Beranda bahasa malaysia kerja surat template

Contoh Surat Berhenti Kerja Bahasa Malaysia: Panduan Lengkap + Template Gratis!

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Mengakhiri suatu bab dalam perjalanan karier adalah keputusan besar yang seringkali memicu banyak pertimbangan. Salah satu langkah paling krusial dalam proses ini adalah menyerahkan surat berhenti kerja atau yang sering disebut resignation letter. Meskipun tampak sepele, surat ini adalah dokumen formal yang sangat penting dan mencerminkan profesionalisme Anda. Di Malaysia, ada beberapa aspek khusus yang perlu diperhatikan, terutama berkaitan dengan perundangan dan etika kerja tempatan.

Professional resignation letter
Image just for illustration

Surat berhenti kerja bukan sekadar formalitas semata, lho. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti resmi pemberitahuan pengakhiran kontrak kerja dari pihak Anda kepada majikan. Dengan adanya surat ini, proses transisi di perusahaan bisa berjalan lebih mulus, dan Anda bisa meninggalkan kesan yang baik. Ingat, menjaga hubungan baik sangat penting, karena dunia ini kecil dan Anda tidak tahu kapan akan bertemu kembali dengan mantan rekan kerja atau atasan Anda.

Kenapa Surat Berhenti Kerja Itu Penting Banget?

Ada beberapa alasan kuat mengapa Anda tidak boleh meremehkan pembuatan surat berhenti kerja yang baik:

  • Profesionalisme: Menunjukkan bahwa Anda menghargai hubungan kerja dan ingin menyelesaikan kewajiban dengan etika yang baik. Ini akan menjadi legacy terakhir Anda di perusahaan tersebut.
  • Dokumentasi Resmi: Surat ini menjadi catatan tertulis resmi bahwa Anda telah memberitahukan niat untuk berhenti bekerja. Ini penting untuk referensi di kemudian hari, baik bagi Anda maupun perusahaan.
  • Klarifikasi Notis Berhenti Kerja: Di Malaysia, notice period atau tempoh notis adalah hal yang wajib dipatuhi sesuai Akta Kerja 1955 atau kontrak kerja Anda. Surat ini menegaskan kapan Anda akan resmi berhenti bekerja.
  • Memfasilitasi Transisi: Dengan informasi yang jelas, manajemen bisa segera mengambil tindakan untuk mencari pengganti dan memastikan serah terima tugas berjalan lancar tanpa mengganggu operasional.
  • Menjaga Reputasi: Meninggalkan pekerjaan dengan cara yang benar akan menjaga reputasi profesional Anda. Ini bisa sangat berguna saat Anda membutuhkan referensi di masa depan.

Elemen Kunci Surat Berhenti Kerja di Malaysia

Ada beberapa komponen standar yang harus ada dalam surat berhenti kerja. Namun, di Malaysia, kita juga perlu mempertimbangkan konteks lokal, terutama soal tempoh notis dan nada bahasa. Berikut adalah elemen-elemen penting:

  • Informasi Diri Anda: Nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan alamat email Anda.
  • Tanggal Penulisan Surat: Pastikan tanggal ini akurat, karena menjadi patokan awal penghitungan notice period.
  • Informasi Penerima: Nama manajer atau departemen HRD, jabatan mereka, nama perusahaan, dan alamat perusahaan.
  • Subjek Surat: Harus jelas, misalnya “Perletakan Jawatan - [Nama Anda]”.
  • Isi Surat:
    • Pernyataan jelas mengenai niat Anda untuk berhenti dari posisi saat ini.
    • Tanggal efektif pengunduran diri Anda (tanggal terakhir Anda bekerja).
    • Pernyataan bahwa Anda akan mematuhi notice period yang berlaku.
    • Ekspresi terima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang diberikan.
    • Penawaran untuk membantu proses transisi dan serah terima tugas.
  • Penutup dan Tanda Tangan: Penutup yang sopan seperti “Hormat saya” atau “Yang Benar”, diikuti dengan tanda tangan dan nama lengkap Anda.

Ingat, kunci utama adalah kejelasan, profesionalisme, dan kepatuhan pada aturan yang berlaku.

