Beranda administrasi bisnis keuangan logistik

Panduan Lengkap Surat Jalan: Contoh, Syarat, dan Cara Buatnya!

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Surat jalan itu dokumen penting banget dalam proses pengiriman barang. Ibaratnya, ini bukti sah yang nyertain barang dari titik asal sampai tujuan. Tanpa surat jalan, aktivitas kirim-mengirim barang bisa jadi ribet dan rawan masalah. Nah, buat kamu yang berkecimpung di dunia bisnis, apalagi yang ada kaitannya sama logistik atau supply chain, paham seluk beluk surat jalan itu hukumnya wajib.

Fungsinya nggak cuma sekadar kertas atau file biasa, lho. Surat jalan itu kayak identitas dari barang yang dikirim, jelasin apa isinya, dari mana, mau ke mana, dan kapan. Ini juga jadi tools penting buat verifikasi saat barang diterima. Jadi, yuk kita bedah tuntas apa itu surat jalan, kenapa krusial, dan gimana contohnya.

Ilustrasi Surat Jalan
Image just for illustration

Apa Itu Surat Jalan Sebenarnya?

Secara simpel, surat jalan itu dokumen yang dibuat oleh penjual atau pengirim barang yang disertakan bersama barang saat proses pengiriman. Dokumen ini berisi detail lengkap mengenai barang yang dikirim, identitas pengirim, dan identitas penerima. Fungsinya utama banget sebagai bukti fisik bahwa barang tersebut sedang dalam perjalanan atau sudah sampai di tujuan.

Bayangin kamu beli sesuatu online. Nah, pas barangnya datang, di paketnya suka ada kertas kecil yang isinya detail pesananmu kan? Kurang lebih begitu konsepnya surat jalan, tapi dalam skala bisnis yang lebih formal dan terstruktur. Surat jalan ini sering juga disebut Delivery Order (DO) atau Waybill dalam bahasa Inggris.

Kenapa Surat Jalan Itu Penting Banget?

Pentingnya surat jalan itu nggak cuma buat nunjukin kalo ada barang yang lagi jalan. Ada banyak fungsi krusial lainnya yang bikin surat jalan jadi dokumen yang nggak bisa disepelekan:

  1. Bukti Pengiriman yang Sah: Ini fungsi utamanya. Surat jalan jadi bukti tertulis bahwa pengirim benar-benar sudah menyerahkan barang ke pihak pengangkut (ekspedisi/kurir) atau langsung ke penerima. Kalo ada sengketa, surat jalan bisa jadi alat bukti yang kuat.
  2. Kontrol Inventori: Baik buat pengirim maupun penerima, surat jalan membantu pencocokan stok barang. Pengirim mencatat barang keluar, penerima mencatat barang masuk berdasarkan surat jalan. Ini meminimalisir error dalam perhitungan stok.
  3. Alat Verifikasi Penerimaan: Saat barang sampai, penerima bisa ngecek apakah barang yang diterima sesuai dengan yang tertera di surat jalan. Ini mencakup jenis barang, jumlah, dan kondisinya. Kalau nggak sesuai, penerima bisa kasih catatan di surat jalan sebelum tanda tangan.
  4. Dasar Pembuatan Dokumen Lain: Surat jalan jadi referensi utama buat bikin dokumen lain, misalnya invoice (tagihan) atau packing list (daftar isi kemasan). Informasi di surat jalan harus konsisten dengan dokumen-dokumen ini biar nggak ada mismatch saat penagihan atau audit.
  5. Memudahkan Pelacakan: Nomor unik di surat jalan biasanya dipakai buat melacak status pengiriman, terutama kalau pakai jasa ekspedisi. Ini memudahkan pengirim dan penerima monitor posisi barang.
  6. Persyaratan Hukum/Administrasi: Dalam beberapa kasus atau untuk jenis barang tertentu, surat jalan jadi persyaratan wajib dari pemerintah atau pihak berwenang terkait pergerakan barang. Ini penting buat kepatuhan bisnis.

Intinya, surat jalan itu jaminan keamanan dan kelancaran proses logistik. Nggak cuma soal barang sampai, tapi juga soal akuntabilitas dan transparansi dalam transaksi.

