Tembusan Surat: Panduan Lengkap, Fungsi, dan Contohnya (Biar Gak Bingung!)

Daftar Isi

Pernah lihat di akhir surat resmi atau dinas ada tulisan “Tembusan:” diikuti nama-nama atau jabatan? Nah, itulah yang namanya tembusan surat. Mungkin bagi sebagian orang, bagian ini terlihat sepele atau sekadar formalitas belaka. Padahal, tembusan surat punya peran yang sangat krusial dalam alur komunikasi tertulis, terutama di dunia profesional dan birokrasi. Mari kita bedah lebih dalam apa itu tembusan surat, kenapa dia penting banget, dan bagaimana cara menggunakannya dengan benar.

Apa Itu Tembusan Surat?¶

Tembusan surat, atau sering juga disebut “Cc” (Carbon Copy) dalam konteks email, adalah indikator atau daftar pihak-pihak yang juga dikirimkan salinan surat tersebut, selain penerima utama. Tujuan utamanya adalah untuk memberikan informasi atau pemberitahuan kepada pihak lain yang berkepentingan, meskipun mereka bukan penerima langsung yang dituju oleh isi surat tersebut. Bayangkan seperti Anda melempar satu bola ke teman Anda, tapi Anda juga ingin memastikan teman-teman lain di sekeliling tahu kalau bola itu sudah dilempar.

Secara teknis, tembusan ditempatkan di bagian akhir surat, biasanya setelah salam penutup dan tanda tangan pengirim. Penulisannya umumnya diawali dengan kata “Tembusan:” diikuti dengan daftar nama, jabatan, atau departemen yang berhak menerima salinan surat tersebut. Format ini memastikan bahwa semua pihak yang relevan mendapatkan informasi yang sama dan seiring waktu, hal ini menjadi standar baku dalam korespondensi resmi.

Image just for illustration

Mengapa Tembusan Surat Begitu Penting?¶

Mungkin Anda bertanya, kenapa harus repot-repot pakai tembusan? Bukankah cukup kirim ke penerima utama saja? Eits, jangan salah! Tembusan surat itu ibarat jaring pengaman komunikasi yang punya banyak fungsi vital.

Pertama, dari sisi legalitas dan akuntabilitas, tembusan berfungsi sebagai bukti bahwa informasi tertentu telah disampaikan kepada pihak-pihak terkait. Ini penting banget, apalagi untuk surat-surat yang punya implikasi hukum atau administratif. Kalau nanti ada masalah atau audit, daftar tembusan bisa jadi bukti bahwa prosedur komunikasi sudah diikuti dengan benar dan semua pihak yang harus tahu sudah diberitahu.

Kedua, untuk efisiensi komunikasi dan koordinasi, tembusan memastikan bahwa aliran informasi tidak terputus. Bayangkan Anda mengirim surat penting ke Direktur, tapi Manajer Divisi terkait juga perlu tahu agar bisa menindaklanjuti. Dengan tembusan, Manajer tidak perlu menunggu informasi dari Direktur, dia langsung mendapatkan salinannya. Ini mempercepat proses dan mencegah miskomunikasi antar departemen atau antar individu.

Ketiga, tembusan menjamin penyebaran informasi yang merata. Dalam sebuah organisasi besar, seringkali keputusan atau arahan dari satu departemen mempengaruhi departemen lain. Dengan tembusan, setiap unit yang terpengaruh bisa langsung mendapatkan salinan surat, sehingga mereka bisa menyesuaikan rencana atau tindakan mereka tanpa harus menunggu instruksi berjenjang. Ini menciptakan transparansi dan memastikan semua orang berada pada halaman yang sama.

