Surat Dinas Block Style: Panduan Lengkap, Contoh, dan Template Kekinian!

Daftar Isi

Surat dinas adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan oleh instansi, lembaga, atau organisasi untuk keperluan resmi. Nah, ada berbagai macam gaya penulisan surat dinas, dan salah satu yang paling populer dan sering digunakan saat ini adalah Block Style. Kenapa disebut Block Style? Sederhana saja, karena semua bagian surat, mulai dari tanggal sampai tembusan, ditulis rata kiri, membentuk “blok” di sisi kiri halaman. Gaya ini bikin surat kelihatan rapi, efisien, dan gampang dibaca.

Kenapa Memilih Block Style untuk Surat Dinas?¶

Ada beberapa alasan kuat mengapa banyak instansi, baik pemerintah maupun swasta, suka menggunakan gaya Block Style. Pertama, simpel. Kamu nggak perlu pusing mikirin indentasi di awal paragraf atau penempatan tanggal yang kadang bikin bingung. Semua rata kiri! Ini menghemat waktu dan mengurangi potensi kesalahan format. Kedua, rapi dan modern. Tampilan surat dengan Block Style terlihat bersih dan profesional, cocok dengan kebutuhan komunikasi formal di era digital. Ketiga, efisien. Dalam proses pengetikan, Block Style ini sangat cepat karena nggak perlu bolak-balik mengatur tabulasi atau spasi untuk indentasi.

Image just for illustration

Gaya Block Style ini berbeda dengan gaya surat lainnya, seperti Full Block Style (yang mirip tapi seringkali tanggal dan penutup juga di kiri) atau Semi Block Style (yang pakai indentasi di awal paragraf dan tanggal/penutup di kanan). Keunikan Block Style ada pada konsistensi rata kiri di hampir semua elemen, kecuali kadang kop surat yang senter atau logo yang di kiri/kanan atas.

Bagian-bagian Penting dalam Surat Dinas Block Style¶

Setiap surat dinas, apa pun gayanya, punya komponen-komponen standar yang harus ada. Dalam gaya Block Style, penempatan semua komponen ini adalah rata kiri. Yuk, kita bedah satu per satu:

Kop Surat (Letterhead)¶

Ini adalah identitas instansi atau organisasi yang mengeluarkan surat. Biasanya terletak di bagian paling atas halaman. Kop surat ini mencakup:
* Nama instansi/organisasi (seringkali dicetak tebal atau ukuran lebih besar).
* Alamat lengkap (jalan, nomor, kota, kode pos).
* Nomor telepon, faksimile, email, dan alamat website (jika ada).
* Logo instansi/organisasi (bisa di kiri, kanan, atau tengah).

Dalam Block Style, meskipun logo dan nama instansi mungkin senter atau rata kanan untuk estetika di bagian paling atas, detail alamat dan kontak di bawahnya tetap rata kiri.

Nomor Surat¶

Setiap surat dinas yang resmi pasti punya nomor unik. Nomor surat ini penting banget buat sistem administrasi dan pengarsipan. Strukturnya biasanya mencakup kode instansi/departemen, nomor urut surat keluar, bulan, dan tahun. Contohnya: 123/SK/XII/2023 (Nomor urut 123, jenis surat Keterangan, bulan 12, tahun 2023). Penempatannya rata kiri di bawah kop surat.

Lampiran (Attachment)¶

Bagian ini memberitahukan apakah surat ini disertai dokumen lain atau tidak. Jika ada lampiran, sebutkan jumlahnya (misal: 1 (satu) berkas, 2 (dua) lembar). Jika tidak ada, cukup ditulis “Lampiran: -” atau “Lampiran: Nihil”. Posisi Lampiran ini juga rata kiri, di bawah Nomor Surat.

Perihal (Subject)¶

Perihal atau Subjek surat adalah inti singkat dari isi surat. Ini membantu penerima surat langsung tahu maksud surat tersebut tanpa harus membaca seluruh isinya. Perihal ditulis singkat, jelas, dan seringkali dicetak tebal atau digarisbawahi agar menonjol. Contoh: Undangan Rapat Koordinasi, Permohonan Izin, Pemberitahuan Perubahan Jadwal. Letaknya rata kiri, di bawah Lampiran.

Tanggal Surat¶

Ini adalah tanggal dibuatnya surat. Dalam Block Style, tanggal surat ditulis lengkap (nama kota, tanggal, bulan, tahun) dan posisinya rata kiri, biasanya di bawah Perihal atau di sisi yang sama dengan nomor surat (tergantung template internal organisasi, tapi umumnya di bawah Perihal dalam Block Style murni). Contoh: Jakarta, 27 Desember 2023.

Alamat Tujuan (Recipient Address)¶

Bagian ini berisi nama dan/atau jabatan penerima surat beserta alamat lengkapnya. Gunakan sapaan “Yth.” (Yang terhormat) sebelum nama/jabatan. Hindari menggunakan kata “Kepada Yth.” cukup “Yth.” saja. Alamat tujuan ditulis lengkap dan jelas agar surat tidak salah alamat. Semua baris dalam alamat tujuan ini rata kiri.

