Panduan Lengkap & Contoh: Cara Tulis Surat Berhenti Kerja yang Profesional
Berhenti dari pekerjaan adalah salah satu momen penting dalam perjalanan karier. Meskipun mungkin terasa berat atau bahkan sedikit menakutkan, melakukan proses resign dengan cara yang benar dan profesional sangatlah penting. Salah satu kuncinya adalah dengan menulis surat berhenti kerja atau resignation letter yang tepat. Surat ini bukan sekadar formalitas, tapi cerminan profesionalisme Anda hingga detik terakhir.
Menulis surat berhenti kerja yang baik bisa membantu menjaga hubungan baik dengan atasan dan kolega, membuka pintu di masa depan (misalnya untuk referensi), dan memastikan transisi yang lancar bagi semua pihak. Jangan sampai momen perpisahan ini meninggalkan kesan negatif yang bisa menghambat karier Anda di kemudian hari. Nah, bagaimana sih cara menulis surat berhenti kerja yang efektif dan profesional? Mari kita bedah satu per satu.
Kenapa Surat Berhenti Kerja Itu Penting?¶
Mungkin ada yang berpikir, “Ah, tinggal ngomong aja sama atasan, beres kan?” Eits, tunggu dulu. Memberitahu atasan secara lisan memang langkah awal yang baik, tapi surat berhenti kerja punya fungsi yang jauh lebih krusial dari sekadar pemberitahuan. Surat ini adalah dokumen resmi yang mencatat niat Anda untuk mengundurkan diri.
Surat ini berfungsi sebagai bukti tertulis dari keputusan Anda, tanggal efektif pengunduran diri, dan syarat-syarat terkait proses transisi. Dokumen ini akan masuk ke dalam arsip personalia perusahaan Anda, yang bisa jadi penting untuk urusan administrasi seperti pencairan gaji terakhir, sisa cuti, atau bahkan referensi di masa depan. Jadi, jangan pernah meremehkan keberadaan surat ini ya.
Image just for illustration
Surat berhenti kerja juga menunjukkan rasa hormat Anda terhadap perusahaan dan proses yang berlaku. Ini adalah cara formal untuk mengakhiri hubungan kerja secara terhormat. Mengirimkan surat ini tepat waktu (biasanya sesuai ketentuan kontrak kerja, misalnya satu bulan sebelum tanggal efektif) juga menunjukkan Anda bertanggung jawab dan memberikan waktu bagi perusahaan untuk mencari pengganti atau mengatur transisi pekerjaan Anda.
Komponen Utama Surat Berhenti Kerja¶
Sebuah surat berhenti kerja yang baik umumnya terdiri dari beberapa bagian penting. Setiap bagian punya fungsinya masing-masing dan harus ditulis dengan jelas serta ringkas. Memahami komponen-komponen ini akan mempermudah Anda saat mulai menulis draf surat.
Komponen-komponen ini mencakup identitas Anda dan penerima surat, pernyataan pengunduran diri yang jelas, tanggal efektif, serta ungkapan terima kasih dan tawaran bantuan transisi. Mari kita lihat detailnya:
1. Informasi Kontak Anda dan Perusahaan¶
Bagian paling atas surat adalah header yang berisi informasi kontak. Ini penting agar surat jelas berasal dari siapa dan ditujukan kepada siapa. Pastikan nama lengkap, alamat (jika perlu, tapi biasanya cukup kota dan tanggal), serta kontak yang bisa dihubungi tercantum.
Di bawah informasi kontak Anda, tuliskan informasi kontak perusahaan atau orang yang dituju, biasanya Manajer Langsung atau HRD. Pastikan nama dan jabatan penerima surat sudah benar. Format standar penulisan alamat surat bisnis umumnya digunakan di sini.
2. Tanggal Penulisan Surat¶
Tanggal surat ditulis tepat di bawah informasi kontak penerima atau di sebelah kanan atas, sebelum mulai isi surat. Tanggal ini penting sebagai penanda kapan surat tersebut dibuat.
Pastikan tanggal ini akurat sesuai hari Anda menulis dan mengirimkan surat. Ini bisa menjadi referensi waktu jika ada perbedaan persepsi mengenai kapan Anda memberitahukan niat resign.
3. Kepada Siapa Surat Ditujukan (Penerima)¶
Tuliskan dengan jelas nama dan jabatan orang yang menjadi penerima surat Anda. Umumnya surat ini ditujukan kepada manajer langsung (direct manager) Anda, dengan tembusan ke Departemen Sumber Daya Manusia (HRD). Menyebutkan nama secara spesifik menunjukkan keprofesionalan.