Terakhir, tembusan juga berperan sebagai alat dokumentasi dan arsip. Setiap salinan tembusan yang disimpan oleh penerimanya (atau oleh arsiparis) berfungsi sebagai jejak digital atau fisik dari komunikasi yang telah terjadi. Ini sangat membantu untuk referensi di masa depan, analisis kinerja, atau bahkan sebagai bukti historis dari suatu keputusan atau peristiwa. Jadi, bukan sekadar formalitas, tapi sebuah prasyarat untuk komunikasi yang baik dan terstruktur.

Struktur dan Penempatan Tembusan Surat¶

Secara umum, penempatan tembusan surat punya standar baku yang sudah dikenal luas, terutama dalam surat-surat resmi atau kedinasan. Bagian ini selalu diletakkan di pojok kiri bawah surat, setelah semua elemen penting lainnya seperti salam penutup, tanda tangan pengirim, dan nama terang. Ini memastikan bahwa keberadaan tembusan terlihat jelas tapi tidak mengganggu fokus utama surat yang ditujukan kepada penerima utama.

Format penulisannya pun standar. Biasanya diawali dengan kata “Tembusan:” atau “cc:” (dalam surat berbahasa Inggris), diikuti dengan daftar nama atau jabatan pihak-pihak yang ditembusi. Tiap pihak ditulis berurutan, bisa dengan nomor urut, titik, atau tanda hubung, tergantung gaya instansi. Misalnya:

Tembusan:
1. Yth. Bapak Kepala Departemen Keuangan
2. Yth. Arsip (sebagai kelengkapan dokumen)

Penggunaan singkatan “Yth.” (Yang Terhormat) adalah bentuk penghormatan yang lazim digunakan sebelum menyebut nama atau jabatan pihak yang ditembusi. Penting untuk memastikan nama dan jabatan yang ditulis itu sudah benar dan lengkap agar tidak menimbulkan kerancuan. Jangan sampai salah ketik atau salah sebut jabatan, karena bisa mengurangi kredibilitas surat Anda.

Image just for illustration

Jenis-jenis Surat yang Membutuhkan Tembusan¶

Praktisnya, hampir semua jenis surat resmi dan formal membutuhkan tembusan, terutama jika isinya punya implikasi luas atau melibatkan banyak pihak.

1. Surat Dinas/Resmi Pemerintah: Ini adalah contoh paling klasik. Surat keputusan, surat edaran, surat tugas, atau surat undangan dari instansi pemerintah biasanya selalu punya tembusan. Tembusan ini ditujukan kepada atasan, kementerian/lembaga terkait, atau unit pelaksana agar semua pihak yang punya otoritas atau tanggung jawab atas suatu kebijakan bisa tahu.
2. Surat Bisnis dan Korporat: Dalam dunia bisnis, surat penawaran, surat perjanjian, surat pemberitahuan, atau memo internal seringkali membutuhkan tembusan. Misalnya, surat perjanjian dengan klien mungkin ditembuskan ke divisi hukum atau divisi keuangan perusahaan untuk arsip dan monitoring.
3. Surat Internal Organisasi: Memo atau surat edaran di dalam suatu organisasi, meskipun tidak formal seperti surat dinas, tetap sering menggunakan tembusan. Ini bertujuan untuk memastikan semua manajer departemen, kepala divisi, atau bahkan tim tertentu mendapatkan informasi yang sama dan bisa bertindak sesuai arahan.
4. Surat yang Melibatkan Banyak Pihak: Apapun jenis suratnya, jika isinya berpotensi mempengaruhi atau menjadi perhatian banyak orang atau departemen, maka tembusan menjadi esensial. Contohnya, surat pengumuman perubahan kebijakan perusahaan yang akan berdampak pada seluruh karyawan, tentu harus ditembuskan ke HRD, masing-masing kepala departemen, dan pihak terkait lainnya.

Intinya, jika surat yang Anda buat memiliki jangkauan informasi yang lebih luas dari sekadar penerima utama, atau jika ada pihak-pihak lain yang perlu tahu untuk kepentingan koordinasi, akuntabilitas, atau arsip, maka tembusan wajib hukumnya untuk disertakan.

