Panduan Lengkap Surat Undangan Wisuda: Contoh, Tips, dan Template!

Table of Contents

Wisuda adalah momen yang sangat dinantikan oleh setiap mahasiswa. Setelah berjuang keras menyelesaikan studi, wisuda menjadi puncak dari perjalanan akademik. Untuk merayakan momen spesial ini, tentu saja kita ingin berbagi kebahagiaan dengan orang-orang terdekat. Salah satu cara untuk mengundang mereka adalah dengan mengirimkan surat undangan wisuda. Tapi, bagaimana sih cara membuat surat undangan wisuda yang baik dan benar? Artikel ini akan membahas tuntas tentang surat undangan wisuda, mulai dari pengertian, bagian-bagian penting, tips membuatnya, hingga contoh-contoh yang bisa kamu jadikan inspirasi.

Apa itu Surat Undangan Wisuda?¶

Surat undangan wisuda adalah surat resmi yang dibuat oleh pihak universitas atau institusi pendidikan untuk mengundang para orang tua, keluarga, kerabat, atau teman mahasiswa/i yang akan diwisuda. Surat ini berfungsi sebagai pemberitahuan resmi mengenai pelaksanaan acara wisuda dan sekaligus sebagai ajakan untuk menghadiri acara tersebut. Pentingnya surat undangan wisuda terletak pada sifatnya yang formal dan resmi, menunjukkan keseriusan acara wisuda dan memberikan informasi detail kepada para tamu undangan.

Image just for illustration

Berbeda dengan undangan acara lain seperti undangan ulang tahun atau pernikahan yang cenderung lebih personal dan fleksibel, surat undangan wisuda memiliki format yang lebih baku dan informasi yang lebih terstruktur. Hal ini karena wisuda merupakan acara formal yang melibatkan institusi pendidikan dan memiliki rangkaian acara yang cukup panjang. Oleh karena itu, surat undangan wisuda harus dibuat dengan cermat dan informatif agar para tamu undangan dapat memahami detail acara dan mempersiapkan kehadirannya dengan baik.

Bagian-Bagian Penting dalam Surat Undangan Wisuda¶

Sebuah surat undangan wisuda yang baik dan profesional harus memuat beberapa bagian penting. Bagian-bagian ini berfungsi untuk memberikan informasi lengkap dan jelas kepada para tamu undangan. Berikut adalah bagian-bagian penting yang umumnya ada dalam surat undangan wisuda:

Kop Surat (Logo Institusi)¶

Kop surat merupakan identitas resmi dari institusi pendidikan yang menyelenggarakan wisuda. Bagian ini biasanya terletak di bagian paling atas surat dan berisi logo universitas atau institusi, nama lengkap institusi, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Kop surat ini penting untuk menunjukkan keabsahan surat undangan dan memberikan informasi kontak yang jelas jika ada pertanyaan lebih lanjut dari tamu undangan.

Image just for illustration

Keberadaan logo institusi juga menambah kesan formal dan profesional pada surat undangan. Selain itu, kop surat juga memudahkan penerima undangan untuk mengidentifikasi dari mana surat tersebut berasal. Pastikan kop surat tercetak dengan jelas dan rapi agar terlihat profesional dan mudah dibaca.

Tanggal dan Tempat Penulisan Surat¶

Bagian ini berisi informasi mengenai kapan dan di mana surat undangan tersebut dibuat. Tanggal penulisan surat biasanya diletakkan di bagian kanan atas atau kiri atas surat, di bawah kop surat. Tempat penulisan surat biasanya adalah kota tempat institusi pendidikan berada. Informasi ini penting untuk keperluan administrasi dan arsip surat.

Image just for illustration

Meskipun terlihat sederhana, tanggal dan tempat penulisan surat merupakan bagian standar dalam surat resmi. Informasi ini membantu dalam pengarsipan dan pelacakan surat jika diperlukan di kemudian hari. Biasanya format tanggal yang digunakan adalah format formal, misalnya “Jakarta, 26 Oktober 2023”.

