Panduan Lengkap Membuat Surat: Contoh Terlampir & Template Siap Pakai!
Dalam dunia surat-menyurat, baik itu urusan formal maupun semi-formal, seringkali kita perlu menyertakan dokumen tambahan untuk mendukung informasi yang disampaikan dalam surat utama. Nah, dokumen tambahan inilah yang disebut sebagai lampiran surat. Pernahkah kamu menerima surat dan melihat tulisan “Lampiran: …”? Atau mungkin kamu sendiri pernah membuat surat dan bingung bagaimana cara mencantumkan lampiran dengan benar? Artikel ini akan membahas tuntas tentang contoh surat terlampir, mulai dari pengertian, fungsi, hingga cara membuatnya dengan baik dan benar. Yuk, simak sampai selesai!
Apa Itu Lampiran Surat?¶
Secara sederhana, lampiran surat adalah dokumen atau berkas tambahan yang disertakan bersama surat utama. Dokumen ini berfungsi untuk memberikan informasi lebih detail, bukti pendukung, atau materi pelengkap yang relevan dengan isi surat utama. Bayangkan surat utama sebagai inti pesan yang ingin disampaikan, sedangkan lampiran adalah detail atau penjelasan tambahan agar pesan tersebut lebih jelas dan lengkap.
Image just for illustration
Lampiran bisa berupa berbagai jenis dokumen, mulai dari fotokopi identitas, laporan keuangan, proposal proyek, gambar, hingga dokumen-dokumen penting lainnya. Intinya, lampiran selalu memiliki keterkaitan erat dengan isi surat utama dan bertujuan untuk memperkuat atau melengkapi informasi yang disampaikan.
Mengapa Lampiran Surat Penting?¶
Penyertaan lampiran dalam surat bukan hanya sekadar formalitas, lho! Ada beberapa alasan penting mengapa lampiran surat sangat diperlukan dalam berbagai situasi:
-
Memberikan Informasi Lebih Detail: Terkadang, surat utama saja tidak cukup untuk menyampaikan semua informasi yang dibutuhkan. Lampiran memungkinkan kamu untuk memberikan detail yang lebih mendalam tanpa membuat surat utama menjadi terlalu panjang dan bertele-tele. Misalnya, dalam surat lamaran kerja, surat utama berisi ringkasan kualifikasi dan minat, sementara Curriculum Vitae (CV) yang dilampirkan memberikan detail lengkap tentang riwayat pendidikan dan pengalaman kerja.
-
Menyediakan Bukti Pendukung: Dalam beberapa kasus, surat memerlukan bukti atau dokumen pendukung untuk memperkuat klaim atau pernyataan yang disampaikan. Contohnya, saat mengajukan klaim asuransi, kamu perlu melampirkan dokumen-dokumen seperti fotokopi polis asuransi, bukti pembayaran premi, dan laporan kejadian sebagai bukti pendukung klaim.
-
Memperjelas Maksud Surat: Lampiran dapat membantu memperjelas maksud surat utama dengan memberikan konteks atau ilustrasi tambahan. Misalnya, dalam surat penawaran produk, kamu bisa melampirkan brosur produk atau daftar harga untuk memberikan gambaran yang lebih jelas kepada penerima surat tentang produk yang ditawarkan.
-
Memudahkan Penerima Surat: Dengan adanya lampiran, penerima surat akan lebih mudah memahami isi surat secara keseluruhan karena semua informasi yang relevan telah disajikan secara lengkap dan terstruktur. Penerima tidak perlu mencari informasi tambahan di tempat lain karena semuanya sudah terangkum dalam surat dan lampirannya.
-
Sebagai Arsip dan Dokumentasi: Surat dan lampirannya menjadi dokumen penting yang dapat diarsipkan dan digunakan sebagai bukti atau referensi di kemudian hari. Terutama dalam urusan bisnis atau administrasi, dokumentasi yang lengkap dan terstruktur sangat penting untuk keperluan audit, pelaporan, atau penelusuran informasi.