Tembusan dalam Era Digital: Dari Kertas ke Email (Cc & Bcc)¶

Perkembangan teknologi membawa tembusan surat ke dimensi baru: email. Konsep “carbon copy” (salinan karbon) dari surat fisik bertransformasi menjadi “Cc” dan “Bcc” dalam email. Ini adalah evolusi alami yang membuat komunikasi menjadi jauh lebih cepat dan efisien.

Fungsi Cc (Carbon Copy/Copy Carbon)¶

Ketika Anda menambahkan alamat email di kolom “Cc” saat mengirim email, itu berarti Anda ingin penerima utama melihat bahwa orang-orang yang ada di daftar Cc juga menerima salinan email tersebut. Mirip dengan tembusan surat fisik, semua penerima—baik penerima utama maupun yang di Cc—bisa melihat siapa saja yang menerima email ini.

Fungsi Cc adalah untuk:
* Memberikan informasi kepada pihak lain yang perlu tahu tentang email tersebut, tapi bukan penerima utama yang dituntut untuk merespons.
* Menjaga transparansi komunikasi.
* Memastikan semua pihak terkait “in the loop” atau tahu tentang percakapan yang sedang berlangsung.

Fungsi Bcc (Blind Carbon Copy/Blind Copy Carbon)¶

“Bcc” punya fungsi yang agak berbeda dan perlu kehati-hatian dalam penggunaannya. Ketika Anda menambahkan alamat email di kolom “Bcc”, penerima utama dan penerima yang ada di kolom “Cc” TIDAK akan tahu bahwa orang-orang yang di Bcc juga menerima email tersebut. Bahkan, antar sesama penerima Bcc pun tidak bisa melihat siapa lagi yang ada di daftar Bcc.

Fungsi Bcc adalah untuk:
* Mengirim email ke banyak penerima tanpa mengungkapkan alamat email mereka satu sama lain, menjaga privasi. Ini sangat berguna untuk pengiriman email massal seperti newsletter atau pengumuman umum.
* Memberi tahu pihak ketiga (misalnya, atasan Anda) tentang komunikasi yang Anda lakukan tanpa diketahui oleh penerima utama. Ini sering digunakan untuk keperluan monitoring atau bukti.
* Menghindari potensi balasan “Reply All” yang tidak perlu jika daftar penerima sangat banyak.

Kapan Menggunakan Cc dan Bcc¶

• Gunakan Cc: Ketika Anda ingin semua penerima melihat siapa saja yang mendapatkan email ini. Ini cocok untuk tim proyek, departemen, atau ketika transparansi adalah prioritas.
• Gunakan Bcc: Ketika Anda ingin menjaga privasi alamat email penerima (misalnya, mengirim email ke daftar pelanggan) atau ketika Anda ingin ada pihak tertentu yang menerima salinan tanpa diketahui oleh penerima lainnya (misalnya, mengirim salinan ke atasan Anda sebagai informasi).

Etika Penggunaan Cc dan Bcc¶

Penting untuk diingat bahwa penggunaan Cc dan Bcc harus sesuai etika. Jangan sembarangan menggunakan Bcc untuk “memata-matai” atau mengirimkan informasi sensitif tanpa izin. Selalu pertimbangkan apakah penerima perlu tahu siapa saja yang mendapatkan email tersebut. Salah penggunaan Bcc bisa menimbulkan ketidakpercayaan atau bahkan masalah etika.

Image just for illustration

Panduan Praktis Penggunaan Tembusan Surat¶

Agar tembusan surat Anda efektif dan tidak malah menimbulkan kebingungan, ada beberapa panduan praktis yang bisa Anda ikuti.