Contoh:
Yth. Bapak/Ibu Pimpinan
PT Maju Bersama
Jl. Raya Kenangan No. 45
Surabaya

Salam Pembuka (Salutation)¶

Salam pembuka adalah sapaan sebelum masuk ke isi surat. Salam pembuka yang lazim digunakan dalam surat dinas di Indonesia adalah “Dengan hormat,”. Ada juga yang menggunakan “Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” jika konteksnya keagamaan atau antar lembaga muslim, tapi “Dengan hormat,” adalah yang paling umum dan netral. Salam pembuka ini diikuti koma dan posisinya rata kiri.

Isi Surat (Body of the letter)¶

Ini adalah bagian paling penting, yang memuat maksud dan tujuan surat ditulis. Isi surat dibagi menjadi beberapa paragraf. Dalam Block Style, setiap paragraf dimulai rata kiri, tanpa indentasi. Antar paragraf diberi spasi satu baris kosong untuk membedakannya dengan jelas. Bahasa yang digunakan harus formal, jelas, lugas, dan tidak bertele-tele. Hindari singkatan yang tidak standar atau bahasa gaul. Sampaikan informasi utama di awal atau di paragraf pertama isi surat.

Image just for illustration

Salam Penutup (Closing Salutation)¶

Setelah isi surat selesai, berikan salam penutup. Salam penutup yang umum digunakan adalah “Hormat kami,” atau “Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.” (seringkali ini jadi kalimat penutup isi, bukan salam penutup terpisah). Jika menggunakan “Hormat kami,”, diikuti koma dan posisinya rata kiri, di bawah isi surat.

Nama Pengirim / Jabatan¶

Di bawah salam penutup, cantumkan nama lengkap pengirim surat (seringkali dicetak tebal atau diberi garis bawah) dan jabatannya. Nama dan jabatan ini juga rata kiri. Di antara salam penutup dan nama/jabatan, biasanya ada ruang kosong untuk tanda tangan.

Tembusan (Cc - Carbon Copy)¶

Jika surat ini perlu diketahui oleh pihak lain selain penerima utama, cantumkan bagian Tembusan. Sebutkan kepada siapa surat ini ditembuskan. Contoh:
Tembusan:
1. Yth. Bapak Direktur Utama
2. Arsip

Posisi Tembusan ini rata kiri, di bagian paling bawah surat, di bawah nama pengirim.

Inisial Pengonsep/Pengetik (Optional)¶

Beberapa organisasi mencantumkan inisial pengonsep dan pengetik surat di sudut kiri bawah halaman sebagai referensi internal. Ini sifatnya opsional dan tidak selalu ada di setiap surat dinas. Posisinya rata kiri.

Perbandingan Singkat dengan Gaya Lain¶

Supaya kamu lebih paham bedanya Block Style, yuk kita lihat sedikit perbandingan dengan gaya lain yang juga sering dipakai:

• Full Block Style: Mirip Block Style, semua elemen rata kiri. Bedanya minor, kadang tanggal dan penutup juga rata kiri (kalau di Block Style murni, ini juga rata kiri). Pokoknya serba rata kiri semua!
• Semi Block Style: Ini yang paling beda. Alamat tujuan, salam penutup, nama/jabatan pengirim biasanya di kanan. Paragraf isi surat memakai indentasi di awal baris. Gaya ini terkesan lebih “tradisional” dibandingkan Block Style atau Full Block Style.

Gaya Block Style ini muncul belakangan dan dianggap lebih praktis untuk pengetikan modern karena kemudahan perataan kiri.

Tips Menulis Surat Dinas Block Style yang Efektif¶

Menulis surat dinas bukan cuma soal format, tapi juga isi dan kejelasannya. Berikut beberapa tips:

1. Pahami Tujuan Surat: Sebelum menulis, pastikan kamu tahu persis apa yang ingin kamu sampaikan dan capai dengan surat itu. Ini akan membantu kamu menyusun isi surat dengan lugas.
2. Gunakan Bahasa Baku dan Formal: Hindari penggunaan bahasa sehari-hari, singkatan gaul, atau istilah yang tidak standar. Gunakan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) atau Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI).
3. Jaga Kerapian Format Block Style: Pastikan semua elemen mulai dari nomor surat sampai tembusan benar-benar rata kiri. Gunakan fitur align left di aplikasi pengolah kata. Jangan coba-coba pakai spasi untuk meratakan!
4. Sajikan Informasi Secara Jelas dan Ringkas: Langsung ke inti masalah. Pisahkan ide atau topik berbeda dalam paragraf yang berbeda. Ingat, paragraf di Block Style tidak pakai indentasi, jadi pastikan ada spasi antar paragraf.
5. Periksa Kembali (Proofread): Ini krusial! Baca ulang surat yang sudah kamu tulis. Periksa tata bahasa, ejaan, tanda baca, dan pastikan tidak ada salah ketik. Kesalahan kecil bisa mengurangi kredibilitas surat dan instansimu.
6. Sertakan Informasi yang Diperlukan: Pastikan semua detail penting seperti tanggal, nomor surat, perihal, nama dan alamat penerima, serta informasi relevan dalam isi surat sudah lengkap.
7. Gunakan Kertas dan Kualitas Cetak yang Baik: Untuk surat fisik, gunakan kertas berkualitas baik dengan kop surat yang jelas. Jika dikirim digital (PDF), pastikan formatnya tetap rapi dan mudah dibaca di berbagai perangkat.