Memahami Akta Kerja 1955 dan Tempoh Notis

Salah satu aspek terpenting yang wajib Anda pahami saat ingin berhenti kerja di Malaysia adalah Akta Kerja 1955 (Employment Act 1955). Akta ini mengatur berbagai hal terkait hubungan kerja, termasuk soal pengakhiran kontrak. Bagian yang relevan adalah Seksyen 12: Penamatan Kontrak Perkhidmatan Dengan Notis.

Secara umum, Akta ini menetapkan minimum notice period berdasarkan lama Anda bekerja:

  • Kurang dari 2 tahun: Notis minimum 4 minggu.
  • 2 tahun tetapi kurang dari 5 tahun: Notis minimum 6 minggu.
  • 5 tahun atau lebih: Notis minimum 8 minggu.

Penting: Perjanjian kontrak kerja Anda bisa saja memiliki notice period yang lebih panjang dari yang ditetapkan Akta Kerja 1955, namun tidak boleh lebih singkat. Selalu periksa kontrak kerja Anda untuk memastikan berapa lama notice period yang harus Anda patuhi. Jika Anda tidak mematuhi notice period ini, majikan berhak menuntut Anda untuk membayar gaji ganti rugi (payment in lieu of notice) sejumlah gaji yang seharusnya Anda dapatkan selama tempoh notis yang tidak dipatuhi. Begitu juga sebaliknya, jika perusahaan yang ingin mengakhiri kontrak Anda.

Malaysia Employment Law
Image just for illustration

Contoh Surat Berhenti Kerja Bahasa Malaysia untuk Berbagai Skenario

Berikut adalah beberapa contoh surat berhenti kerja yang bisa Anda jadikan panduan, disesuaikan dengan berbagai situasi umum. Pastikan Anda menyesuaikan detail seperti nama, jabatan, tanggal, dan nama perusahaan ya!

Contoh 1: Perletakan Jawatan Standar dengan Notis Penuh

Ini adalah format paling umum dan disarankan jika Anda ingin meninggalkan kesan yang baik.

[Nama Penuh Anda]
[Alamat Anda]
[Nombor Telefon Anda]
[Alamat Emel Anda]

[Tarikh]

[Nama Pengurus Anda]
[Jawatan Pengurus Anda]
[Nama Syarikat Anda]
[Alamat Syarikat Anda]

Tuan/Puan [Nama Pengurus],

**PERKARA: PERLETAKAN JAWATAN - [NAMA PENUH ANDA]**

Dengan hormatnya saya menulis surat ini untuk memaklumkan niat saya untuk meletakkan jawatan sebagai [Jawatan Anda] di [Nama Syarikat Anda], berkuat kuasa pada [Tarikh Terakhir Bekerja Anda, contoh: 31 Mac 2024].

Pengunduran diri ini adalah selaras dengan tempoh notis [jumlah minggu/bulan] seperti yang termaktub dalam kontrak perkhidmatan saya. Saya akan memastikan semua tugasan dan tanggungjawab yang diamanahkan kepada saya akan diselesaikan dengan baik sebelum tarikh terakhir saya bekerja. Saya juga bersedia untuk membantu dalam proses peralihan dan serah terima tugas kepada pengganti saya atau mana-mana pihak yang bertanggungjawab bagi memastikan kelancaran operasi.

Saya ingin merakamkan ucapan terima kasih atas segala peluang dan pengalaman berharga yang telah diberikan sepanjang tempoh saya berkhidmat di [Nama Syarikat Anda] sejak [Tarikh Mula Bekerja Anda]. Saya amat menghargai bimbingan dan sokongan yang telah saya terima.

Saya mendoakan agar [Nama Syarikat Anda] terus maju jaya dan mencapai kejayaan yang lebih cemerlang pada masa hadapan.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

(Tandatangan Anda)

[Nama Penuh Anda]
[No. Kad Pengenalan Anda (Pilihan, tetapi kadang diminta HR)]

Penjelasan:
Surat ini lugas, profesional, dan secara eksplisit menyatakan kepatuhan terhadap notice period. Ada juga ucapan terima kasih yang menunjukkan etika kerja yang baik.