Bagian-Bagian Penting di Surat Jalan

Surat jalan yang standar biasanya punya format yang kurang lebih sama, meskipun detailnya bisa beda antar perusahaan. Tapi, ada beberapa bagian inti yang pasti ada dan fungsinya krusial:

  • Header: Bagian paling atas. Isinya identitas pengirim: Nama Perusahaan, Logo (kalau ada), Alamat Lengkap, Nomor Telepon. Di sini juga ada judul dokumen (“SURAT JALAN” atau “DELIVERY ORDER”), Nomor Surat Jalan (unik banget!), dan Tanggal Pembuatan/Pengiriman. Nomor surat jalan ini krusial buat tracking dan arsip.
  • Info Pengirim (Ship From): Detail pihak yang mengirim barang. Bisa sama kayak di header, tapi kadang bisa beda lokasi gudang atau cabang. Isinya nama kontak, alamat lengkap pengambilan barang, dan nomor telepon.
  • Info Penerima (Ship To): Detail pihak yang akan menerima barang. Ini harus lengkap dan akurat, mencakup Nama Perusahaan/Individu, Alamat Lengkap tujuan pengiriman, Nama Kontak penerima, dan Nomor Telepon yang bisa dihubungi.
  • Detail Barang: Ini inti dari surat jalan. Berupa tabel atau daftar yang isinya:
    • Nomor Urut Item
    • Kode Barang (kalau ada)
    • Nama/Deskripsi Barang
    • Jumlah (Kuantitas)
    • Satuan (Unit: Pcs, Kg, Liter, Karton, Dos, dll.)
    • Keterangan Tambahan (misalnya: Fragile, Nomor Seri, Warna, Ukuran, Kondisi barang)
  • Kolom Tanda Tangan: Bagian ini super penting sebagai bukti serah terima. Biasanya ada kolom untuk:
    • Pengirim (atau perwakilan pengirim/petugas gudang)
    • Pengemudi (Supir/Kurir)
    • Penerima (atau perwakilan penerima)
    • Kadang ada juga kolom untuk saksi atau petugas keamanan.
  • Catatan/Keterangan: Ruang kosong untuk menulis catatan penting terkait pengiriman, misalnya kondisi khusus barang, instruksi pengiriman, atau catatan saat serah terima (misal: diterima dalam kondisi dus penyok, jumlah kurang, dll.).
  • Stempel Perusahaan: Sebagai penguat legalitas, biasanya surat jalan distempel oleh pengirim dan/atau penerima.

Setiap bagian ini punya peran masing-masing dalam memastikan pengiriman berjalan lancar dan terdokumentasi dengan baik. Keakuratan pengisian setiap bagian itu kunci utama.

Bagian Penting Surat Jalan
Image just for illustration

Contoh Surat Jalan: Gambaran Umum & Prosesnya

Daripada nunjukin gambar template statis, mending kita bayangin prosesnya dan gimana contoh surat jalan itu dipake dalam skenario nyata.

Misalnya, PT. Maju Jaya Sentosa mau kirim 10 dus Mi Instan dan 5 dus Kopi Sachet ke Toko Sumber Rezeki.

  1. Pembuatan Surat Jalan: Admin PT. Maju Jaya Sentosa bikin surat jalan.

    • Header: Tertera “SURAT JALAN”, Nomor SJ/MJ/VIII/2023/001 (contoh nomor unik: SJ = Surat Jalan, MJ = Kode Perusahaan/Cabang, VIII = Bulan Agustus, 2023 = Tahun, 001 = Nomor Urut), Tanggal: 25 Agustus 2023. Ada nama PT. Maju Jaya Sentosa, alamat, telp, logo.
    • Info Pengirim: PT. Maju Jaya Sentosa, Jl. Industri No. 10, Jakarta.
    • Info Penerima: Toko Sumber Rezeki, Jl. Pasar Baru No. 5, Bandung. Kontak: Bpk. Budi, Telp: 0812-xxxx-xxxx.
    • Detail Barang:
      1. Mi Instan Rasa Ayam Bawang | 10 | Dus
      2. Kopi Sachet Mix 3in1 | 5 | Dus
        Keterangan: Barang non-fragile.
    • Kolom Tanda Tangan: Disiapkan kolom untuk Pengirim, Pengemudi, Penerima.
    • Catatan: Biasanya dikosongkan dulu, diisi kalau ada note pas pengiriman.

  2. Saat Pengambilan Barang: Supir dari PT. Maju Jaya Sentosa (atau dari ekspedisi) datang ke gudang. Petugas gudang mencocokkan barang (10 dus Mi, 5 dus Kopi) dengan surat jalan. Jika sudah sesuai, petugas gudang dan supir tanda tangan di kolom “Pengirim” dan “Pengemudi”. Surat jalan dibuat beberapa rangkap (misal: 3 rangkap). Rangkap 1 untuk arsip pengirim, rangkap 2 dibawa supir bersama barang, rangkap 3 juga dibawa supir.

