Beranda bahasa inggris download surat template

Panduan Lengkap: Contoh Surat Bahasa Inggris Block Style + Template Gratis!

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Surat menyurat, terutama dalam konteks profesional, masih jadi bagian penting dari komunikasi. Nah, kalau kamu sering berurusan dengan surat resmi dalam bahasa Inggris, pasti sudah nggak asing dengan istilah block style. Gaya penulisan surat ini adalah salah satu format paling umum dan diterima secara luas di dunia bisnis. Simpel, rapi, dan terlihat sangat profesional, membuat block style pilihan banyak orang untuk berbagai keperluan formal.

block style letter format
Image just for illustration

Apa Itu Block Style? Kenapa Penting Banget?

Block style adalah format penulisan surat di mana semua elemen surat, mulai dari alamat pengirim sampai tanda tangan, disejajarkan rata kiri (left-justified). Nggak ada indentasi sama sekali di awal paragraf, dan setiap bagian surat dipisahkan dengan satu baris kosong (double-space). Format ini memberikan tampilan yang sangat bersih, modern, dan mudah dibaca, sehingga ideal untuk surat-surat bisnis, lamaran kerja, atau komunikasi formal lainnya.

Mengapa block style ini penting? Karena memberikan kesan profesionalisme dan efisiensi. Di mata penerima, surat yang rapi menunjukkan bahwa kamu serius dan menghargai waktu mereka. Selain itu, kesederhanaan format ini juga mengurangi potensi kesalahan tata letak, memastikan pesanmu tersampaikan dengan jelas tanpa gangguan visual. Ini adalah standar emas di banyak lingkungan korporat dan akademik, jadi menguasainya adalah nilai plus banget buat kamu.

Struktur Surat Block Style: Bagian Per Bagian yang Wajib Kamu Tahu

Untuk menulis surat block style yang sempurna, kamu harus tahu bagian-bagian penyusunnya dan bagaimana cara menatanya. Setiap komponen punya peran penting dan harus diletakkan dengan benar. Yuk, kita bedah satu per satu!

Sender’s Address (Alamat Pengirim)

Ini adalah alamat kamu atau perusahaanmu. Biasanya diletakkan di bagian paling atas surat. Pastikan semua informasinya lengkap: nama jalan, nomor, kota, kode pos, dan negara. Kalau kamu pakai kop surat (letterhead) perusahaan, bagian ini mungkin nggak perlu ditulis lagi karena sudah tercetak di kop surat tersebut.

Date (Tanggal)

Setelah alamat pengirim, barulah tanggal penulisan surat. Format penulisan tanggal yang paling umum adalah “Month Day, Year” (misalnya, October 26, 2023). Bisa juga “Day Month Year” (misalnya, 26 October 2023), tapi “Month Day, Year” lebih umum di Amerika Serikat. Ini penting banget biar penerima tahu kapan surat itu dibuat.

Recipient’s Address (Alamat Penerima)

Bagian ini adalah alamat lengkap orang atau perusahaan yang akan kamu kirimi surat. Dimulai dengan nama penerima (beserta gelar jika ada), jabatan, nama perusahaan, alamat lengkap, kota, kode pos, dan negara. Pastikan informasinya akurat ya, biar suratmu nggak nyasar.

Salutation (Salam Pembuka)

Salam pembuka ini menunjukkan siapa penerima suratmu. Contoh umum adalah “Dear Mr. [Last Name],” atau “Dear Ms. [Last Name],”. Kalau kamu nggak tahu nama spesifik penerima, bisa pakai “Dear Hiring Manager,” atau “To Whom It May Concern,” meskipun ini kurang personal. Selalu diikuti dengan titik dua (colon) di Amerika Serikat atau koma (comma) di Inggris, tapi titik dua lebih umum dalam block style bisnis.