Nomor Surat dan Lampiran¶

Nomor surat dan lampiran juga merupakan bagian penting dalam surat undangan wisuda yang bersifat formal. Nomor surat berfungsi sebagai kode identifikasi surat untuk keperluan administrasi dan pengarsipan. Setiap surat resmi biasanya memiliki nomor urut yang unik. Lampiran digunakan jika ada dokumen tambahan yang disertakan bersama surat undangan, misalnya daftar nama wisudawan atau informasi tambahan mengenai acara wisuda. Jika tidak ada lampiran, bagian ini bisa dihilangkan atau ditulis “Lampiran: -“.

Image just for illustration

Keberadaan nomor surat memudahkan pihak institusi dalam melakukan pencatatan dan pelacakan surat. Jika ada pertanyaan atau korespondensi terkait surat undangan, nomor surat ini akan sangat membantu dalam proses identifikasi. Lampiran juga penting jika ada informasi tambahan yang perlu disampaikan kepada tamu undangan selain isi surat utama.

Perihal (Judul Surat)¶

Perihal atau judul surat merupakan inti dari surat undangan. Bagian ini secara singkat menjelaskan tujuan dari surat tersebut. Untuk surat undangan wisuda, perihal yang umum digunakan adalah “Undangan Upacara Wisuda” atau “Undangan Rapat Senat Terbuka dalam Rangka Wisuda”. Perihal ini membantu penerima surat untuk dengan cepat memahami isi surat tanpa perlu membaca keseluruhan surat.

Image just for illustration

Perihal yang jelas dan ringkas akan memudahkan penerima surat untuk memprioritaskan surat tersebut jika mereka menerima banyak surat. Perihal juga membantu dalam pengarsipan surat berdasarkan jenisnya. Pilihlah perihal yang singkat, padat, dan langsung ke poin tujuan surat.

Yth. (Penerima Undangan)¶

Bagian “Yth.” atau “Yang Terhormat” adalah salam pembuka dan ditujukan kepada penerima undangan. Biasanya diikuti dengan gelar (jika ada) dan nama lengkap penerima undangan. Jika undangan ditujukan kepada orang tua/wali mahasiswa, bisa ditulis “Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali dari [Nama Mahasiswa]”. Penulisan “Yth.” menunjukkan rasa hormat kepada penerima undangan.

Image just for illustration

Penulisan nama penerima undangan harus diperhatikan dengan cermat, pastikan tidak ada kesalahan penulisan nama atau gelar. Jika undangan ditujukan kepada banyak orang (misalnya undangan umum), bisa digunakan sapaan yang lebih umum seperti “Yth. Bapak/Ibu/Saudara/i”. Namun, untuk undangan wisuda, biasanya lebih personal dan ditujukan langsung kepada orang tua/wali atau tamu undangan spesifik.

Isi Surat (Pembukaan, Isi Acara, Penutup)¶

Isi surat merupakan bagian inti dari surat undangan wisuda. Bagian ini terbagi menjadi tiga bagian utama:

• Pembukaan: Paragraf pembuka biasanya berisi salam pembuka yang lebih panjang setelah “Yth.”, misalnya “Dengan hormat,” atau “Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” (jika institusi bernuansa Islami). Kemudian dilanjutkan dengan kalimat pembuka yang menyatakan maksud dari surat, yaitu mengundang untuk menghadiri acara wisuda. Biasanya disebutkan juga nama mahasiswa yang diwisuda dan program studi/fakultasnya.

• Isi Acara: Bagian ini berisi informasi detail mengenai acara wisuda, meliputi:

  • Hari, tanggal, dan waktu pelaksanaan wisuda: Sebutkan secara lengkap hari, tanggal, dan jam pelaksanaan acara wisuda.
  • Tempat pelaksanaan wisuda: Sebutkan nama gedung atau lokasi tempat acara wisuda akan dilaksanakan.
  • Rundown acara (opsional): Jika memungkinkan, sertakan rundown acara secara singkat, misalnya pembukaan, sambutan-sambutan, prosesi wisuda, orasi ilmiah, penutup, dan lain-lain. Rundown ini membantu tamu undangan untuk mengetahui perkiraan waktu acara dan rangkaian kegiatannya.
  • Dress code (opsional): Jika ada aturan berpakaian khusus, informasikan dress code yang diharapkan, misalnya pakaian formal, batik, atau pakaian adat.