  3. Saat Perjalanan: Surat jalan (rangkap 2 & 3) ada di supir sebagai bukti bahwa barang yang dibawanya sah dan punya tujuan jelas. Ini penting kalau ada pemeriksaan di jalan.

  4. Saat Barang Tiba di Tujuan: Supir menyerahkan barang ke Toko Sumber Rezeki. Bpk. Budi (Penerima) ngecek barang yang datang, jumlahnya 10 dus Mi dan 5 dus Kopi. Bpk. Budi membandingkan dengan yang tertera di surat jalan. Kalau jumlah dan jenisnya cocok, dan kondisi barang baik, Bpk. Budi tanda tangan di kolom “Penerima” pada surat jalan rangkap 2 & 3. Bpk. Budi menyimpan satu rangkap (misal rangkap 3) sebagai bukti terima.

  5. Penyelesaian Pengiriman: Supir membawa surat jalan rangkap 2 yang sudah lengkap tanda tangan dari pengirim, pengemudi, dan penerima kembali ke PT. Maju Jaya Sentosa. Surat jalan ini kemudian diserahkan ke bagian administrasi/penagihan sebagai bukti sukses pengiriman. Bukti inilah yang nanti dipakai buat bikin atau verifikasi invoice ke Toko Sumber Rezeki.

Dari skenario ini, kelihatan kan gimana surat jalan itu jadi “saksi bisu” dari awal sampai akhir proses pengiriman? Setiap tanda tangan di tiap tahapan itu mengikat tanggung jawab.

Contoh Struktur Teks Surat Jalan (Versi Simpel)

Ini gambaran struktur teksnya, bukan visual tabel ya.

[HEADER]
SURAT JALAN / DELIVERY ORDER
Nomor: SJ/XYZ/08/2023/123
Tanggal: 25 Agustus 2023

[INFO PENGIRIM]
Nama Perusahaan: PT. ANUGERAH JAYA
Alamat: Jl. Merdeka No. 45, Jakarta Pusat
Telp: (021) 12345678

[INFO PENERIMA]
Nama: Bpk. Santoso (Toko Jaya Abadi)
Alamat: Jl. Raya Utama No. 88, Bogor
Telp: 0812-xxxxxxxx

[DETAIL BARANG]
No. | Kode | Nama Barang        | Jumlah | Satuan | Keterangan
-------------------------------------------------------------------
1.  | KB001| Kertas HVS A4 70gr | 50     | Rim    |
2.  | PS010| Pulpen Hitam       | 100    | Pcs    |
3.  | BG055| Buku Tulis Sidu    | 20     | Pak    | @10 buku
-------------------------------------------------------------------
TOTAL ITEM: 3

[KETERANGAN TAMBAHAN]
Mohon diterima dengan baik. Barang non-fragile.

[KOLOM TANDA TANGAN]
Diserahkan Oleh:
(__________)
Nama Jelas:
Tgl:

Diterima Oleh:
(__________)
Nama Jelas:
Tgl:

Pengemudi:
(__________)
Nama Jelas:
Tgl:
No. Kendaraan: ________

Ini hanya contoh struktur teksnya biar kebayang bagian-bagiannya. Desain sebenarnya bisa pakai tabel, kolom, dan format lain yang lebih rapi dan profesional.

Tips Bikin Surat Jalan yang Benar dan Efisien

Bikin surat jalan itu gampang-gampang susah. Gampang kalau cuma ngisi doang, susah kalau harus teliti dan akurat. Ini beberapa tips biar proses bikin dan ngelola surat jalan jadi lebih efisien:

  1. Pastikan Data Akurat dan Lengkap: Double check nama, alamat, nomor telepon pengirim dan penerima. Cek juga detail barang: nama, kode (kalau ada), jumlah, dan satuan. Salah satu huruf atau angka bisa bikin barang nyasar.
  2. Nomor Surat Jalan Harus Unik dan Berurutan: Sistem penomoran yang konsisten itu penting buat arsip dan pelacakan. Gunakan format yang mencakup kode perusahaan, bulan, tahun, dan nomor urut yang terus bertambah.
  3. Buat Beberapa Rangkap: Minimal 3 rangkap: untuk pengirim (arsip), pengemudi (pegangan di jalan), dan penerima (bukti terima). Tergantung kebutuhan, kadang bisa 4-5 rangkap (misal: untuk departemen keuangan, gudang, dll.). Gunakan kertas karbon atau printer rangkap.
  4. Desain yang Jelas dan Mudah Dibaca: Gunakan font yang mudah dibaca dan tata letak yang rapi. Buat kolom-kolom detail barang yang cukup besar biar nggak sempit saat diisi atau dibaca.
  5. Sediakan Ruang untuk Catatan: Penting banget ada kolom buat catatan tambahan, terutama kalau ada perbedaan antara yang dikirim dan diterima, atau kondisi barang saat diterima (misal: basah, penyok).
  6. Simpan Arsip dengan Baik: Baik surat jalan fisik maupun digital, simpan dengan rapi berdasarkan nomor atau tanggal. Ini penting buat audit dan referensi di masa depan (misal: kalau ada klaim garansi atau retur).
  7. Gunakan Sistem Digital (Kalau Memungkinkan): Mengelola surat jalan pakai software atau sistem digital itu jauh lebih efisien kalau volume pengiriman sudah banyak. Meminimalkan error manual, real-time tracking, dan arsip otomatis jadi keunggulannya.

Mengikuti tips ini bisa mengurangi potensi kesalahan dan bikin operasional logistik kamu jadi lebih mulus.

Tips Membuat Surat Jalan Efisien
Image just for illustration

Kaitan Surat Jalan dengan Dokumen Bisnis Lain

Surat jalan itu bukan dokumen yang berdiri sendiri. Dia punya “teman-teman” akrab dalam proses bisnis, terutama di bagian penjualan dan logistik.

  • Invoice (Faktur): Invoice adalah dokumen penagihan. Info di invoice (item barang, jumlah) harus cocok dengan surat jalan. Surat jalan seringkali jadi dasar atau bukti pendukung saat menerbitkan invoice, menunjukkan bahwa barang yang ditagih sudah benar-benar dikirim.
  • Packing List: Packing list berisi detail isi dari setiap kemasan atau dus. Misalnya, dalam satu dus Mi Instan di surat jalan, packing list akan merinci ada berapa bungkus di dalamnya. Packing list membantu penerima ngecek isi kemasan secara detail, sementara surat jalan ngecek jumlah dus/kemasan luarnya.
  • Purchase Order (PO): PO adalah pesanan pembelian dari pelanggan. Surat jalan dibuat berdasarkan PO yang diterima. Jadi, barang dan jumlah di surat jalan harus sesuai dengan yang dipesan di PO.

Memastikan konsistensi data antara surat jalan, invoice, packing list, dan PO itu kritikal buat menghindari sengketa, memudahkan rekonsiliasi pembayaran, dan menjaga akurasi stok.

Aspek Hukum Surat Jalan

Meskipun seringkali terlihat sederhana, surat jalan punya kedudukan hukum lho. Sebagai bukti pengiriman dan penerimaan, surat jalan bisa dipakai di pengadilan atau proses hukum lain kalau terjadi perselisihan terkait pengiriman barang.

Misalnya, kalau penerima bilang barang nggak sampai, sementara pengirim punya surat jalan yang sudah ditandatangani oleh penerima, surat jalan itu jadi bukti kuat bahwa barang sudah diterima. Atau sebaliknya, kalau barang diterima dalam kondisi rusak dan penerima mencatatkannya di surat jalan, catatan itu bisa jadi bukti saat mengajukan klaim.

Jadi, jangan anggap remeh proses tanda tangan dan pengisian catatan di surat jalan ya! Itu adalah pengakuan resmi dari pihak-pihak yang terlibat.

Evolusi Surat Jalan: Dari Kertas Karbon ke Digital

Dulu, surat jalan itu identik banget sama kertas karbon yang tembus ke beberapa lapis kertas di bawahnya. Ribet sih kalau ada salah, harus ngulang dari awal atau dicoret-coret.

Sekarang? Surat jalan digital atau e-Surat Jalan makin populer. Banyak perusahaan logistik atau software ERP yang menyediakan fitur ini. Keuntungannya banyak:
* Lebih Cepat: Pembuatan dan pengiriman surat jalan bisa instan.
* Lebih Akurat: Meminimalkan error penulisan manual. Data bisa ditarik langsung dari sistem pemesanan.
* Real-time Tracking: Status pengiriman dan lokasi barang bisa dipantau secara real-time. Tanda tangan penerima bisa berupa tanda tangan digital atau bahkan foto bukti terima.
* Arsip Otomatis: Dokumen tersimpan aman di cloud, mudah dicari kapan saja.
* Lebih Ramah Lingkungan: Mengurangi penggunaan kertas.