Contoh 2: Perletakan Jawatan dengan Penjelasan Ringkas Mengenai Peluang Baru

Jika Anda ingin memberikan sedikit konteks tanpa terlalu banyak detail.

[Nama Penuh Anda]
[Alamat Anda]
[Nombor Telefon Anda]
[Alamat Emel Anda]

[Tarikh]

[Nama Pengurus Anda]
[Jawatan Pengurus Anda]
[Nama Syarikat Anda]
[Alamat Syarikat Anda]

Tuan/Puan [Nama Pengurus],

**PERKARA: NOTIS PERLETAKAN JAWATAN - [NAMA PENUH ANDA]**

Dengan segala hormatnya, surat ini adalah untuk memaklumkan hasrat saya untuk meletakkan jawatan sebagai [Jawatan Anda] di [Nama Syarikat Anda]. Tarikh terakhir saya berkhidmat secara rasmi adalah pada [Tarikh Terakhir Bekerja Anda, contoh: 15 April 2024], setelah menamatkan tempoh notis selama [jumlah minggu/bulan].

Keputusan ini diambil setelah mempertimbangkan peluang kerjaya baru yang selaras dengan matlamat jangka panjang saya. Saya ingin mengucapkan ribuan terima kasih atas kepercayaan dan peluang yang telah diberikan kepada saya untuk berkembang bersama syarikat ini sepanjang [jumlah tahun/bulan] saya berkhidmat. Saya amat menghargai pengalaman dan pelajaran yang telah saya peroleh di sini.

Saya komited untuk memastikan semua tugas sedia ada diselesaikan dengan teratur dan sedia membantu dalam proses serah terima tugas kepada pengganti saya agar peralihan dapat berjalan lancar.

Saya mengucapkan selamat maju jaya kepada [Nama Syarikat Anda] untuk masa hadapan.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

(Tandatangan Anda)

[Nama Penuh Anda]

Penjelasan:
Contoh ini menambahkan sedikit flavor dengan menyebutkan “peluang kerjaya baru” yang seringkali menjadi alasan utama seseorang berpindah kerja. Tetap profesional dan positif.

Contoh 3: Perletakan Jawatan Berkuat Kuasa Serta-Merta (Dengan Pembayaran Ganti Rugi Notis)

Ini adalah situasi yang harus dipertimbangkan dengan sangat hati-hati karena memiliki implikasi hukum dan finansial. Biasanya dilakukan jika ada alasan mendesak dan Anda bersedia membayar ganti rugi notis.

[Nama Penuh Anda]
[Alamat Anda]
[Nombor Telefon Anda]
[Alamat Emel Anda]

[Tarikh]

[Nama Pengurus Anda]
[Jawatan Pengurus Anda]
[Nama Syarikat Anda]
[Alamat Syarikat Anda]

Tuan/Puan [Nama Pengurus],

**PERKARA: PERLETAKAN JAWATAN BERKUAT KUASA SERTA-MERTA - [NAMA PENUH ANDA]**

Dengan hormatnya saya menulis surat ini untuk memaklumkan hasrat saya untuk meletakkan jawatan sebagai [Jawatan Anda] di [Nama Syarikat Anda] dengan berkuat kuasa serta-merta pada hari ini, [Tarikh Penulisan Surat].

Keputusan ini diambil atas alasan peribadi yang mendesak dan tidak dapat dielakkan. Saya faham dan akur bahawa tindakan ini tidak mematuhi tempoh notis yang telah dipersetujui dalam kontrak perkhidmatan saya. Oleh yang demikian, saya bersedia dan ingin menjelaskan bayaran ganti rugi notis (payment in lieu of notice) yang setara dengan gaji saya untuk tempoh notis selama [jumlah minggu/bulan] seperti yang termaktub dalam Akta Kerja 1955/kontrak perkhidmatan saya. Saya memohon pihak syarikat untuk memaklumkan jumlah yang perlu dibayar dan kaedah pembayarannya.

Saya ingin mengucapkan terima kasih atas segala peluang dan pengalaman berharga sepanjang tempoh perkhidmatan saya di [Nama Syarikat Anda]. Saya memohon maaf atas sebarang kesulitan yang mungkin timbul disebabkan oleh pengunduran diri saya yang mendadak ini.