• Penutup: Paragraf penutup berisi ucapan terima kasih atas perhatian dan kehadiran tamu undangan. Biasanya juga disertakan harapan agar tamu undangan dapat hadir dan memeriahkan acara wisuda. Diakhiri dengan salam penutup, misalnya “Hormat kami,” atau “Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” (jika menggunakan salam pembuka Islami).

Image just for illustration

Isi surat harus ditulis dengan bahasa yang formal, sopan, dan jelas. Informasi yang disampaikan harus lengkap dan akurat agar tidak menimbulkan kebingungan bagi tamu undangan. Perhatikan penggunaan tanda baca dan tata bahasa yang baik dan benar. Pastikan semua informasi penting seperti tanggal, waktu, dan tempat acara tercetak dengan jelas dan mudah dibaca.

Tanda Tangan dan Nama Jelas Panitia/Pejabat¶

Bagian terakhir dari surat undangan wisuda adalah tanda tangan dan nama jelas pihak yang bertanggung jawab atas surat tersebut. Biasanya ditandatangani oleh Ketua Panitia Wisuda atau pejabat rektorat terkait, misalnya Wakil Rektor Bidang Akademik atau Kepala Biro Administrasi Akademik. Di bawah tanda tangan, dicantumkan nama jelas dan jabatan penandatangan. Stempel institusi juga biasanya dibubuhkan di samping tanda tangan untuk memperkuat keabsahan surat.

Image just for illustration

Tanda tangan dan stempel institusi merupakan bukti resmi bahwa surat undangan tersebut dikeluarkan oleh pihak yang berwenang. Bagian ini penting untuk memastikan keabsahan surat dan memberikan kepercayaan kepada penerima undangan. Pastikan tanda tangan dan stempel tercetak dengan jelas dan tidak buram.

Contoh-Contoh Kalimat Efektif untuk Surat Undangan Wisuda¶

Berikut adalah beberapa contoh kalimat efektif yang bisa kamu gunakan dalam surat undangan wisuda:

• Kalimat Pembuka:

  • “Dengan hormat, Bersama ini kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk menghadiri Upacara Wisuda Program [Nama Program Studi] [Nama Fakultas] Universitas [Nama Universitas] Tahun Akademik [Tahun Akademik].”
  • “Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh, Puji syukur kehadirat Allah SWT, kami segenap civitas akademika Universitas [Nama Universitas] bermaksud mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk menghadiri Rapat Senat Terbuka dalam rangka Wisuda Sarjana dan Pascasarjana Universitas [Nama Universitas] Periode [Periode Wisuda].”
  • “Merupakan suatu kehormatan bagi kami apabila Bapak/Ibu/Saudara/i berkenan hadir dalam acara Upacara Wisuda ke-[Nomor Urut Wisuda] Universitas [Nama Universitas] Tahun [Tahun].”

• Kalimat Isi Acara:

  • “Acara wisuda akan dilaksanakan pada:”
    • “Hari, Tanggal : [Hari], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]”
    • “Waktu : Pukul [Jam] [Waktu] WIB”
    • “Tempat : [Nama Gedung/Lokasi], Kampus [Nama Kampus] Universitas [Nama Universitas], [Alamat Lengkap]”
  • “Upacara Wisuda akan diselenggarakan pada hari [Hari], tanggal [Tanggal] [Bulan] [Tahun], pukul [Jam] [Waktu] WIB, bertempat di [Nama Gedung/Lokasi], Kampus [Nama Kampus] Universitas [Nama Universitas].”
  • “Kami berharap kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i pada acara yang akan diselenggarakan pada:”
    • “Hari/Tanggal : [Hari], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]”
    • “Waktu : [Jam] [Waktu] - selesai”
    • “Tempat : [Nama Gedung/Lokasi]”