Jenis-Jenis Dokumen yang Sering Dilampirkan¶
Jenis dokumen yang dilampirkan dalam surat sangat beragam, tergantung pada tujuan dan isi surat utama. Berikut beberapa contoh jenis dokumen yang umum dilampirkan:
- Dokumen Identitas: Fotokopi KTP, SIM, paspor, atau kartu identitas lainnya. Biasanya dilampirkan dalam surat lamaran kerja, pengajuan permohonan, atau urusan administrasi yang memerlukan verifikasi identitas.
- Dokumen Keuangan: Laporan keuangan, slip gaji, bukti transfer, faktur, atau dokumen keuangan lainnya. Sering dilampirkan dalam surat terkait keuangan, seperti pengajuan pinjaman, klaim asuransi, atau laporan pertanggungjawaban keuangan.
- Dokumen Legal: Akta pendirian perusahaan, surat perjanjian, sertifikat, atau dokumen legal lainnya. Dilampirkan dalam surat-surat yang berhubungan dengan hukum atau perjanjian legal.
- Dokumen Teknis: Proposal proyek, laporan penelitian, gambar teknik, spesifikasi produk, atau dokumen teknis lainnya. Umum dilampirkan dalam surat terkait proyek, penelitian, atau penawaran teknis.
- Dokumen Pendukung Lainnya: Curriculum Vitae (CV), surat rekomendasi, brosur produk, daftar harga, foto, atau dokumen lain yang relevan dengan isi surat.
Image just for illustration
Cara Menyebutkan Lampiran dalam Surat¶
Penyebutan lampiran dalam surat harus dilakukan dengan jelas dan benar agar penerima surat mengetahui bahwa ada dokumen tambahan yang disertakan. Berikut beberapa cara umum untuk menyebutkan lampiran dalam surat:
1. Menulis “Lampiran:” atau “Terlampir:” di Bagian Bawah Surat¶
Cara paling umum dan sederhana adalah dengan menulis kata “Lampiran:” atau “Terlampir:” di bagian bawah surat, biasanya setelah salam penutup dan sebelum tanda tangan. Kemudian, sebutkan jumlah lampiran atau jenis dokumen yang dilampirkan.
Contoh:
Hormat saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
**Lampiran:** 1 (satu) berkas
Atau:
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
[Jabatan]
**Terlampir:** Daftar Rincian Biaya
2. Menulis “Lampiran:” atau “Terlampir:” di Bagian Atas Surat (Setelah Perihal)¶
Beberapa format surat juga menempatkan informasi lampiran di bagian atas surat, tepatnya setelah bagian Perihal atau Hal. Cara ini juga cukup umum dan memudahkan penerima surat untuk langsung mengetahui adanya lampiran sejak awal membaca surat.
Contoh:
Nomor : ...
Tanggal : ...
**Lampiran :** 2 (dua) berkas
Perihal : Undangan Rapat Koordinasi
Atau:
Nomor : .../…/…/…
Sifat : Penting
**Terlampir:** Proposal Kegiatan
Hal : Permohonan Dana Kegiatan
3. Menyebutkan Lampiran Secara Detail¶
Jika lampiran terdiri dari beberapa jenis dokumen, atau jika kamu ingin lebih spesifik, kamu bisa menyebutkan jenis dokumen yang dilampirkan secara detail setelah kata “Lampiran:” atau “Terlampir:”.
Contoh:
Hormat saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
**Lampiran:**
1. Fotokopi KTP
2. Curriculum Vitae
3. Fotokopi Ijazah Terakhir
Atau:
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
[Jabatan]
**Terlampir:**
- Laporan Keuangan Bulan Januari 2024
- Rincian Anggaran Kegiatan
4. Menggunakan Singkatan “Lamp.” atau “Terl.”¶
Dalam beberapa situasi informal atau internal, kamu mungkin bisa menggunakan singkatan “Lamp.” atau “Terl.” untuk mempersingkat penulisan lampiran. Namun, untuk surat-surat formal, sebaiknya tetap gunakan kata lengkap “Lampiran” atau “Terlampir”.