Saya berharap proses ini dapat diselesaikan dengan baik dan lancar.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

(Tandatangan Anda)

[Nama Penuh Anda]

Penjelasan:
Sangat penting untuk secara eksplisit menyatakan kesediaan untuk membayar ganti rugi notis jika Anda mengundurkan diri secara mendadak. Ini menunjukkan bahwa Anda bertanggung jawab dan memahami konsekuensinya. Namun, ini adalah skenario yang tidak disarankan kecuali dalam keadaan darurat yang ekstrim.

Contoh 4: Perletakan Jawatan kerana Masalah Kesihatan (Peribadi)

Alasan peribadi, terutama kesihatan, sering menjadi faktor. Penulisannya harus tetap profesional.

[Nama Penuh Anda]
[Alamat Anda]
[Nombor Telefon Anda]
[Alamat Emel Anda]

[Tarikh]

[Nama Pengurus Anda]
[Jawatan Pengurus Anda]
[Nama Syarikat Anda]
[Alamat Syarikat Anda]

Tuan/Puan [Nama Pengurus],

**PERKARA: NOTIS PERLETAKAN JAWATAN - [NAMA PENUH ANDA]**

Dengan hormatnya, surat ini adalah untuk memaklumkan hasrat saya untuk meletakkan jawatan sebagai [Jawatan Anda] di [Nama Syarikat Anda]. Tarikh terakhir saya berkhidmat secara rasmi adalah pada [Tarikh Terakhir Bekerja Anda], setelah mematuhi tempoh notis [jumlah minggu/bulan] saya.

Keputusan ini dibuat atas faktor kesihatan peribadi yang memerlukan saya untuk menumpukan perhatian kepada pemulihan dan rawatan. Saya amat menyesal atas kesulitan yang mungkin timbul akibat pengunduran diri ini.

Saya ingin mengucapkan terima kasih atas segala peluang dan sokongan yang telah diberikan sepanjang tempoh saya berkhidmat di [Nama Syarikat Anda]. Saya amat menghargai pengalaman dan pengetahuan yang telah saya perolehi. Saya akan memastikan semua tugas dan tanggungjawab yang belum selesai akan diserahkan dengan teratur dan sedia memberikan bantuan dalam proses peralihan sekadar kemampuan saya.

Saya berharap syarikat akan terus mencapai kejayaan di masa hadapan.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

(Tandatangan Anda)

[Nama Penuh Anda]

Penjelasan:
Walaupun alasan peribadi, surat ini tetap menjaga formalitas dan tidak perlu merinci masalah kesehatan Anda. Cukup sebutkan “faktor kesihatan peribadi” dan fokus pada kepatuhan notis serta penyerahan tugas.

Struktur Surat Berhenti Kerja (Secara Rinci)

Mari kita bedah struktur surat berhenti kerja agar Anda lebih mudah menyusunnya.

### 1. Maklumat Peribadi Pengirim (Anda)

Ini adalah bagian paling atas surat Anda. Pastikan semua detailnya akurat dan terkini.
* Nama Penuh Anda
* Alamat Anda (lengkap dengan poskod)
* Nombor Telefon Anda (pastikan aktif)
* Alamat Emel Anda (gunakan emel profesional, bukan emel yang aneh-aneh)

### 2. Tarikh

Tuliskan tarikh surat itu dibuat. Ini sangat penting sebagai rujukan untuk mengira tempoh notis Anda.

### 3. Maklumat Penerima

Ini biasanya adalah Manajer Langsung Anda atau Departemen Sumber Manusia (HRD). Pastikan nama dan jabatan mereka betul.
* Nama Pengurus Anda (atau Pengarah/Ketua Jabatan)
* Jawatan Pengurus Anda
* Nama Syarikat Anda
* Alamat Penuh Syarikat Anda

### 4. Sapaan

Gunakan sapaan formal. Contoh: “Tuan/Puan [Nama Pengurus],” atau “Cik/Encik [Nama Pengurus],” jika Anda tahu gender mereka. Jika Anda tidak yakin siapa penerima spesifiknya, Anda bisa menggunakan “Pihak Pengurusan” atau “Jabatan Sumber Manusia.”