• Kalimat Penutup:

  • “Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i, kami mengucapkan terima kasih.”
  • “Demikian undangan ini kami sampaikan, besar harapan kami Bapak/Ibu/Saudara/i dapat hadir untuk memeriahkan acara wisuda ini. Terima kasih atas perhatiannya.”
  • “Kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i akan menjadi kebahagiaan tersendiri bagi kami dan seluruh wisudawan/wisudawati. Hormat kami,”

Pastikan kalimat-kalimat yang kamu gunakan singkat, jelas, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan kalimat yang terlalu panjang dan bertele-tele. Pilih kata-kata yang sopan dan formal sesuai dengan acara resmi seperti wisuda.

Tips Membuat Surat Undangan Wisuda yang Berkesan¶

Membuat surat undangan wisuda yang berkesan tidak hanya tentang format yang benar, tetapi juga tentang bagaimana surat tersebut dapat menyampaikan pesan dengan efektif dan meninggalkan kesan positif bagi penerima. Berikut beberapa tips yang bisa kamu terapkan:

• Desain yang Menarik dan Sesuai Tema: Meskipun surat undangan wisuda bersifat formal, bukan berarti desainnya harus kaku dan membosankan. Kamu bisa menambahkan sentuhan desain yang menarik dan sesuai dengan tema wisuda. Misalnya, menggunakan warna-warna institusi, menambahkan motif batik atau ornamen khas daerah, atau menggunakan ilustrasi yang relevan dengan dunia pendidikan. Namun, tetap perhatikan agar desain tidak terlalu ramai dan tetap menjaga kesan formal dan profesional.

Image just for illustration

• Bahasa yang Formal Namun Tetap Ramah: Gunakan bahasa Indonesia yang baku dan formal, namun tetap usahakan agar bahasa yang digunakan terasa ramah dan tidak kaku. Hindari penggunaan bahasa gaul atau singkatan yang tidak umum. Pilih kata-kata yang sopan dan santun dalam menyampaikan undangan. Tujuannya adalah agar surat undangan terasa profesional namun tetap hangat dan mengundang.

• Informasi yang Lengkap dan Jelas: Pastikan semua informasi penting mengenai acara wisuda tercantum lengkap dan jelas dalam surat undangan. Informasi seperti tanggal, waktu, tempat, rundown acara (jika ada), dan dress code (jika ada) harus disampaikan dengan detail dan mudah dibaca. Informasi yang lengkap akan membantu tamu undangan untuk mempersiapkan kehadiran mereka dengan baik dan menghindari kebingungan.

• Penyampaian yang Tepat Waktu: Kirimkan surat undangan wisuda jauh hari sebelum acara dilaksanakan. Hal ini memberikan waktu yang cukup bagi tamu undangan untuk menerima undangan, membaca isinya, dan mempersiapkan kehadiran mereka. Pengiriman undangan yang terlalu mepet dapat menyebabkan tamu undangan tidak dapat hadir karena sudah memiliki agenda lain atau tidak sempat mempersiapkan diri.

• Proofreading dan Pengecekan Ulang: Sebelum surat undangan dicetak dan dikirimkan, lakukan proofreading dan pengecekan ulang dengan cermat. Periksa kembali semua informasi yang tercantum, pastikan tidak ada kesalahan penulisan nama, tanggal, waktu, tempat, atau informasi penting lainnya. Kesalahan kecil dalam surat undangan dapat mengurangi kesan profesional dan menimbulkan kebingungan. Mintalah bantuan orang lain untuk membaca ulang surat undangan sebelum finalisasi.

Etika Mengirim dan Menerima Surat Undangan Wisuda¶

Selain membuat surat undangan yang baik, penting juga untuk memperhatikan etika dalam mengirim dan menerima surat undangan wisuda. Etika ini mencerminkan rasa hormat dan sopan santun dalam berinteraksi.