Body Paragraphs (Isi Surat)

Ini adalah inti dari suratmu, di mana kamu menyampaikan pesan utama. Setiap paragraf harus singkat, jelas, dan fokus pada satu ide utama. Ingat, nggak ada indentasi dan pisahkan setiap paragraf dengan satu baris kosong. Usahakan untuk langsung to the point dan hindari basa-basi yang berlebihan.

Closing (Salam Penutup)

Salam penutup yang paling umum adalah “Sincerely,” atau “Regards,”. Setelah salam penutup, berikan koma. Ini menunjukkan akhir dari pesanmu secara formal. Pilih salam penutup yang sesuai dengan tingkat formalitas suratmu, “Sincerely” adalah pilihan paling aman untuk hampir semua surat bisnis.

Signature (Tanda Tangan)

Di bawah salam penutup, sisakan empat baris kosong untuk tanda tangan tulisan tanganmu. Ini adalah elemen personal yang menegaskan keaslian surat. Kalau kamu mengirim surat fisik, pastikan tanda tanganmu terlihat jelas di area ini.

Typed Name (Nama Lengkap Tertulis)

Setelah area tanda tangan, tuliskan nama lengkapmu dengan jelas. Ini penting agar penerima bisa dengan mudah mengetahui siapa pengirim surat tersebut. Kalau ada gelar atau posisi, bisa ditambahkan di bawah nama lengkapmu.

Enclosure / CC (Pilihan)

Kalau kamu menyertakan dokumen lain bersama surat (misalnya, resume), tambahkan “Enclosure” atau “Enclosures:” diikuti dengan daftar dokumen tersebut di bagian bawah. Jika kamu mengirim salinan surat kepada pihak lain, gunakan “cc:” (carbon copy) diikuti dengan nama-nama mereka. Ini adalah elemen opsional, tergantung kebutuhan suratmu.

components of a block style letter
Image just for illustration

Panduan Langkah Demi Langkah Mengatur Format Block Style

Memformat surat block style sebenarnya nggak susah, kok, asalkan kamu tahu aturannya. Kuncinya ada pada konsistensi dan rata kiri. Berikut adalah langkah-langkah detail yang bisa kamu ikuti:

  1. Pilih Font Profesional: Gunakan font yang mudah dibaca seperti Times New Roman, Arial, atau Calibri. Ukuran font standar biasanya 10 atau 12 poin. Hindari font yang terlalu dekoratif atau susah dibaca ya, ini surat formal, bukan undangan pesta.
  2. Margin: Atur margin di semua sisi (atas, bawah, kiri, kanan) sekitar 1 inci (2.54 cm). Ini adalah standar untuk kebanyakan dokumen profesional dan memastikan suratmu terlihat rapi serta nggak terlalu padat. Beberapa memilih margin 1.25 inci di kiri untuk aesthetic tertentu.
  3. Rata Kiri: Pastikan semua baris teks, dari alamat pengirim hingga tanda tangan, disejajarkan rata kiri. Nggak ada indentasi di awal paragraf atau di bagian lain. Ini adalah ciri khas utama dari block style.
  4. Spasi:
    • Single-space untuk baris dalam satu paragraf dan dalam satu blok alamat (pengirim atau penerima).
    • Double-space (satu baris kosong) antara setiap elemen utama surat: antara alamat pengirim dan tanggal, antara tanggal dan alamat penerima, antara alamat penerima dan salam pembuka, antara salam pembuka dan paragraf pertama, antara setiap paragraf, antara paragraf terakhir dan salam penutup, serta antara salam penutup dan nama tertulis.
  5. Kualitas Kertas (untuk Surat Cetak): Jika kamu mencetak surat, gunakan kertas berkualitas baik (misalnya, kertas putih polos ukuran A4 atau Letter dengan berat minimal 80 gsm). Kualitas kertas juga mencerminkan profesionalisme, lho.
  6. Review dan Koreksi: Setelah semua ditulis dan diformat, luangkan waktu untuk membaca ulang suratmu. Pastikan nggak ada typo, kesalahan tata bahasa, atau formatting yang salah. Ini adalah langkah krusial sebelum kamu mengirimkan surat tersebut.

