Panduan Lengkap Menulis Surat Lamaran Kerja di Kertas Folio: Dijamin Dilirik HRD!

Table of Contents

Menulis surat lamaran kerja, sebuah tahapan penting dalam mencari pekerjaan impian. Dulu, kertas folio menjadi andalan. Tapi, di era serba digital ini, apakah menulis surat lamaran kerja di kertas folio masih relevan? Yuk, kita bahas tuntas!

Mengenal Kertas Folio Lebih Dekat¶

Kertas folio, atau yang sering disebut juga kertas F4, adalah jenis kertas yang cukup populer di Indonesia. Ukurannya sedikit lebih panjang daripada kertas A4 yang lebih umum digunakan di perkantoran modern. Secara spesifik, ukuran kertas folio adalah 21.5 cm x 33 cm. Kertas ini sering dipilih karena ukurannya yang pas untuk dokumen-dokumen panjang namun tetap praktis untuk disimpan. Dulu, kertas folio sangat mudah ditemukan dan harganya pun relatif terjangkau, menjadikannya pilihan utama untuk berbagai keperluan administrasi, termasuk surat lamaran kerja.

Image just for illustration

Perbedaan Kertas Folio dan Kertas Lainnya¶

Mungkin kamu bertanya-tanya, apa sih bedanya kertas folio dengan kertas lain seperti A4 atau kuarto? Perbedaan utama terletak pada ukurannya. Kertas A4 memiliki ukuran 21 cm x 29.7 cm, lebih pendek dan sedikit lebih lebar dari folio. Sementara itu, kertas kuarto (atau letter) berukuran 21.59 cm x 27.94 cm, lebih pendek dan sedikit lebih lebar dari A4. Perbedaan ukuran ini mungkin terlihat kecil, tapi cukup signifikan dalam hal tata letak dan tampilan dokumen. Dulu, kertas folio dianggap lebih formal dan resmi dibandingkan kertas lain, terutama untuk urusan surat-menyurat penting.

Secara kualitas, kertas folio biasanya tersedia dalam berbagai gramatur (ketebalan). Gramatur yang umum digunakan adalah 70gsm dan 80gsm. Semakin tinggi gramatur, semakin tebal dan kokoh kertasnya. Untuk surat lamaran kerja, sebaiknya gunakan kertas folio dengan gramatur minimal 70gsm agar terlihat lebih profesional dan tidak mudah lecek. Pilihan warna kertas folio juga beragam, mulai dari putih polos, putih sedikit kekuningan, hingga warna-warna pastel. Untuk surat lamaran kerja, warna putih polos adalah pilihan yang paling aman dan profesional.

Relevansi Kertas Folio di Era Digital¶

Di era digital ini, sebagian besar komunikasi bisnis dan administrasi sudah beralih ke format digital. Surat lamaran kerja pun tak terkecuali. Banyak perusahaan kini menerima lamaran kerja secara online melalui email atau platform khusus. Namun, bukan berarti kertas folio sudah sepenuhnya ditinggalkan. Ada beberapa situasi di mana penggunaan kertas folio untuk surat lamaran kerja masih relevan, bahkan dianjurkan.

Kapan Kertas Folio Masih Relevan?¶

Pertama, jika perusahaan secara spesifik meminta surat lamaran kerja dikirimkan melalui pos atau diantar langsung dalam bentuk fisik. Biasanya, hal ini terjadi pada perusahaan-perusahaan yang masih menjunjung tinggi tradisi atau untuk posisi-posisi tertentu yang membutuhkan kesan formalitas lebih. Kedua, untuk melamar pekerjaan di instansi pemerintahan atau BUMN. Instansi-instansi ini seringkali masih menggunakan sistem administrasi manual dan mengharuskan dokumen lamaran kerja dikirimkan dalam bentuk cetak. Ketiga, jika kamu ingin memberikan kesan yang berbeda dan lebih personal kepada perekrut. Surat lamaran kerja yang ditulis tangan di kertas folio (tentunya dengan tulisan yang rapi dan terbaca) bisa memberikan sentuhan personal dan menunjukkan kesungguhanmu.

Image just for illustration

Namun, penting untuk diingat bahwa mayoritas perusahaan saat ini lebih memilih lamaran kerja dalam format digital. Mengirimkan surat lamaran kerja fisik tanpa diminta bisa dianggap kurang efisien dan kurang up-to-date. Oleh karena itu, selalu perhatikan instruksi pada lowongan pekerjaan. Jika tidak ada instruksi khusus, mengirimkan lamaran kerja melalui email dalam format PDF adalah pilihan yang paling umum dan aman.

Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Kertas Folio¶

Menggunakan kertas folio untuk surat lamaran kerja memiliki kelebihan dan kekurangan tersendiri. Mari kita bahas lebih detail:

Kelebihan Kertas Folio¶

• Kesan Formal dan Tradisional: Kertas folio memberikan kesan formal dan tradisional yang kuat. Ini bisa menjadi nilai tambah jika kamu melamar pekerjaan di perusahaan atau instansi yang menjunjung tinggi nilai-nilai tersebut. Penggunaan kertas folio bisa menunjukkan bahwa kamu memperhatikan detail dan menghargai cara-cara konvensional.
• Ruang Lebih Luas untuk Menulis: Ukuran kertas folio yang lebih panjang memberikan ruang lebih luas untuk menulis surat lamaran kerja. Kamu bisa lebih leluasa menyampaikan informasi penting, pengalaman kerja, dan kualifikasi tanpa khawatir kekurangan ruang. Hal ini juga memungkinkan tata letak yang lebih lega dan tidak terlalu padat.
• Mudah Didapatkan dan Terjangkau: Kertas folio masih mudah didapatkan di toko-toko alat tulis dan harganya relatif terjangkau. Ini menjadi keuntungan tersendiri jika kamu perlu membuat banyak salinan surat lamaran kerja atau mengirimkannya ke beberapa perusahaan.
• Cocok untuk Dokumen Panjang: Jika surat lamaran kerjamu cukup panjang, misalnya karena kamu memiliki banyak pengalaman kerja atau kualifikasi yang perlu dijelaskan secara detail, kertas folio sangat cocok untuk menampung semua informasi tersebut dengan rapi.

Kekurangan Kertas Folio¶

• Kurang Praktis di Era Digital: Di era digital, penggunaan kertas folio dianggap kurang praktis dan kurang efisien. Sebagian besar perusahaan lebih memilih lamaran kerja dalam format digital karena lebih mudah dikelola, disimpan, dan didistribusikan. Mengirimkan surat lamaran kerja fisik bisa dianggap merepotkan bagi perekrut.
• Biaya Pengiriman: Jika kamu perlu mengirimkan surat lamaran kerja melalui pos, ada biaya pengiriman yang perlu kamu tanggung. Biaya ini mungkin terlihat kecil, tapi jika kamu mengirimkan lamaran ke banyak perusahaan, total biaya pengiriman bisa cukup signifikan.
• Potensi Kerusakan Fisik: Surat lamaran kerja yang dikirimkan dalam bentuk fisik rentan terhadap kerusakan selama proses pengiriman, seperti lecek, robek, atau basah. Hal ini tentu bisa mengurangi kesan profesional dari lamaran kerjamu.
• Kurang Ramah Lingkungan: Penggunaan kertas secara berlebihan kurang ramah lingkungan. Di era yang semakin peduli dengan isu lingkungan, mengurangi penggunaan kertas adalah langkah yang positif. Mengirimkan lamaran kerja dalam format digital adalah pilihan yang lebih ramah lingkungan.

Panduan Menulis Surat Lamaran Kerja di Kertas Folio¶

Jika kamu memutuskan untuk menulis surat lamaran kerja di kertas folio, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar surat lamaranmu terlihat profesional dan efektif. Berikut panduannya:

Persiapan Sebelum Menulis¶

1. Siapkan Kertas Folio Berkualitas: Pilih kertas folio dengan kualitas baik, minimal gramatur 70gsm, dan berwarna putih polos. Pastikan kertas tidak lecek atau kotor.
2. Siapkan Alat Tulis yang Tepat: Gunakan pena tinta hitam atau biru yang tintanya tidak mudah luntur. Hindari menggunakan pensil atau pulpen berwarna-warni. Jika kamu menulis tangan, pastikan tulisanmu rapi dan mudah dibaca. Jika kamu mengetik, gunakan printer dengan kualitas cetak yang baik.
3. Buat Draf Kasar: Sebelum menulis di kertas folio, buatlah draf kasar surat lamaran kerjamu di kertas lain atau di komputer. Ini akan membantumu menyusun kalimat dengan baik dan menghindari kesalahan penulisan di kertas folio yang berharga.
4. Siapkan Contoh Surat Lamaran Kerja: Cari contoh surat lamaran kerja yang baik sebagai referensi. Kamu bisa menemukan banyak contoh online atau di buku-buku panduan menulis surat lamaran kerja. Sesuaikan contoh tersebut dengan pengalaman dan kualifikasimu.