• Cara Mengirim Undangan yang Baik (Fisik vs. Digital): Surat undangan wisuda umumnya dikirimkan dalam bentuk fisik (cetak) karena sifatnya yang formal. Namun, di era digital ini, pengiriman undangan digital (email atau pesan singkat) juga semakin umum, terutama untuk undangan internal atau undangan kepada pihak-pihak yang lebih fleksibel. Jika mengirim undangan fisik, pastikan undangan dicetak dengan kualitas baik dan dikirimkan melalui pos atau jasa pengiriman yang terpercaya. Jika mengirim undangan digital, pastikan email atau pesan singkat dikirimkan dengan sopan dan profesional, serta menyertakan semua informasi penting dalam format yang mudah dibaca.

Image just for illustration

• Konfirmasi Kehadiran (RSVP): Dalam beberapa surat undangan wisuda, biasanya disertakan permintaan untuk konfirmasi kehadiran (RSVP - Répondez S’il Vous Plaît). Jika ada permintaan RSVP, segera berikan konfirmasi kehadiran atau ketidakhadiran sesuai dengan batas waktu yang ditentukan. Konfirmasi kehadiran ini penting bagi pihak penyelenggara untuk memperkirakan jumlah tamu undangan dan mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik.

• Ucapan Selamat dan Apresiasi: Sebagai penerima undangan, tunjukkan apresiasi dengan memberikan ucapan selamat kepada wisudawan/wisudawati dan pihak institusi atas pencapaian mereka. Jika hadir dalam acara wisuda, berikan ucapan selamat secara langsung. Jika tidak dapat hadir, sampaikan ucapan selamat melalui pesan singkat, telepon, atau kartu ucapan. Ucapan selamat dan apresiasi ini menunjukkan rasa senang dan dukungan atas keberhasilan mereka.

Fakta Menarik Seputar Wisuda dan Undangan¶

Wisuda bukan hanya sekadar acara seremonial, tetapi juga memiliki sejarah dan tradisi yang panjang. Berikut beberapa fakta menarik seputar wisuda dan undangan:

• Sejarah Tradisi Wisuda: Tradisi wisuda berakar dari abad ke-12 di universitas-universitas Eropa. Awalnya, wisuda merupakan upacara pelantikan seorang sarjana yang berhak untuk mengajar di universitas. Simbol-simbol wisuda seperti toga dan topi toga juga memiliki makna historis yang dalam. Toga melambangkan kebijaksanaan dan keilmuan, sedangkan topi toga melambangkan kebebasan akademik.

Image just for illustration

• Evolusi Undangan Wisuda dari Masa ke Masa: Dulu, undangan wisuda mungkin hanya berupa tulisan tangan sederhana atau cetakan hitam putih dengan desain yang minimalis. Namun, seiring perkembangan teknologi dan desain grafis, undangan wisuda kini semakin beragam dan kreatif. Mulai dari desain yang elegan dan mewah, hingga desain yang modern dan minimalis, pilihan desain undangan wisuda semakin banyak. Undangan digital juga semakin populer sebagai alternatif yang praktis dan ramah lingkungan.

• Statistik Terkait Jumlah Undangan Wisuda yang Dicetak Setiap Tahun: Setiap tahunnya, jutaan surat undangan wisuda dicetak di seluruh dunia. Jumlah ini terus meningkat seiring dengan bertambahnya jumlah lulusan perguruan tinggi. Industri percetakan undangan wisuda merupakan pasar yang besar dan terus berkembang. Banyak perusahaan percetakan yang menawarkan jasa desain dan cetak undangan wisuda dengan berbagai pilihan desain, bahan, dan harga.