Mengapa Block Style Jadi Pilihan Favorit? Keunggulannya!

Ada beberapa alasan kuat mengapa block style menjadi format yang sangat populer, terutama dalam komunikasi bisnis.

  • Profesionalisme Tinggi: Tampilan yang bersih dan terstruktur secara rapi memberikan kesan bahwa kamu serius dan kompeten. Ini sangat penting saat melamar pekerjaan atau berkomunikasi dengan klien penting. Surat yang rapi menunjukkan perhatianmu terhadap detail.
  • Mudah Dibaca: Dengan jarak antar paragraf yang jelas dan tanpa indentasi, mata pembaca bisa melacak teks dengan mudah. Ini mengurangi beban kognitif dan memungkinkan pesanmu tersampaikan dengan cepat. Nggak ada yang suka membaca surat yang layout-nya berantakan, kan?
  • Sederhana dan Efisien: Formatnya yang konsisten dan mudah diaplikasikan membuat proses penulisan lebih cepat. Kamu nggak perlu pusing memikirkan indentasi atau tabbing yang rumit. Cukup ketik, atur spasi, dan semua rata kiri.
  • Standar Universal: Block style adalah salah satu format surat bisnis yang paling dikenali dan diterima di seluruh dunia. Jadi, kamu nggak perlu khawatir suratmu terlihat aneh atau nggak profesional di mata penerima dari budaya berbeda.

Kapan Sih Waktu yang Tepat Pakai Block Style?

Block style sangat serbaguna, tapi ada beberapa skenario di mana format ini benar-benar bersinar dan direkomendasikan.

  • Lamaran Kerja (Cover Letter): Ini adalah salah satu penggunaan paling umum. Surat lamaran harus terlihat sangat profesional dan mudah dibaca oleh manajer perekrutan. Block style membantu menonjolkan kualifikasimu.
  • Surat Bisnis Umum: Setiap surat yang berhubungan dengan transaksi bisnis, pertanyaan, atau pemberitahuan antar perusahaan, block style adalah pilihan terbaik. Ini termasuk surat penawaran, surat konfirmasi, atau surat pengumuman.
  • Surat Keluhan atau Permintaan Resmi: Jika kamu perlu mengajukan keluhan resmi atau permintaan kepada suatu lembaga, menggunakan block style akan membuat suratmu terlihat lebih serius dan formal, sehingga lebih mungkin ditanggapi dengan serius.
  • Surat Rekomendasi: Saat menulis surat rekomendasi untuk seseorang, format block style membantu menyajikan informasi dengan jelas dan ringkas. Ini memberikan kredibilitas pada rekomendasi yang kamu berikan.

Contoh Surat Bahasa Inggris Block Style: Surat Lamaran Kerja (Cover Letter)

Untuk lebih jelasnya, mari kita lihat contoh surat lamaran kerja dengan format block style. Perhatikan bagaimana setiap elemen diatur.

[Nama Lengkap Pengirim]
[Alamat Jalan Pengirim]
[Kota, Kode Pos Pengirim]
[Nomor Telepon Pengirim]
[Email Pengirim]

October 26, 2023

[Nama Manajer Perekrutan, jika diketahui]
[Jabatan Manajer Perekrutan]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Jalan Perusahaan]
[Kota, Kode Pos Perusahaan]

Dear [Mr./Ms. Last Name, atau Hiring Manager]:

I am writing to express my enthusiastic interest in the [Job Title] position at [Company Name], as advertised on [Platform where you saw the advertisement, e.g., LinkedIn]. With a strong background in [Your Key Skill 1] and [Your Key Skill 2], coupled with [Number] years of experience in [Relevant Industry], I am confident in my ability to contribute significantly to your team's success. My experience includes [mention a specific achievement or responsibility relevant to the job].