### 5. Perkara (Subjek Surat)

Bagian ini harus singkat, padat, dan jelas.
* Contoh: PERKARA: NOTIS PERLETAKAN JAWATAN - [NAMA PENUH ANDA]

### 6. Perenggan Pembukaan

Langsung ke intinya. Nyatakan niat Anda untuk berhenti kerja dan kapan tanggal efektif terakhir Anda.
* Gaya Casual: “Saya ingin memaklumkan bahawa saya akan meletakkan jawatan sebagai [Jawatan Anda] di [Nama Syarikat Anda].”
* Gaya Formal: “Dengan hormatnya saya menulis surat ini untuk memaklumkan niat saya untuk meletakkan jawatan sebagai [Jawatan Anda] di [Nama Syarikat Anda], berkuat kuasa pada [Tarikh Terakhir Bekerja Anda].”

### 7. Perenggan Pertengahan (Opsional tapi Disarankan)

Ini adalah kesempatan Anda untuk menyampaikan terima kasih, menawarkan bantuan transisi, dan/atau memberikan sedikit konteks (jika perlu).
* Ucapan Terima Kasih: “Saya ingin merakamkan ucapan terima kasih atas segala peluang dan pengalaman berharga yang telah diberikan sepanjang tempoh saya berkhidmat.”
* Penawaran Bantuan Transisi: “Saya bersedia untuk membantu dalam proses peralihan dan serah terima tugas kepada pengganti saya bagi memastikan kelancaran operasi.”
* Sebutkan Tempoh Notis: “Pengunduran diri ini adalah selaras dengan tempoh notis [jumlah minggu/bulan] seperti yang termaktub dalam kontrak perkhidmatan saya.”

### 8. Perenggan Penutup

Akhiri dengan harapan baik untuk perusahaan.
* “Saya mendoakan agar [Nama Syarikat Anda] terus maju jaya dan mencapai kejayaan yang lebih cemerlang pada masa hadapan.”

### 9. Penutup dan Tandatangan

Penutup formal diikuti oleh tanda tangan dan nama Anda.
* “Sekian, terima kasih.”
* “Yang benar,” atau “Hormat saya,”
* (Tandatangan Anda)
* [Nama Penuh Anda]
* [Nombor Kad Pengenalan Anda (Opsional, tapi kadang diminta oleh HR untuk rekod)]

Tips Tambahan untuk Menulis Surat Berhenti Kerja yang Efektif

Menulis surat berhenti kerja memang terlihat mudah, tetapi ada beberapa do’s and don’ts yang bisa membuat proses ini lebih mulus dan meninggalkan kesan positif.

Tips for writing resignation letter
Image just for illustration

Do’s (Apa yang Harus Anda Lakukan):

  1. Jaga Profesionalisme: Selalu gunakan bahasa yang sopan dan formal. Hindari penggunaan bahasa gaul atau emosi negatif, bahkan jika Anda tidak senang dengan perusahaan.
  2. Jelaskan dengan Jelas dan Padat: Langsung ke poin utama. Tidak perlu menulis esai panjang lebar.
  3. Sertakan Tanggal Efektif: Pastikan tanggal terakhir Anda bekerja disebutkan dengan jelas. Ini akan membantu perusahaan menghitung notice period.
  4. Patuhi Notice Period: Ini adalah kunci utama di Malaysia. Pastikan Anda memenuhi kewajiban notice period Anda sesuai kontrak atau Akta Kerja 1955.
  5. Tawarkan Bantuan Transisi: Menawarkan diri untuk membantu serah terima tugas menunjukkan etos kerja yang baik dan kepedulian Anda terhadap kelangsungan perusahaan.
  6. Ucapkan Terima Kasih: Mengapresiasi kesempatan yang diberikan adalah hal yang baik dan profesional.
  7. Simpan Salinan: Selalu simpan salinan surat yang telah Anda kirimkan untuk arsip pribadi Anda. Ini bisa berguna sebagai bukti jika ada perselisihan di kemudian hari.
  8. Sampaikan Secara Lisan Dulu: Idealnya, sampaikan niat resign Anda secara lisan kepada manajer langsung Anda terlebih dahulu sebelum menyerahkan surat. Ini menunjukkan rasa hormat.
  9. Persiapkan Diri untuk Wawancara Keluar (Exit Interview): Banyak perusahaan melakukan ini. Manfaatkan kesempatan ini untuk memberikan feedback konstruktif, bukan untuk mengeluh.