Jika Anda tidak yakin siapa yang paling tepat menerima surat ini, tanyakan kepada kolega atau staf HRD. Menitipkan surat kepada orang yang tepat memastikan proses administrasi berjalan lancar dan cepat.
4. Salam Pembuka (Salutation)¶
Gunakan salam pembuka yang formal dan profesional. Contohnya, “Yth. Bapak/Ibu [Nama Manajer],” atau “Kepada Departemen Sumber Daya Manusia.” Hindari sapaan yang terlalu santai atau informal, meskipun Anda memiliki hubungan yang dekat dengan manajer Anda.
Salam pembuka yang tepat menunjukkan rasa hormat Anda terhadap hierarki dan lingkungan profesional di perusahaan. Ini adalah awal yang baik untuk menyampaikan isi surat Anda.
5. Isi Utama Surat: Pernyataan Pengunduran Diri¶
Bagian paling penting dari surat adalah pernyataan yang jelas mengenai niat Anda untuk mengundurkan diri. Sebutkan jabatan terakhir Anda dan tanggal efektif pengunduran diri Anda. Hindari bahasa yang ambigu atau bertele-tele.
Contoh kalimatnya bisa seperti: “Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap], dengan jabatan [Jabatan Anda], bermaksud untuk menyampaikan pengunduran diri saya dari [Nama Perusahaan], efektif per tanggal [Tanggal Efektif Resign Anda].” Pastikan tanggal efektif ini sudah sesuai dengan periode pemberitahuan (notice period) yang tertera di kontrak kerja Anda.
6. Tanggal Efektif Pengunduran Diri¶
Penegasan tanggal efektif ini sangat krusial. Tanggal ini adalah hari terakhir Anda secara resmi bekerja di perusahaan. Pastikan tanggal ini sudah dihitung dengan benar sesuai dengan ketentuan notice period yang berlaku di perusahaan Anda.
Biasanya notice period adalah 1 bulan, tapi bisa bervariasi tergantung perjanjian kerja atau kebijakan perusahaan. Memberikan pemberitahuan sesuai periode ini adalah bagian dari etika profesional dan seringkali merupakan kewajiban hukum.
7. Ucapan Terima Kasih¶
Meskipun Anda mungkin punya alasan pribadi untuk resign, penting untuk tetap menunjukkan rasa terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan selama Anda bekerja di sana. Sebutkan pengalaman positif atau pelajaran berharga yang Anda dapatkan.
Contohnya: “Saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada saya selama bekerja di [Nama Perusahaan] sejak [Tanggal Mulai Bekerja]. Saya banyak belajar dan mendapatkan pengalaman berharga, khususnya dalam bidang [Sebutkan area spesifik jika ada].” Ini menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu dan investasi perusahaan pada Anda.
Image just for illustration
8. Tawaran Bantuan Transisi¶
Jika memungkinkan dan Anda bersedia, tawarkan bantuan untuk memastikan transisi pekerjaan Anda berjalan lancar. Ini bisa berupa menawarkan diri untuk melatih pengganti Anda, mendokumentasikan tugas-tugas, atau menyelesaikan proyek-proyek penting sebelum pergi.
Menawarkan bantuan transisi adalah gestur yang sangat profesional dan menunjukkan tanggung jawab Anda hingga hari terakhir. Ini juga bisa meninggalkan kesan yang sangat positif bagi perusahaan. Contoh kalimatnya: “Saya siap membantu semaksimal mungkin dalam proses transisi tanggung jawab saya, termasuk melatih pengganti saya jika diperlukan, untuk memastikan kelancaran operasional tim.”
9. Harapan Baik untuk Perusahaan¶
Akhiri surat dengan menyampaikan harapan baik untuk masa depan perusahaan. Ini adalah cara sopan untuk menutup surat dan menegaskan bahwa Anda meninggalkan perusahaan dengan baik-baik.
Contoh: “Saya mendoakan yang terbaik untuk kesuksesan [Nama Perusahaan] di masa depan.” Kalimat sederhana ini cukup untuk menyampaikan harapan baik Anda.
10. Salam Penutup dan Tanda Tangan¶
Gunakan salam penutup yang formal, seperti “Hormat saya,” atau “Dengan hormat,”. Di bawah salam penutup, ketik nama lengkap Anda dan bubuhkan tanda tangan asli Anda (jika mengirimkan hardcopy) atau gunakan tanda tangan digital (jika mengirimkan softcopy via email, meskipun tanda tangan asli di scan lebih umum untuk format formal).