Format dan Struktur Surat Lamaran Kerja di Kertas Folio¶

Format surat lamaran kerja di kertas folio pada dasarnya sama dengan format surat lamaran kerja pada umumnya. Berikut struktur yang umum digunakan:

1. Tempat dan Tanggal Penulisan: Letakkan di pojok kanan atas kertas. Contoh: Jakarta, 25 Oktober 2023.
2. Perihal: Tulis “Lamaran Pekerjaan” atau “Permohonan Kerja” di baris berikutnya.
3. Yth. Bapak/Ibu HRD (Nama Perusahaan): Tulis alamat tujuan surat di bawah perihal. Pastikan nama perusahaan dan alamatnya benar. Jika kamu mengetahui nama HRD yang bersangkutan, sebutkan namanya. Jika tidak, cukup tulis “Yth. Bapak/Ibu HRD”.
4. Salam Pembuka: Gunakan salam pembuka yang formal, seperti “Dengan hormat,”.
5. Paragraf Pembuka: Sebutkan sumber informasi lowongan pekerjaan (jika ada) dan posisi yang kamu lamar. Tulis secara singkat dan jelas.
6. Paragraf Isi (Kualifikasi dan Pengalaman): Jelaskan kualifikasi pendidikan, pengalaman kerja, dan keterampilan yang relevan dengan posisi yang dilamar. Fokus pada pencapaian dan kontribusi yang pernah kamu berikan. Gunakan bahasa yang profesional dan hindari kalimat yang terlalu panjang atau bertele-tele.
7. Paragraf Isi (Motivasi dan Alasan Melamar): Jelaskan motivasimu melamar pekerjaan di perusahaan tersebut dan alasan mengapa kamu tertarik dengan posisi yang dilamar. Tunjukkan antusiasmemu dan kesungguhanmu. Hubungkan motivasimu dengan nilai-nilai perusahaan atau visi misi perusahaan (jika kamu mengetahuinya).
8. Paragraf Penutup: Nyatakan harapanmu untuk dapat diberikan kesempatan wawancara dan sebutkan dokumen-dokumen lampiran yang disertakan. Gunakan kalimat penutup yang sopan dan profesional.
9. Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang formal, seperti “Hormat saya,” atau “Hormat kami,” (jika kamu melamar bersama tim).
10. Tanda Tangan dan Nama Lengkap: Tanda tangani surat lamaran kerja di atas nama lengkapmu. Pastikan tanda tanganmu jelas dan terbaca.

Tips Tata Letak di Kertas Folio¶

Karena kertas folio lebih panjang, kamu perlu memperhatikan tata letak agar surat lamaran kerjamu terlihat rapi dan profesional. Berikut tipsnya:

• Margin: Atur margin kiri dan kanan sekitar 2.5 cm, margin atas sekitar 3 cm, dan margin bawah sekitar 2 cm. Margin yang proporsional akan memberikan ruang yang cukup di tepi kertas dan membuat tulisanmu tidak terlalu mepet.
• Spasi Baris: Gunakan spasi baris 1.15 atau 1.5. Spasi yang cukup akan membuat tulisanmu lebih mudah dibaca dan tidak terlalu rapat.
• Jenis Huruf (Font): Jika kamu mengetik surat lamaran kerja, gunakan jenis huruf yang profesional dan mudah dibaca, seperti Times New Roman, Arial, atau Calibri. Ukuran huruf yang ideal adalah 11 atau 12 poin.
• Pemisahan Paragraf: Berikan jarak antar paragraf yang cukup agar paragraf-paragraf tersebut terlihat jelas terpisah. Kamu bisa menggunakan spasi ganda antar paragraf.
• Ratakan Teks: Ratakan teks surat lamaran kerja ke kiri (left-aligned) atau rata kanan kiri (justified). Rata kanan kiri memberikan tampilan yang lebih rapi dan formal.
• Gunakan Bullet Points atau Nomor: Jika kamu ingin membuat daftar kualifikasi, keterampilan, atau pengalaman kerja, gunakan bullet points atau nomor agar daftar tersebut terlihat lebih terstruktur dan mudah dibaca.

