti, akan sulit membuktikan legitimasi potongan jika terjadi masalah.
Dasar Potongan Tidak Jelas: Setiap pemotongan harus memiliki dasar yang kuat. Jangan sampai perusahaan membuat alasan yang mengada-ada atau tidak relevan hanya untuk memotong gaji karyawan. Ini menciptakan iklim kerja yang tidak sehat.

Proses Pengajuan atau Pemberitahuan Potongan Gaji¶

Agar lebih terstruktur, biasanya ada langkah-langkah yang diikuti dalam proses potongan gaji ini.

Tahap Komunikasi Awal: Jika ada potensi potongan non-wajib (misalnya, karena pinjaman atau kerusakan), HRD atau manajer terkait akan berkomunikasi langsung dengan karyawan. Ini untuk menjelaskan situasi, mendiskusikan opsi, dan mencapai kesepakatan awal.
Pembuatan Surat Potongan Gaji: Setelah kesepakatan awal tercapai, HRD atau tim administrasi akan membuat surat potongan gaji sesuai format dan detail yang telah disepakati atau ditentukan oleh kebijakan perusahaan.
Penandatanganan: Surat tersebut diserahkan kepada karyawan untuk dibaca, dipahami, dan ditandatangani sebagai tanda persetujuan atau penerimaan pemberitahuan. Perusahaan juga akan menandatanganinya.
Pelaksanaan Potongan: Setelah surat ditandatangani, data potongan akan diinput ke sistem penggajian dan potongan akan diterapkan pada gaji bulan yang telah ditentukan.
Dokumentasi: Semua dokumen terkait (surat, perjanjian pinjaman, bukti kerusakan) diarsipkan dengan rapi oleh HRD atau departemen terkait.

Tabel: Perbandingan Jenis Potongan Gaji¶

Untuk memudahkanmu memahami, ini dia perbandingan singkat berbagai jenis potongan gaji:

Jenis Potongan	Alasan Utama	Dasar Hukum/Kesepakatan	Perlu Surat Khusus?
Pajak PPh Pasal 21	Kewajiban negara	Peraturan Perpajakan (UU PPh)	Tidak (tertera di slip gaji)
BPJS Ketenagakerjaan	Kewajiban negara	UU BPJS, Peraturan Pemerintah	Tidak (tertera di slip gaji)
BPJS Kesehatan	Kewajiban negara	UU BPJS, Peraturan Pemerintah	Tidak (tertera di slip gaji)
Cicilan Pinjaman Perusahaan	Kesepakatan pinjaman karyawan	Perjanjian Pinjaman Karyawan	Ya (surat persetujuan potongan)
Ganti Rugi Kerusakan Aset	Kelalaian karyawan merusak aset	Peraturan Perusahaan, Kesepakatan Ganti Rugi	Ya (surat pemberitahuan/persetujuan potongan)
Denda Keterlambatan/Absensi	Pelanggaran disiplin	Peraturan Perusahaan, Perjanjian Kerja	Ya (surat pemberitahuan potongan)
Iuran Koperasi/Serikat	Keanggotaan dan persetujuan iuran	Peraturan Koperasi/Serikat, Surat Kuasa Potongan Gaji	Ya (surat persetujuan potongan)

Nah, itu dia panduan lengkap seputar contoh surat potongan gaji. Semoga artikel ini bisa memberikan pemahaman yang jelas buat kamu, baik sebagai karyawan maupun bagian dari perusahaan, tentang pentingnya transparansi dan kejelasan dalam setiap pemotongan gaji. Dengan pemahaman yang baik, kita bisa menciptakan lingkungan kerja yang lebih adil dan harmonis.

Pernahkah kamu mengalami pemotongan gaji? Atau mungkin kamu punya pengalaman lain seputar surat potongan gaji ini? Yuk, bagikan ceritamu di kolom komentar di bawah!