Kapan Harus Menyertakan Tembusan?¶

Keputusan untuk menyertakan tembusan tidak boleh asal. Pertimbangkan hal-hal berikut:
1. Melibatkan Pihak Lain: Jika isi surat tersebut akan berdampak atau memerlukan tindakan dari pihak selain penerima utama, maka tembusan wajib disertakan. Misalnya, surat pengajuan anggaran yang perlu diketahui oleh bagian keuangan.
2. Perlu Informasi untuk Referensi: Jika ada pihak yang perlu memiliki catatan atau referensi tentang komunikasi ini di kemudian hari, kirimkan tembusan kepada mereka. Ini bisa jadi atasan langsung, kepala arsip, atau divisi terkait.
3. Membutuhkan Persetujuan/Pengetahuan: Kadang ada surat yang membutuhkan persetujuan berjenjang. Meskipun surat ditujukan ke satu pihak, tembusan ke atasan di atasnya memastikan mereka tahu dan bisa memberi persetujuan jika diperlukan.

Siapa Saja yang Perlu Ditembusi?¶

Menentukan siapa yang harus ditembusi itu kuncinya.
* Atasan Langsung: Hampir selalu, atasan langsung Anda perlu tahu tentang surat-surat penting yang Anda kirim, terutama yang berkaitan dengan tugas atau tanggung jawab Anda.
* Pihak Terkait Langsung: Jika surat Anda membahas proyek A, maka semua manajer atau koordinator yang terlibat dalam proyek A perlu ditembusi.
* Departemen/Divisi Lain yang Terdampak: Misalnya, surat tentang implementasi sistem baru harus ditembuskan ke semua departemen yang akan menggunakan sistem tersebut.
* Arsip/Dokumentasi: Selalu sertakan “Arsip” atau “Dokumentasi” sebagai tembusan, ini untuk memastikan ada salinan yang tersimpan rapi sebagai bukti atau referensi di masa depan.

Tips Penulisan yang Efektif¶

• Jelas dan Ringkas: Daftar tembusan harus mudah dibaca dan dipahami. Gunakan nama jabatan yang jelas atau nama lengkap jika diperlukan.
• Urutan Prioritas: Susun daftar tembusan berdasarkan hierarki atau prioritas. Biasanya, pihak dengan jabatan tertinggi atau kepentingan terbesar ditempatkan paling atas.
• Konsistensi: Gunakan format penulisan tembusan yang konsisten dalam semua surat resmi Anda atau sesuai standar instansi Anda.
• Hindari Tembusan yang Tidak Perlu: Jangan asal tembuskan ke semua orang. Kirimkan tembusan hanya kepada pihak yang benar-benar relevan. Terlalu banyak tembusan bisa dianggap sebagai “spam” informasi dan mengurangi efektivitas komunikasi.

Image just for illustration

Fakta Menarik Seputar Tembusan Surat¶

Tembusan surat punya sejarah yang cukup panjang dan menarik lho. Kata “carbon copy” itu sendiri berasal dari praktik kuno menggunakan kertas karbon. Dahulu kala, sebelum ada mesin fotokopi atau printer, untuk membuat salinan surat, orang akan meletakkan kertas karbon di antara dua lembar kertas kosong. Ketika mereka menulis atau mengetik di lembar atas, tinta dari kertas karbon akan menjiplak tulisan yang sama ke lembar di bawahnya. Ini adalah cara paling efisien untuk membuat beberapa salinan surat sekaligus. Dari sinilah istilah “Cc” berasal, yang kemudian diadopsi ke dalam email sebagai warisan historis.

Perkembangan teknologi telah mengubah cara kita membuat salinan, tapi esensi fungsinya tetap sama. Dari kertas karbon, lalu mesin tik dengan karbon pita, ke mesin fotokopi, kemudian printer, dan sekarang email dengan fitur Cc/Bcc. Setiap era punya caranya sendiri untuk memastikan informasi yang sama sampai ke tangan yang tepat.