Salam penutup dan tanda tangan menegaskan keabsahan surat tersebut sebagai dokumen resmi dari Anda. Pastikan nama yang diketik dan tanda tangan sesuai dengan nama resmi Anda.
Langkah demi Langkah Menulis Surat Berhenti Kerja¶
Setelah tahu komponennya, kini saatnya merangkai semua itu menjadi sebuah surat. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menulis surat berhenti kerja:
Langkah 1: Tentukan Tanggal Efektif Pengunduran Diri¶
Sebelum mulai menulis, pastikan Anda sudah tahu kapan tanggal terakhir Anda bekerja. Periksa kembali kontrak kerja Anda untuk mengetahui berapa lama notice period yang disyaratkan. Biasanya 30 hari kalender atau 1 bulan. Hitung mundur dari tanggal Anda berencana mengirim surat.
Misalnya, jika Anda ingin hari terakhir Anda bekerja adalah 31 Oktober dan notice period Anda 1 bulan, maka Anda harus mengirimkan surat paling lambat tanggal 1 Oktober. Memberikan pemberitahuan kurang dari yang disyaratkan bisa melanggar kontrak dan berpotensi menimbulkan masalah administrasi atau bahkan finansial (misalnya ada penalti).
Langkah 2: Pilih Format Surat¶
Gunakan format surat bisnis formal. Ketik surat Anda menggunakan aplikasi pengolah kata seperti Microsoft Word atau Google Docs. Gunakan font profesional yang mudah dibaca seperti Times New Roman, Arial, atau Calibri, dengan ukuran 10-12pt.
Tata letak surat bisnis standar mencakup alamat pengirim, alamat penerima, tanggal, subjek surat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tanda tangan. Pastikan margin dan spasi antar paragraf rapi.
Langkah 3: Mulai Tulis Draf Awal¶
Ikuti struktur komponen utama yang sudah dijelaskan di atas. Mulai dari informasi kontak, tanggal, penerima, salam pembuka, lalu masuk ke inti surat: pernyataan pengunduran diri dan tanggal efektif.
Tuliskan draf awal tanpa terlalu khawatir soal kesempurnaan kalimat. Fokus untuk mencakup semua informasi penting. Intinya adalah menyampaikan dengan jelas: Siapa Anda, apa keputusan Anda, dan kapan keputusan itu berlaku.
Langkah 4: Jelaskan Tujuan Surat dengan Singkat di Paragraf Pertama¶
Paragraf pertama harus langsung menyatakan tujuan surat, yaitu pengunduran diri Anda. Sebutkan nama dan jabatan Anda, serta tanggal efektif pengunduran diri. Hindari basa-basi terlalu panjang di awal.
Kejelasan di paragraf pertama ini sangat penting agar penerima surat langsung memahami inti pesan Anda. Ini juga menunjukkan bahwa Anda serius dan profesional dalam menyampaikan keputusan.
Langkah 5: Tambahkan Ucapan Terima Kasih dan Pengalaman Positif¶
Di paragraf berikutnya, ungkapkan rasa terima kasih Anda. Sebutkan hal-hal positif yang Anda dapatkan selama bekerja di perusahaan. Fokus pada pengalaman profesional, bukan masalah pribadi atau keluhan.
Ini adalah bagian untuk meninggalkan kesan baik. Ingat, dunia kerja itu sempit. Jaga hubungan baik karena Anda tidak pernah tahu kapan Anda akan bertemu kembali dengan kolega atau atasan lama di masa depan.
Langkah 6: Tawarkan Bantuan untuk Transisi (Opsional tapi Dianjurkan)¶
Jika Anda bisa dan bersedia, di paragraf selanjutnya tawarkan bantuan untuk kelancaran transisi pekerjaan Anda. Ini menunjukkan niat baik dan tanggung jawab Anda.
Tawaran ini tidak harus sangat spesifik, cukup pernyataan umum bahwa Anda siap membantu dalam proses serah terima pekerjaan atau pendokumentasian. Rinciannya bisa dibicarakan langsung dengan manajer Anda.
Langkah 7: Akhiri dengan Harapan Baik dan Salam Penutup¶
Di akhir surat, sampaikan harapan baik Anda untuk perusahaan. Kemudian tutup dengan salam penutup formal seperti “Hormat saya” atau “Dengan hormat”, diikuti nama lengkap Anda dan tanda tangan.
Memastikan semua komponen ini ada dan tersusun rapi akan membuat surat Anda terlihat profesional dan mudah diproses oleh HRD maupun manajer Anda.
Langkah 8: Baca Ulang dan Koreksi¶
Sebelum mengirimkan surat, baca ulang dengan teliti. Periksa kesalahan ketik (typo), ejaan, tata bahasa, dan pastikan semua informasi penting (nama, jabatan, tanggal) sudah benar. Kesalahan kecil bisa mengurangi kesan profesional.