Contoh:
Hormat saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
**Lamp.** : 1 berkas
Penting untuk diperhatikan:
- Konsistensi: Pilih salah satu cara penyebutan lampiran dan gunakan secara konsisten dalam semua surat yang kamu buat.
- Kejelasan: Pastikan penyebutan lampiran jelas terbaca dan mudah dipahami oleh penerima surat.
- Kesesuaian: Sesuaikan cara penyebutan lampiran dengan format dan gaya surat yang kamu gunakan (formal atau informal).
Contoh-Contoh Surat Terlampir dalam Berbagai Situasi¶
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut beberapa contoh penggunaan lampiran dalam berbagai jenis surat:
1. Surat Lamaran Kerja¶
Dalam surat lamaran kerja, lampiran sangat penting untuk memberikan informasi lengkap tentang kualifikasi dan pengalaman pelamar. Lampiran yang umum disertakan dalam surat lamaran kerja adalah Curriculum Vitae (CV), fotokopi ijazah, transkrip nilai, dan dokumen pendukung lainnya.
Contoh Penyebutan Lampiran dalam Surat Lamaran Kerja:
Hormat saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
**Lampiran:** 1 (satu) berkas
Atau:
Hormat saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
**Terlampir:** Curriculum Vitae
Isi Surat Lamaran Kerja (Contoh Ringkas):
… (Isi surat lamaran kerja) …
Bersama surat ini, saya lampirkan Curriculum Vitae sebagai bahan pertimbangan lebih lanjut.
… (Salam penutup dan tanda tangan) …
2. Surat Penawaran Harga¶
Dalam surat penawaran harga, lampiran seringkali digunakan untuk memberikan rincian harga, spesifikasi produk, atau brosur produk. Lampiran ini membantu calon pembeli untuk mendapatkan informasi yang lengkap dan membuat keputusan pembelian.
Contoh Penyebutan Lampiran dalam Surat Penawaran Harga:
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
[Jabatan]
**Lampiran:** 1 (satu) berkas
Atau:
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
[Jabatan]
**Terlampir:** Daftar Harga Produk
Isi Surat Penawaran Harga (Contoh Ringkas):
… (Isi surat penawaran harga) …
Untuk informasi lebih detail mengenai produk dan harga, terlampir daftar harga terbaru kami.
… (Salam penutup dan tanda tangan) …
3. Surat Permohonan Dana¶
Saat mengajukan permohonan dana untuk suatu kegiatan atau proyek, lampiran sangat penting untuk memberikan rincian proposal kegiatan, anggaran dana, dan dokumen pendukung lainnya. Lampiran ini membantu pihak pemberi dana untuk memahami tujuan, rencana, dan kebutuhan dana kegiatan tersebut.
Contoh Penyebutan Lampiran dalam Surat Permohonan Dana:
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
[Jabatan]
**Lampiran:** 1 (satu) berkas
Atau:
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
[Jabatan]
**Terlampir:** Proposal Kegiatan dan RAB
Isi Surat Permohonan Dana (Contoh Ringkas):
… (Isi surat permohonan dana) …
Sebagai bahan pertimbangan, bersama surat ini kami lampirkan proposal kegiatan dan Rencana Anggaran Biaya (RAB).
… (Salam penutup dan tanda tangan) …
4. Surat Pemberitahuan¶
Dalam surat pemberitahuan, lampiran bisa digunakan untuk memberikan informasi tambahan yang perlu diketahui oleh penerima surat. Misalnya, dalam surat pemberitahuan perubahan jadwal kegiatan, lampiran bisa berisi jadwal kegiatan yang baru.