Template dan Contoh Surat Undangan Wisuda yang Bisa Kamu Gunakan¶

Untuk memudahkan kamu dalam membuat surat undangan wisuda, berikut adalah template sederhana dan contoh surat undangan wisuda yang bisa kamu gunakan sebagai referensi:

Template Sederhana:

[KOP SURAT INSTITUSI]

[Tempat, Tanggal Penulisan Surat]
Nomor   : [Nomor Surat]
Lampiran : [Lampiran, jika ada]
Perihal  : Undangan Upacara Wisuda

Yth. Bapak/Ibu/Saudara/i [Nama Penerima Undangan]
di [Tempat Tinggal Penerima Undangan]

Dengan hormat,

Bersama ini kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk menghadiri Upacara Wisuda Program Studi [Nama Program Studi] Fakultas [Nama Fakultas] Universitas [Nama Universitas] Tahun Akademik [Tahun Akademik].

Acara wisuda akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : [Hari], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]
Waktu        : Pukul [Jam] [Waktu] WIB
Tempat       : [Nama Gedung/Lokasi], Kampus [Nama Kampus] Universitas [Nama Universitas], [Alamat Lengkap]

Kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i merupakan suatu kehormatan dan akan memeriahkan acara wisuda ini.

Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas Penandatangan]
[Jabatan Penandatangan]
[Stempel Institusi]

Contoh Surat Undangan Wisuda:

[KOP SURAT UNIVERSITAS MAJU JAYA]
UNIVERSITAS MAJU JAYA
Jl. Pahlawan No. 10, Surabaya, Jawa Timur
Telp. (031) 1234567, Email: info@umj.ac.id

Surabaya, 26 Oktober 2023
Nomor   : 123/UNMAJU/WD/X/2023
Lampiran : -
Perihal  : Undangan Upacara Wisuda Sarjana dan Pascasarjana

Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali dari [Nama Mahasiswa]
di Surabaya

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Puji syukur kehadirat Allah SWT, kami segenap civitas akademika Universitas Maju Jaya bermaksud mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri Rapat Senat Terbuka dalam rangka Wisuda Sarjana dan Pascasarjana Universitas Maju Jaya Periode Oktober 2023.

Acara wisuda akan diselenggarakan pada:
Hari, Tanggal : Sabtu, 11 November 2023
Waktu        : Pukul 08.00 - 12.00 WIB
Tempat       : Gedung Serbaguna Universitas Maju Jaya, Kampus Utama UMJ, Jl. Kemerdekaan No. 5, Surabaya

Rundown Acara (Orientatif):
08.00 - 08.30 WIB : Pembukaan dan Sambutan Rektor
08.30 - 10.30 WIB : Prosesi Wisuda Sarjana dan Pascasarjana
10.30 - 11.30 WIB : Orasi Ilmiah
11.30 - 12.00 WIB : Penutup dan Foto Bersama

Dress Code : Pakaian Formal (Batik/Jas)

Besar harapan kami atas kehadiran Bapak/Ibu pada acara yang berbahagia ini.  Kehadiran Bapak/Ibu akan menjadi kebanggaan dan motivasi bagi putra/putri Bapak/Ibu serta seluruh civitas akademika Universitas Maju Jaya.

Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Hormat kami,
[Tanda Tangan]
Prof. Dr. Ahmad Wijaya, M.Si.
Wakil Rektor Bidang Akademik
[Stempel Universitas Maju Jaya]

Kamu bisa mengganti informasi dalam template dan contoh di atas sesuai dengan kebutuhan dan informasi wisuda di institusi pendidikanmu. Pastikan semua informasi yang kamu cantumkan sudah benar dan akurat.

Penutup: Mari Rayakan Momen Wisuda dengan Undangan yang Sempurna!¶

Surat undangan wisuda adalah representasi formal dari momen bersejarah bagi para wisudawan dan institusi pendidikan. Dengan membuat surat undangan yang baik, informatif, dan berkesan, kita tidak hanya mengundang tamu untuk hadir, tetapi juga turut memeriahkan dan menghargai pencapaian para wisudawan. Semoga panduan dan contoh surat undangan wisuda ini dapat bermanfaat dan membantumu dalam mempersiapkan acara wisuda yang tak terlupakan.

Bagaimana pendapatmu tentang artikel ini? Apakah ada tips atau informasi lain yang ingin kamu tambahkan terkait surat undangan wisuda? Jangan ragu untuk berbagi di kolom komentar di bawah ini!