Dalam konteks hukum dan regulasi, terutama di pemerintahan, tembusan surat bisa jadi bukti sah di pengadilan atau dalam proses audit. Bayangkan jika sebuah surat keputusan tidak ditembuskan ke pihak yang berwenang untuk menindaklanjuti, bisa jadi keputusan itu tidak pernah terimplementasi atau bahkan cacat hukum karena prosedur tidak dipenuhi.

Kesalahan Umum yang Sering Terjadi¶

Meskipun terlihat sederhana, ada beberapa kesalahan umum dalam penggunaan tembusan surat yang bisa berdampak besar.

1. Tidak Menyertakan Tembusan: Ini adalah kesalahan paling fatal. Jika surat yang Anda kirimkan harusnya diketahui oleh pihak lain tapi tidak Anda tembusi, maka informasi tersebut bisa terlewatkan. Akibatnya bisa fatal, mulai dari miskomunikasi, keterlambatan, hingga masalah hukum.
2. Menyertakan Tembusan ke Pihak yang Salah: Mengirimkan salinan surat ke pihak yang tidak relevan atau bahkan tidak seharusnya tahu bisa melanggar privasi, menciptakan kebingungan, atau bahkan membocorkan informasi rahasia.
3. Kesalahan Penulisan Nama/Jabatan: Ini terlihat sepele, tapi salah ketik nama atau jabatan bisa mengurangi profesionalisme Anda dan bahkan menyinggung pihak yang bersangkutan. Selalu cek ulang ejaan dan gelar.
4. Menggunakan Bcc Saat Seharusnya Cc (atau Sebaliknya): Kesalahan ini sering terjadi di email. Jika Anda ingin semua penerima melihat siapa saja yang menerima email, gunakan Cc. Jika Anda ingin menjaga privasi, gunakan Bcc. Terbalik menggunakannya bisa menimbulkan masalah etika atau ketidaknyamanan.
5. Daftar Tembusan yang Terlalu Panjang: Tembusan yang terlalu banyak, apalagi jika banyak di antaranya tidak terlalu relevan, bisa membuat surat terlihat tidak rapi dan membingungkan. Jaga agar daftar tembusan tetap singkat, padat, dan hanya berisi pihak yang benar-benar perlu tahu.

Studi Kasus: Pentingnya Tembusan dalam Praktik¶

Mari kita lihat beberapa skenario untuk memahami betapa vitalnya tembusan.

Skenario 1: Surat Keputusan Kenaikan Jabatan
Sebuah perusahaan mengeluarkan surat keputusan tentang kenaikan jabatan salah satu karyawan.
* Penerima utama: Karyawan yang bersangkutan.
* Tembusan:
* Kepala Divisi Karyawan (untuk arsip dan pembaruan struktur organisasi)
* Departemen Sumber Daya Manusia (untuk pembaruan data gaji dan administrasi)
* Kepala Departemen Keuangan (untuk penyesuaian gaji dan tunjangan)
* Arsip Perusahaan
Jika surat ini hanya dikirimkan ke karyawan tanpa tembusan, bisa dibayangkan kekacauan yang terjadi. Gaji tidak naik, data kepegawaian tidak berubah, dan departemen terkait tidak tahu harus melakukan apa.

Skenario 2: Surat Pengajuan Proyek Baru
Seorang Manajer mengajukan proposal proyek baru kepada Direktur Utama.
* Penerima utama: Direktur Utama.
* Tembusan:
* Kepala Departemen Litbang (untuk evaluasi teknis)
* Kepala Departemen Keuangan (untuk evaluasi anggaran)
* Manajer Proyek (jika ada tim proyek yang sudah dibentuk)
* Arsip Departemen Manajer
Tanpa tembusan, Direktur Utama mungkin harus meneruskan proposal itu satu per satu ke setiap departemen terkait, memperlambat proses persetujuan dan evaluasi. Tembusan mempercepat alur kerja.