Contoh Penyebutan Lampiran dalam Surat Pemberitahuan:
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
[Jabatan]
**Lampiran:** 1 (satu) berkas
Atau:
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
[Jabatan]
**Terlampir:** Jadwal Kegiatan Terbaru
Isi Surat Pemberitahuan (Contoh Ringkas):
… (Isi surat pemberitahuan perubahan jadwal kegiatan) …
Bersama surat ini, kami lampirkan jadwal kegiatan terbaru untuk dapat diperhatikan.
… (Salam penutup dan tanda tangan) …
Tips Membuat Lampiran Surat yang Baik¶
Agar lampiran surat berfungsi efektif dan memberikan kesan profesional, perhatikan beberapa tips berikut:
-
Pastikan Lampiran Relevan: Lampiran yang disertakan harus benar-benar relevan dengan isi surat utama. Jangan melampirkan dokumen yang tidak ada hubungannya dengan pesan yang ingin disampaikan.
-
Sebutkan Lampiran dengan Jelas: Sebutkan lampiran secara jelas dan mudah dipahami, baik di bagian atas maupun bawah surat. Jika ada beberapa lampiran, sebutkan jumlahnya atau jenis dokumennya secara spesifik.
-
Urutkan Lampiran dengan Logis: Jika ada lebih dari satu lampiran, urutkan lampiran secara logis atau sesuai dengan urutan penyebutan dalam surat utama.
-
Gunakan Format File yang Umum (untuk Lampiran Digital): Jika mengirim surat secara digital, gunakan format file yang umum dan mudah dibuka oleh penerima surat, seperti PDF, DOC, atau JPG. Hindari format file yang jarang digunakan atau memerlukan software khusus.
-
Beri Nama File Lampiran yang Jelas (untuk Lampiran Digital): Beri nama file lampiran yang jelas dan informatif agar penerima surat mudah mengidentifikasi isi file tersebut. Contoh: “CV_Nama_Anda.pdf”, “Proposal_Proyek_A.docx”, “Daftar_Harga_Terbaru.xlsx”.
-
Periksa Kembali Sebelum Mengirim: Sebelum mengirim surat, pastikan kamu sudah menyertakan semua lampiran yang disebutkan. Jangan sampai lupa melampirkan dokumen penting yang seharusnya disertakan!
Image just for illustration
Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari dalam Lampiran Surat¶
Beberapa kesalahan umum yang sering terjadi terkait lampiran surat dan perlu kamu hindari:
- Lupa Melampirkan Lampiran: Ini adalah kesalahan paling fatal! Sudah disebutkan ada lampiran, tapi ternyata lupa tidak dilampirkan. Pastikan selalu periksa kembali sebelum mengirim surat.
- Penyebutan Lampiran Tidak Jelas: Penyebutan lampiran yang tidak jelas atau ambigu bisa membuat penerima surat bingung atau tidak menyadari adanya lampiran.
- Lampiran Tidak Relevan: Melampirkan dokumen yang tidak relevan hanya akan membuat surat menjadi tidak efektif dan membuang waktu penerima surat.
- Format File Lampiran Tidak Kompatibel (Digital): Menggunakan format file yang tidak umum atau sulit dibuka bisa menyulitkan penerima surat untuk mengakses lampiran.
- Nama File Lampiran Tidak Jelas (Digital): Nama file lampiran yang tidak jelas membuat penerima surat kesulitan mengidentifikasi isi file tersebut.
Kesimpulan¶
Lampiran surat adalah bagian penting dalam surat-menyurat yang berfungsi untuk memberikan informasi tambahan, bukti pendukung, atau materi pelengkap. Dengan memahami cara membuat dan menyebutkan lampiran surat yang baik dan benar, kamu dapat membuat surat yang lebih informatif, efektif, dan profesional. Ingatlah untuk selalu memastikan lampiran relevan, disebutkan dengan jelas, dan diperiksa kembali sebelum dikirim.
Semoga artikel ini bermanfaat dan menambah pemahamanmu tentang contoh surat terlampir! Jika kamu punya pertanyaan atau pengalaman menarik terkait lampiran surat, jangan ragu untuk berbagi di kolom komentar, ya!
Posting Komentar