Meskipun surat jalan fisik masih banyak dipakai, terutama oleh bisnis skala kecil atau di daerah yang akses internetnya kurang stabil, tren digitalisasi logistik termasuk surat jalan ini nggak bisa dihindari. Ini bukti bahwa dokumen tradisional pun bisa beradaptasi dengan kemajuan teknologi.

Surat Jalan Digital
Image just for illustration

Kesalahan Umum Saat Menggunakan Surat Jalan

Meskipun terlihat sederhana, ada beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dan bisa menimbulkan masalah:

  • Data Tidak Lengkap atau Salah: Ini yang paling sering. Alamat kurang lengkap, nomor telepon salah, nama penerima keliru. Akibatnya? Barang bisa telat sampai, nyasar, atau bahkan hilang.
  • Tidak Minta Tanda Tangan: Surat jalan tanpa tanda tangan itu nggak punya kekuatan bukti yang kuat. Pastikan semua pihak yang seharusnya tanda tangan sudah membubuhkan tanda tangannya.
  • Tidak Mencatat Kondisi Barang: Kalau barang diterima dalam kondisi yang tidak sesuai (rusak, kurang), tapi penerima nggak mencatatkannya di surat jalan, akan sulit mengajukan klaim. Gunakan kolom catatan!
  • Nomor Surat Jalan Ganda/Tidak Berurutan: Ini bikin bingung saat arsip dan audit. Penting punya sistem penomoran yang nggak mungkin kembar.
  • Tidak Menyimpan Arsip: Surat jalan yang sudah selesai prosesnya harus diarsipkan. Jangan sampai hilang! Arsip ini penting untuk referensi, audit, dan bukti hukum kalau dibutuhkan nanti.
  • Tidak Mencocokkan dengan Dokumen Lain: Info di surat jalan harus konsisten dengan PO, invoice, atau packing list. Beda data bisa bikin proses akuntansi dan rekonsiliasi jadi rumit.

Menghindari kesalahan-kesalahan ini akan meningkatkan efisiensi operasional dan meminimalkan risiko kerugian atau sengketa.

Mengapa Bisnis Anda Mungkin Butuh Sistem Pengelolaan Surat Jalan

Kalau bisnis kamu sudah mulai berkembang, volume pengiriman makin banyak, dan mengelola surat jalan secara manual (pakai buku atau template Word/Excel biasa) mulai terasa overwhelm, itu tandanya kamu butuh solusi yang lebih canggih.

Sistem pengelolaan surat jalan, baik itu modul dari software ERP, aplikasi logistik khusus, atau platform cloud, bisa sangat membantu:
* Automatisasi: Bikin surat jalan jadi lebih cepat karena data bisa ditarik otomatis dari data pesanan atau inventori.
* Integrasi: Terhubung dengan modul lain seperti inventori, penjualan, dan akuntansi, memastikan data konsisten di semua departemen.
* Tracking: Memungkinkan pelacakan pengiriman secara real-time.
* Pelaporan: Bisa bikin laporan terkait pengiriman, performa supir, atau efisiensi rute.
* Arsip Digital: Semua dokumen tersimpan rapi dan mudah dicari.

Investasi di sistem seperti ini bisa meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya operasional (karena lebih efisien dan mengurangi kesalahan), dan meningkatkan kepuasan pelanggan (karena pengiriman lebih lancar dan terpantau).

Penutup

Surat jalan itu bukan cuma kertas, dia adalah jembatan penting dalam proses pengiriman barang. Memahami fungsinya, bagian-bagiannya, dan cara menggunakannya dengan benar itu kunci buat bisnis apapun yang melibatkan pergerakan fisik barang. Dari skala kecil sampai besar, surat jalan yang tertata rapi akan menjamin kelancaran operasional logistikmu.

Sekarang kamu sudah tahu kan, contoh surat jalan itu isinya apa aja dan sepenting apa dokumen ini? Jangan anggap remeh lagi ya!

Punya pengalaman seru atau bahkan horror terkait surat jalan? Atau mungkin punya tips tambahan soal ngelola surat jalan? Yuk, sharing di kolom komentar di bawah!

Posting Komentar