Struktur Surat Dinas Block Style dalam Diagram¶

Untuk memberikan gambaran visual tentang bagaimana elemen-elemen surat dinas Block Style tersusun, mari kita lihat strukturnya dalam diagram sederhana (menggunakan sintaks Mermaid):

```mermaid
graph TD
A[KOP SURAT] → B[Nomor Surat]
B → C[Lampiran]
C → D[Perihal]
D → E[Tanggal Surat]
E → F[Alamat Tujuan]
F → G[Salam Pembuka]
G → H{Isi Surat}
H → I[Salam Penutup]
I → J[Nama/Jabatan Pengirim]
J → K[Tembusan (jika ada)]
K → L[Inisial (opsional)]

style A fill:#f9f,stroke:#333,stroke-width:2
style B fill:#ccf,stroke:#333
style C fill:#ccf,stroke:#333
style D fill:#ccf,stroke:#333
style E fill:#ccf,stroke:#333
style F fill:#ccf,stroke:#333
style G fill:#ccf,stroke:#333
style H fill:#ff9,stroke:#333
style I fill:#ccf,stroke:#333
style J fill:#ccf,stroke:#333
style K fill:#ccf,stroke:#333
style L fill:#ccf,stroke:#333

```
Diagram di atas menunjukkan urutan elemen dari atas ke bawah. Dalam implementasi nyata Block Style, semua blok teks dari Nomor Surat sampai Inisial (B sampai L) akan rata kiri secara vertikal. Kop Surat (A) mungkin sedikit berbeda penataannya (sentered atau logo di sisi lain) tetapi detail kontak di bawahnya mengikuti format rata kiri.

Image just for illustration

Fakta Menarik Seputar Block Style¶

Gaya penulisan surat seperti Block Style ini sebenarnya mulai populer di dunia bisnis pada pertengahan hingga akhir abad ke-20. Alasan utamanya adalah kemudahan pengetikan menggunakan mesin tik (dan kemudian komputer). Dibandingkan gaya tradisional yang butuh banyak tabulasi dan spasi untuk indentasi dan penempatan di kanan, Block Style jauh lebih efisien.

Saat ini, gaya Block Style menjadi salah satu standar yang diajarkan di sekolah-sekolah kejuruan atau perkuliahan yang berhubungan dengan administrasi perkantoran atau kesekretariatan. Ini menunjukkan betapa relevannya gaya ini dalam praktik kerja sehari-hari. Banyak organisasi besar dan kementerian juga secara de facto mengadopsi variasi Block Style atau Full Block Style untuk korespondensi internal maupun eksternal mereka karena dianggap paling bersih dan profesional.

Dalam konteks surat dinas elektronik (email resmi), prinsip Block Style juga sering diterapkan. Meskipun tidak ada “kop surat” fisik, informasi kontak dan identitas pengirim jelas ada di signature, dan isi email ditulis dengan paragraf rata kiri tanpa indentasi, mirip dengan Block Style fisik.

Kapan Sebaiknya Menggunakan Surat Dinas Block Style?¶

Block Style sangat cocok digunakan untuk hampir semua jenis surat dinas, antara lain:
* Surat undangan rapat/acara
* Surat pemberitahuan
* Surat permohonan izin/bantuan
* Surat keputusan
* Surat edaran
* Surat tugas
* Surat balasan

Fleksibilitas dan kerapiannya membuat Block Style menjadi pilihan default bagi banyak organisasi yang ingin suratnya terlihat modern dan profesional. Namun, penting untuk selalu mengikuti standar baku atau panduan tata naskah dinas yang berlaku di instansi atau organisasimu, karena terkadang ada sedikit modifikasi dari standar umum Block Style.

Memahami dan bisa menulis surat dinas dengan gaya Block Style adalah skill dasar yang sangat berguna dalam dunia kerja, terutama di lingkungan administrasi, perkantoran, atau pemerintahan. Ini menunjukkan bahwa kamu profesional dan memahami etiket komunikasi resmi.

Kesimpulan Singkat Mengenai Block Style¶

Intinya, surat dinas Block Style adalah gaya penulisan surat yang menekankan pada penempatan rata kiri untuk hampir semua elemen surat, dari nomor surat hingga tembusan. Gaya ini disukai karena simpel, rapi, efisien, dan terkesan modern. Menguasai format ini penting untuk komunikasi resmi yang efektif.

Image just for illustration

Nah, gimana menurutmu tentang gaya surat dinas Block Style ini? Apakah kamu pernah menggunakannya atau justru lebih familiar dengan gaya lain? Bagikan pengalaman atau pertanyaanmu di kolom komentar di bawah ya!