Tips Tambahan Agar Surat Lamaran Kerjamu Dilirik¶

Selain memperhatikan format dan tata letak, ada beberapa tips tambahan yang bisa kamu terapkan agar surat lamaran kerjamu lebih dilirik oleh perekrut:

• Bahasa yang Jelas dan Ringkas: Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu formal atau bertele-tele. Fokus pada poin-poin penting dan sampaikan informasi secara efektif.
• Sesuaikan dengan Posisi dan Perusahaan: Setiap surat lamaran kerja sebaiknya disesuaikan dengan posisi dan perusahaan yang kamu lamar. Riset tentang perusahaan tersebut dan posisi yang dilamar, kemudian sesuaikan isi surat lamaran kerjamu agar relevan dan menunjukkan bahwa kamu benar-benar tertarik dengan perusahaan tersebut.
• Tunjukkan Pencapaian, Bukan Hanya Tugas: Dalam menjelaskan pengalaman kerja, fokus pada pencapaian dan kontribusi yang pernah kamu berikan, bukan hanya daftar tugas dan tanggung jawab. Kuantifikasi pencapaianmu jika memungkinkan, misalnya dengan menyebutkan angka atau persentase peningkatan kinerja yang pernah kamu capai.
• Periksa Kembali (Proofread): Sebelum mengirimkan surat lamaran kerja, periksa kembali dengan teliti untuk memastikan tidak ada kesalahan ketik, kesalahan tata bahasa, atau kesalahan informasi. Kesalahan kecil bisa mengurangi kesan profesional dari lamaran kerjamu. Minta bantuan teman atau keluarga untuk memeriksa ulang surat lamaran kerjamu.
• Sertakan Lampiran yang Relevan: Sertakan dokumen-dokumen lampiran yang relevan dan sesuai dengan permintaan perusahaan, seperti daftar riwayat hidup (CV), fotokopi ijazah, transkrip nilai, sertifikat pelatihan, atau portofolio (jika ada). Susun lampiran secara rapi dan urut.

Alternatif Kertas Folio di Era Modern¶

Meskipun kertas folio masih relevan dalam beberapa situasi, di era modern ini ada banyak alternatif yang lebih praktis dan efisien untuk mengirimkan surat lamaran kerja. Berikut beberapa alternatifnya:

• Surat Lamaran Kerja Digital (Email): Mengirimkan surat lamaran kerja melalui email adalah cara yang paling umum dan praktis saat ini. Buat surat lamaran kerja dalam format digital (misalnya dengan Microsoft Word atau Google Docs), simpan dalam format PDF, dan kirimkan sebagai lampiran email ke alamat email HRD perusahaan.
• Formulir Lamaran Kerja Online: Banyak perusahaan, terutama perusahaan besar, menggunakan platform atau sistem rekrutmen online yang memungkinkan pelamar untuk mengisi formulir lamaran kerja secara online. Formulir ini biasanya sudah terstruktur dan memudahkan perekrut untuk mengelola data pelamar.
• Profil LinkedIn: LinkedIn adalah platform profesional yang sangat berguna untuk mencari pekerjaan dan membangun jaringan profesional. Optimalkan profil LinkedIn-mu, aktif mencari lowongan pekerjaan, dan kirimkan lamaran kerja melalui LinkedIn jika memungkinkan. Beberapa perusahaan bahkan menerima lamaran kerja hanya melalui profil LinkedIn.
• Aplikasi Pencari Kerja: Ada banyak aplikasi pencari kerja yang memudahkan proses melamar pekerjaan. Aplikasi-aplikasi ini biasanya memiliki fitur untuk membuat CV online, mencari lowongan pekerjaan, dan mengirimkan lamaran kerja langsung melalui aplikasi.

Image just for illustration

Pilihlah alternatif yang paling sesuai dengan instruksi lowongan pekerjaan dan preferensi perusahaan. Yang terpenting adalah surat lamaran kerjamu tersampaikan dengan baik dan memberikan kesan positif kepada perekrut, terlepas dari format atau media yang kamu gunakan.

Kesimpulan¶

Menulis surat lamaran kerja di kertas folio masih relevan dalam situasi tertentu, terutama jika perusahaan atau instansi yang kamu lamar masih mengharapkan lamaran kerja dalam bentuk fisik. Namun, di era digital ini, format digital seperti email dan formulir online lebih umum digunakan dan lebih efisien. Apapun format yang kamu pilih, pastikan surat lamaran kerjamu ditulis dengan baik, profesional, dan disesuaikan dengan posisi serta perusahaan yang kamu lamar. Kunci utama adalah memberikan kesan positif dan menunjukkan bahwa kamu adalah kandidat yang tepat untuk pekerjaan tersebut.

Gimana menurut kamu? Apakah kamu pernah menulis surat lamaran kerja di kertas folio? Atau kamu lebih memilih format digital? Yuk, share pengalaman dan pendapatmu di kolom komentar di bawah!