Skenario 3: Surat Peringatan Karyawan
Seorang atasan mengeluarkan surat peringatan kepada seorang karyawan.
* Penerima utama: Karyawan yang bersangkutan.
* Tembusan:
* Departemen Sumber Daya Manusia (untuk catatan rekam jejak karyawan dan tindak lanjut jika diperlukan)
* Atasan Langsung (jika surat dikeluarkan oleh atasan yang lebih tinggi, atasan langsung perlu tahu)
* Arsip Perusahaan
Tanpa tembusan ke HRD, surat peringatan ini mungkin tidak tercatat secara resmi, sehingga jika terjadi pelanggaran ulang, tidak ada dasar hukum yang kuat untuk tindakan selanjutnya. Tembusan di sini berfungsi sebagai bukti kuat dan dasar hukum.

Dampak Hukum dan Administratif dari Ketiadaan Tembusan¶

Ketiadaan tembusan yang seharusnya ada bisa menimbulkan konsekuensi serius, baik secara hukum maupun administratif.

1. Kurangnya Bukti: Dalam sengketa atau audit, tidak adanya tembusan bisa berarti tidak ada bukti bahwa pihak-pihak terkait telah diberitahu. Ini bisa melemahkan posisi Anda atau organisasi.
2. Miskomunikasi dan Diskoordinasi: Informasi yang tidak sampai ke pihak yang tepat akan menyebabkan kekacauan. Keputusan yang tumpang tindih, pekerjaan yang terhambat, atau bahkan proyek yang gagal bisa jadi akibatnya.
3. Potensi Masalah Hukum: Untuk surat-surat yang bersifat legal, seperti kontrak, perjanjian, atau surat keputusan, ketiadaan tembusan ke pihak yang berwenang bisa membuat surat tersebut cacat prosedur dan berpotensi dibatalkan secara hukum.
4. Hambatan Pengambilan Keputusan: Jika para pemangku kepentingan tidak mendapatkan informasi yang sama dan lengkap karena tidak ditembusi, mereka akan kesulitan dalam membuat keputusan yang tepat dan cepat.

Tembusan dalam Konteks Arsip dan Manajemen Dokumen¶

Tembusan surat juga punya peran penting dalam manajemen arsip dan dokumen. Setiap salinan tembusan yang disimpan oleh berbagai pihak akan memperkaya sistem arsip sebuah organisasi.

• Peran Tembusan dalam Sistem Arsip: Dengan adanya tembusan, setiap unit atau departemen bisa menyimpan salinan surat yang relevan dengan pekerjaan mereka. Ini menciptakan desentralisasi arsip yang efisien sambil tetap terhubung secara informasi.
• Klasifikasi dan Retensi Dokumen: Tembusan membantu dalam klasifikasi dokumen. Sebuah surat mungkin diklasifikasikan berbeda oleh bagian hukum dan bagian keuangan, tapi tembusan memastikan kedua bagian punya akses ke dokumen dasar yang sama. Ini juga mempengaruhi retensi dokumen, karena salinan yang ada di berbagai tempat bisa jadi back-up.
• Manfaat untuk Audit: Dalam proses audit internal maupun eksternal, tembusan adalah salah satu alat untuk melacak alur komunikasi dan memastikan transparansi. Auditor bisa melihat siapa saja yang diberitahu tentang suatu keputusan atau tindakan.

Jadi, bisa kita lihat bahwa tembusan surat, baik dalam bentuk fisik maupun digital, adalah elemen yang fundamental dalam komunikasi resmi. Dia bukan sekadar tempelan, melainkan bagian integral yang memastikan informasi tersebar, akuntabilitas terjaga, dan proses berjalan lancar.

---

Bagaimana menurut Anda? Seberapa sering Anda memperhatikan atau menggunakan tembusan dalam surat atau email Anda? Apakah ada pengalaman menarik terkait tembusan yang ingin Anda bagikan? Yuk, ceritakan di kolom komentar di bawah!