Don’ts (Apa yang Harus Anda Hindari):

  1. Mengeluh atau Mengkritik: Surat berhenti kerja bukan tempat untuk melampiaskan kekesalan atau mengkritik perusahaan, atasan, atau rekan kerja Anda.
  2. Mengundurkan Diri Secara Mendadak Tanpa Alasan Kuat: Kecuali dalam keadaan yang sangat darurat dan Anda siap menghadapi konsekuensinya (misalnya membayar ganti rugi notis), hindari berhenti kerja tanpa notice yang cukup.
  3. Memberikan Alasan Palsu: Jujur adalah yang terbaik. Jika Anda tidak ingin menjelaskan detail, cukup katakan “atas alasan peribadi.”
  4. Meninggalkan Pekerjaan Begitu Saja: Ini adalah tindakan yang sangat tidak profesional dan bisa merusak reputasi Anda secara permanen.
  5. Menggunakan Bahasa yang Tidak Profesional: Hindari singkatan, emoji, atau bahasa yang terlalu santai.
  6. Membuat Kesalahan Ejaan atau Tatabahasa: Periksa kembali surat Anda berulang kali untuk memastikan tidak ada kesalahan. Ini mencerminkan perhatian Anda terhadap detail.

Contoh Media Pendukung: Checklist Surat Berhenti Kerja

Untuk memudahkan Anda, berikut adalah tabel checklist yang bisa Anda gunakan saat menulis surat berhenti kerja Anda:

Aspek Status (✓/X) Keterangan
Maklumat Pengirim Lengkap Nama, alamat, telefon, emel.
Tarikh Jelas dan Betul Tarikh penulisan surat.
Maklumat Penerima Jelas Nama Pengurus/HR, Jabatan, Nama Syarikat, Alamat Syarikat.
Sapaan Formal Contoh: Tuan/Puan [Nama Pengurus].
Subjek Surat Jelas dan Ringkas Contoh: PERKARA: Perletakan Jawatan - [Nama Anda].
Pernyataan Niat Berhenti Kerja Jelas “Saya ingin memaklumkan niat saya untuk meletakkan jawatan…”
Tarikh Efektif Terakhir Bekerja Jelas Contoh: “…berkuat kuasa pada 31 Mac 2024.”
Pematuhan Tempoh Notis Disebutkan “Selaras dengan tempoh notis [jumlah] seperti dalam kontrak/Akta Kerja 1955.”
Ucapan Terima Kasih Tersedia Atas peluang dan pengalaman.
Penawaran Bantuan Transisi Membantu serah terima tugas.
Nada Positif dan Profesional Tidak ada keluhan atau kritikan.
Penutup Hormat dan Tandatangan “Yang benar,” diikuti tandatangan dan nama penuh.
Tiada Kesalahan Ejaan/Tatabahasa Sudah diperiksa ulang.
Salinan Surat Disimpan Untuk rekod peribadi.
Telah Berbicara Lisan dengan Manajer Sebelum menyerahkan surat.

Kesimpulan

Menulis surat berhenti kerja adalah bagian penting dari proses transisi karier Anda. Dengan memahami struktur yang benar, mematuhi peraturan yang berlaku di Malaysia (terutama Akta Kerja 1955 tentang notice period), dan menjaga profesionalisme, Anda dapat memastikan bahwa Anda meninggalkan pekerjaan dengan catatan yang baik. Ingatlah bahwa reputasi profesional Anda adalah aset berharga, dan cara Anda mengakhiri suatu pekerjaan bisa sama pentingnya dengan cara Anda memulainya.

Apakah Anda pernah punya pengalaman menarik saat menyerahkan surat berhenti kerja? Atau mungkin ada tips lain yang ingin Anda bagikan? Jangan ragu untuk berbagi di kolom komentar di bawah!

Posting Komentar