In my previous role at [Previous Company], I was responsible for [briefly describe a key responsibility and its impact]. I successfully [mention a specific quantifiable achievement, e.g., "reduced operational costs by 15%"] and consistently exceeded performance targets. I am particularly drawn to [Company Name]'s commitment to [mention a specific company value or project that resonates with you], and I believe my skills align perfectly with your organizational goals.

I am highly proficient in [list 2-3 relevant software or tools] and possess excellent communication and problem-solving abilities. I am eager to bring my dedication and proven track record of [another relevant skill or quality] to your dynamic environment. I have attached my resume for your detailed review, which provides further information about my qualifications and accomplishments.

Thank you for your time and consideration. I am available for an interview at your earliest convenience and look forward to discussing how my skills and experience can benefit [Company Name].

Sincerely,

[Signature (if printed)]

[Nama Lengkap Pengirim Tertulis]

Lihat bagaimana setiap bagian dipisahkan oleh satu baris kosong, dan semua teks disejajarkan rata kiri? Ini adalah esensi dari block style. Setiap paragraf pada isi surat pun nggak memiliki indentasi, menjadikannya mudah dibaca.

Tips Tambahan untuk Menulis Surat Block Style yang Efektif

Nggak cuma soal format, isi surat juga penting banget. Berikut beberapa tips agar surat block style kamu makin powerful:

  • Jelas dan Ringkas: Hindari kalimat yang bertele-tele. Langsung sampaikan maksudmu di awal surat. Setiap kata harus punya tujuan. Penerima surat formal biasanya sibuk dan menghargai efisiensi.
  • Nada Profesional: Gunakan bahasa yang sopan dan formal. Hindari slang, akronim yang tidak standar, atau bahasa yang terlalu kasual. Bayangkan kamu sedang berbicara dengan seorang atasan atau klien penting.
  • Kustomisasi (Personalize): Meskipun formatnya standar, isinya harus disesuaikan dengan penerima dan tujuan surat. Jangan gunakan template yang sama persis untuk semua orang. Sebutkan nama perusahaan atau proyek spesifik untuk menunjukkan bahwa kamu melakukan riset.
  • Proofread Berulang Kali: Ini adalah langkah yang paling sering diabaikan tapi paling krusial. Satu kesalahan tata bahasa atau ejaan bisa merusak kesan profesionalmu. Minta teman untuk membacanya juga, terkadang mata kita sendiri bisa melewatkan kesalahan.
  • Cetak atau Kirim sebagai PDF: Jika kamu mengirim surat secara elektronik, simpan sebagai PDF. Ini memastikan formatnya nggak akan berubah di perangkat penerima. Jangan kirim dalam format .doc jika tidak diminta, karena bisa berubah layout.
  • Gunakan Judul Subjek yang Jelas (Email): Jika suratmu dikirim melalui email, pastikan baris subjeknya singkat, jelas, dan informatif (misalnya, “Application for Marketing Manager Position - [Your Name]”). Ini membantu penerima memprioritaskan dan mengidentifikasi emailmu.

professional letter layout
Image just for illustration

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Meski terlihat sederhana, ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan saat menulis surat block style. Yuk, kita hindari bareng-bareng!

  • Tidak Rata Kiri: Ini adalah dosa terbesar dalam block style. Pastikan semua teks rata kiri, tanpa pengecualian. Kesalahan ini langsung membuat suratmu terlihat nggak standar dan kurang profesional.
  • Indentasi Paragraf: Lagi-lagi, ini ciri khas format lain. Di block style, nggak ada indentasi di awal paragraf. Cukup pisahkan dengan satu baris kosong.
  • Spasi yang Salah: Terlalu banyak atau terlalu sedikit spasi antar elemen bisa merusak keterbacaan. Ingat aturan single-space dalam blok teks dan double-space antar elemen.
  • Info Kontak Tidak Lengkap/Salah: Pastikan semua alamat, nomor telepon, dan email sudah benar dan up-to-date. Nggak lucu kan kalau suratmu bagus tapi penerima nggak bisa menghubungimu balik?
  • Menggunakan Bahasa yang Terlalu Santai: Meskipun gaya penulisan ini kasual, bukan berarti kamu bisa pakai slang atau bahasa gaul. Pertahankan nada profesional karena surat ini tujuannya formal.
  • Lupa Bukti Koreksi: Mengirim surat dengan typo atau kesalahan tata bahasa adalah blunder fatal. Itu menunjukkan kurangnya perhatian terhadap detail. Selalu luangkan waktu untuk proofread.