Mintalah teman atau keluarga untuk membacakan surat Anda jika perlu. Mata yang segar bisa membantu menemukan kesalahan yang mungkin terlewat oleh Anda.
Langkah 9: Kirimkan Surat¶
Serahkan surat ini secara langsung kepada manajer langsung Anda, dan pastikan juga ada salinan (atau dikirim tembusan) ke Departemen HRD. Menyerahkan langsung lebih personal dan menunjukkan rasa hormat.
Jika Anda bekerja remote atau manajer Anda tidak di lokasi yang sama, kirimkan surat via email dengan format PDF. Pastikan subjek email jelas, misalnya “Surat Pengunduran Diri - [Nama Lengkap Anda]”.
Image just for illustration
Apa yang Sebaiknya TIDAK Ada di Surat Berhenti Kerja?¶
Selain tahu apa yang harus ada, penting juga tahu apa yang sebaiknya dihindari dalam surat berhenti kerja. Surat ini bukan tempat untuk melampiaskan kekesalan atau menulis curhatan.
1. Alasan Detail atau Negatif Mengapa Anda Resign¶
Anda tidak perlu menjelaskan secara rinci mengapa Anda resign, apalagi jika alasannya negatif (gaji kurang, tidak suka rekan kerja/atasan, lingkungan kerja buruk, dll.). Cukup nyatakan niat Anda mengundurkan diri. Alasan kepindahan ke tempat lain atau kesempatan baru sudah cukup.
Menyebutkan alasan negatif hanya akan meninggalkan kesan buruk. Ingat, tujuan surat ini adalah mengakhiri hubungan kerja secara formal dan profesional, bukan mencari penyelesaian masalah atau konfrontasi.
2. Keluhan atau Kritik terhadap Perusahaan/Manajer/Rekan Kerja¶
Sama seperti alasan negatif, surat resign bukanlah forum untuk menyampaikan keluhan atau kritik. Jaga agar isi surat tetap positif atau setidaknya netral.
Jika Anda memiliki kritik konstruktif, sampaikanlah saat exit interview (wawancara keluar) yang mungkin diadakan oleh HRD. Itu adalah forum yang lebih tepat untuk masukan demi perbaikan perusahaan di masa depan.
3. Permintaan atau Tuntutan¶
Surat berhenti kerja bukanlah surat negosiasi. Jangan mencantumkan permintaan seperti kenaikan gaji (agar tidak resign) atau tuntutan terkait pesangon (kecuali jika memang ada kesepakatan yang perlu ditegaskan secara tertulis sebagai referensi).
Urusan negosiasi atau tuntutan terkait hak Anda biasanya dibahas terpisah dengan HRD, bukan di surat pengunduran diri itu sendiri. Jaga agar surat tetap fokus pada niat Anda untuk resign.
4. Nada Emosional atau Sarkas¶
Tulis surat dengan nada formal, profesional, dan tenang. Hindari penggunaan bahasa yang emosional, marah, sedih, atau sarkas. Ingat, surat ini adalah dokumen resmi.
Emosi yang berlebihan hanya akan merusak kesan profesional Anda. Apapun alasan di balik keputusan resign Anda, tunjukkan bahwa Anda mampu menghadapinya dengan kepala dingin dan matang.
5. Bahasa Gaul atau Singkatan Informal¶
Gunakan bahasa Indonesia formal yang baik dan benar. Hindari penggunaan bahasa gaul, singkatan informal, atau emoji.
Ini adalah dokumen bisnis, jadi jaga penggunaan bahasa tetap profesional. Bahkan jika lingkungan kerja Anda santai, surat resmi harus tetap ditulis secara formal.
Contoh Surat Berhenti Kerja¶
Berikut adalah contoh sederhana surat berhenti kerja yang bisa Anda jadikan acuan. Anda bisa menyesuaikannya dengan situasi dan detail spesifik Anda.
[Nama Lengkap Anda]
[Alamat Anda, opsional]
[Kota, Kode Pos Anda, opsional]
[Nomor Telepon Anda]
[Alamat Email Anda]
[Tanggal Penulisan Surat]
Yth.
Bapak/Ibu [Nama Manajer Langsung]
[Jabatan Manajer Langsung]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Perihal: Pemberitahuan Pengunduran Diri
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap Anda], dengan jabatan [Jabatan Anda], bermaksud untuk menyampaikan pemberitahuan resmi mengenai pengunduran diri saya dari [Nama Perusahaan], efektif per tanggal [Tanggal Efektif Resign Anda], sesuai dengan ketentuan notice period yang berlaku.
Saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya selama bekerja di [Nama Perusahaan] sejak [Tanggal Mulai Bekerja]. Selama kurun waktu tersebut, saya mendapatkan banyak pengalaman dan pelajaran berharga, khususnya dalam bidang [Sebutkan area spesifik jika relevan, cth: pengembangan diri, kerja sama tim, atau skill teknis tertentu]. Saya juga menghargai bimbingan dan dukungan yang saya terima dari Bapak/Ibu [Nama Manajer] serta seluruh tim.
Keputusan ini saya ambil setelah mempertimbangkan dengan matang dan merupakan langkah untuk mengejar kesempatan baru dalam karier saya.
Saya berkomitmen untuk menyelesaikan semua tugas dan tanggung jawab saya sebelum tanggal efektif pengunduran diri saya. Saya juga siap membantu semaksimal mungkin dalam proses transisi tanggung jawab saya kepada rekan kerja atau pengganti saya nantinya, untuk memastikan kelancaran operasional tim dan perusahaan.
Saya mendoakan yang terbaik untuk kesuksesan [Nama Perusahaan] di masa depan.
Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
(Tanda Tangan Anda)
[Nama Lengkap Anda]
Catatan: Tanggal efektif resign harus dihitung sesuai notice period (misalnya 30 hari kalender atau 1 bulan) dari tanggal surat diajukan. Contoh, jika surat ditulis tanggal 1 Oktober, dan notice period 1 bulan, maka tanggal efektif resign adalah 31 Oktober.
Tips Tambahan untuk Proses Resign yang Mulus¶
Menulis dan menyerahkan surat resign hanyalah satu bagian dari proses pengunduran diri. Ada beberapa tips tambahan yang bisa membantu memastikan semuanya berjalan lancar dan profesional:
- Beritahu Atasan Langsung Anda Terlebih Dahulu Secara Lisan: Sebelum menyerahkan surat tertulis, sampaikan niat Anda untuk resign kepada manajer langsung Anda secara pribadi. Ini adalah langkah yang sangat penting dalam etika profesional. Sampaikan keputusan Anda dengan sopan dan profesional.
- Siapkan Diri untuk Ditanya Alasannya: Atasan Anda kemungkinan akan menanyakan alasan Anda resign. Anda tidak wajib memberikan detail yang sangat pribadi, tapi berikan jawaban yang jujur namun tetap profesional dan positif. Fokus pada peluang baru atau perkembangan karier.
- Patuhi Notice Period: Seperti yang sudah disebutkan, sangat penting untuk mematuhi notice period yang tertera di kontrak atau kebijakan perusahaan. Ini memberikan waktu bagi perusahaan untuk mengatur transisi.
- Selesaikan Tugas dan Serah Terima: Jangan tinggalkan pekerjaan Anda terbengkalai. Selesaikan semua tugas yang bisa diselesaikan dan dokumentasikan pekerjaan serta proyek Anda untuk memudahkan pengganti atau rekan kerja Anda. Lakukan serah terima dengan baik.
- Jaga Sikap Profesional Hingga Hari Terakhir: Tetaplah bekerja dengan rajin dan tunjukkan etos kerja yang baik hingga hari terakhir Anda. Hindari bermalas-malasan atau mengeluh di depan rekan kerja.
- Hadiri Exit Interview (Jika Ada): Jika HRD mengadakan exit interview, hadiri dengan baik. Ini adalah kesempatan Anda untuk memberikan masukan konstruktif mengenai pengalaman Anda bekerja di perusahaan.
Image just for illustration
Mengundurkan diri dari pekerjaan adalah keputusan besar, dan melakukannya dengan cara yang benar akan memberi dampak positif bagi reputasi profesional Anda di masa depan. Surat berhenti kerja adalah alat penting dalam proses ini, jadi pastikan Anda menulisnya dengan cermat dan profesional.
Ingatlah bahwa reputasi profesional Anda adalah aset jangka panjang. Meninggalkan pekerjaan dengan baik akan membuka pintu bagi peluang di masa depan, termasuk kemungkinan bekerja kembali di perusahaan yang sama, mendapatkan referensi yang baik, atau membangun jaringan yang positif.
Semoga panduan ini membantu Anda dalam menulis surat berhenti kerja dan menjalani proses resign dengan lancar.
Ada pengalaman atau tips lain saat menulis surat berhenti kerja? Atau mungkin ada pertanyaan terkait topik ini? Yuk, share di kolom komentar di bawah!
Posting Komentar