Fakta Menarik Seputar Surat Bisnis dan Block Style

Surat bisnis punya sejarah yang panjang, lho! Dulu, format surat bisnis sangat bervariasi tergantung pada era dan tujuan. Perkembangan teknologi, khususnya mesin tik dan kemudian komputer, sangat memengaruhi standarisasi format surat.

Pada awal abad ke-20, surat bisnis cenderung lebih formal dan kompleks, dengan banyak frasa klise yang sekarang sudah jarang digunakan. Namun, seiring waktu, ada dorongan untuk membuat komunikasi bisnis lebih efisien dan langsung. Nah, di sinilah block style mulai populer, terutama di Amerika Serikat, karena kesederhanaan dan kemudahannya untuk diadaptasi dengan teknologi mesin tik.

Menariknya, meskipun era digital makin maju, standar format seperti block style ini tetap relevan. Mengapa? Karena fondasinya adalah kejelasan, kerapian, dan profesionalisme. Prinsip-prinsip ini nggak lekang oleh waktu, bahkan ketika kita beralih dari kertas ke email. Bahkan banyak email professional yang mengikuti prinsip-prinsip block style dalam penataan isinya.

```mermaid
graph TD
A[Pengirim] → B(Tanggal)
B → C(Penerima)
C → D(Salam Pembuka)
D → E{Paragraf 1}
E → F{Paragraf 2}
F → G{Paragraf Terakhir}
G → H(Salam Penutup)
H → I(Tanda Tangan)
I → J(Nama Tertulis)
J → K(Lampiran/CC - Opsional)

style A fill:#f9f,stroke:#333,stroke-width:2px
style B fill:#bbf,stroke:#333,stroke-width:2px
style C fill:#f9f,stroke:#333,stroke-width:2px
style D fill:#bbf,stroke:#333,stroke-width:2px
style E fill:#fff,stroke:#333,stroke-width:2px
style F fill:#fff,stroke:#333,stroke-width:2px
style G fill:#fff,stroke:#333,stroke-width:2px
style H fill:#bbf,stroke:#333,stroke-width:2px
style I fill:#f9f,stroke:#333,stroke-width:2px
style J fill:#bbf,stroke:#333,stroke-width:2px
style K fill:#fff,stroke:#333,stroke-width:2px

```
Diagram di atas menunjukkan alur komponen dalam surat block style. Setiap kotak mewakili elemen penting yang harus ada dalam urutan yang benar.

Akhir Kata: Jadi Pro dalam Menulis Surat Block Style!

Menguasai cara menulis surat bahasa Inggris dengan block style adalah keterampilan yang sangat berharga. Ini bukan hanya tentang mengikuti aturan format, tapi juga tentang bagaimana kamu merepresentasikan dirimu atau perusahaanmu secara profesional. Dengan tampilan yang bersih, rapi, dan mudah dibaca, suratmu akan lebih mungkin diperhatikan dan mendapatkan respons yang kamu inginkan. Ingatlah untuk selalu konsisten dalam format, perhatikan detail, dan jangan pernah lupakan proofreading.

Nah, setelah membaca panduan lengkap ini, apa pendapatmu tentang block style? Apakah kamu punya pengalaman menulis surat dengan format ini? Bagikan tips atau pertanyaanmu di kolom komentar di bawah, yuk!

Posting Komentar