Beranda administrasi contoh surat keuangan surat

Panduan Lengkap Membuat Surat Penunjukan Ketua & Bendahara + Contoh!

Diperbarui: • 0 • menit membaca
Daftar Isi

Surat penunjukan ketua dan bendahara itu dokumen penting banget, lho. Bayangin aja, kalau sebuah organisasi atau kepanitiaan nggak punya surat ini, bisa jadi bingung siapa yang sebenarnya bertanggung jawab. Dokumen ini tuh kayak bukti hitam di atas putih yang sah, nunjukin siapa aja yang dipercaya buat megang posisi penting. Nah, biar nggak salah bikin, yuk kita bahas lebih dalam soal surat penunjukan ini!

Kenapa Surat Penunjukan Ketua dan Bendahara Itu Penting?

Surat penunjukan ini bukan cuma formalitas aja, tapi punya fungsi krusial. Coba deh pikirin, tanpa surat ini:

  • Kekuatan Hukum Kurang Kuat: Kalau ada masalah atau sengketa di kemudian hari, surat penunjukan jadi salah satu bukti yang bisa diandelin. Tanpa surat, agak susah ngebuktiin siapa yang sebenernya punya wewenang.
  • Kejelasan Peran dan Tanggung Jawab: Surat ini secara eksplisit nyebutin siapa yang ditunjuk jadi ketua dan bendahara. Jadi, semua anggota organisasi atau panitia jadi tahu siapa mengerjakan apa. Nggak ada lagi tuh cerita saling lempar tanggung jawab.
  • Legitimasi Organisasi/Panitia: Adanya surat penunjukan nunjukkin kalau pemilihan ketua dan bendahara udah dilakuin secara resmi dan diakui oleh pihak yang berwenang. Ini penting buat kredibilitas organisasi atau panitia di mata pihak eksternal.
  • Arsip dan Dokumentasi: Surat penunjukan ini jadi bagian dari arsip organisasi atau panitia. Suatu saat nanti kalau dibutuhin buat referensi atau audit, dokumen ini gampang dicari.

contoh surat penunjukan ketua dan bendahara
Image just for illustration

Komponen Utama dalam Surat Penunjukan

Biar surat penunjukan kamu lengkap dan nggak ada yang kelewat, perhatiin beberapa komponen penting ini ya:

1. Kop Surat (Letterhead)

Kop surat ini identitas organisasi atau lembaga yang mengeluarkan surat. Biasanya ada:

  • Nama Organisasi/Lembaga: Tulis nama lengkap organisasi atau lembaga kamu.
  • Logo (Opsional): Kalau ada logo resmi, boleh banget dipasang di kop surat.
  • Alamat Lengkap: Cantumin alamat kantor atau sekretariat organisasi/lembaga.
  • Nomor Telepon, Email, Website (Opsional): Informasi kontak ini bisa nambah profesionalitas surat.

Kop surat ini penting banget buat nunjukkin dari mana surat ini berasal. Jadi, penerima surat langsung tahu kredibilitasnya.

2. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat

Bagian ini sederhana tapi jangan sampai lupa. Tulis tempat (biasanya nama kota) dan tanggal surat itu dibuat. Format tanggal yang umum dipake di Indonesia itu: tanggal bulan tahun (misalnya: 17 Agustus 2024).

3. Nomor Surat, Sifat Surat, dan Lampiran (Opsional)

Bagian ini biasanya ada di surat-surat resmi.

  • Nomor Surat: Nomor urut surat keluar. Setiap organisasi punya sistem penomoran surat sendiri. Ini penting buat pengarsipan dan pelacakan surat.
  • Sifat Surat: Nunjukin tingkat urgensi atau kerahasiaan surat. Contohnya: Penting, Segera, Rahasia, Biasa. Untuk surat penunjukan, biasanya sifatnya Biasa atau Penting.
  • Lampiran: Kalau ada dokumen lain yang dilampirin bareng surat penunjukan ini, sebutin jumlah lampirannya. Misalnya: Lampiran: Satu berkas. Kalau nggak ada lampiran, bagian ini bisa dihilangkan.

4. Perihal atau Hal Surat

Bagian ini intinya judul surat. Tulis secara ringkas dan jelas maksud dari surat ini. Untuk surat penunjukan ketua dan bendahara, perihalnya bisa:

  • Penunjukan Ketua dan Bendahara [Nama Organisasi/Panitia]
  • Penetapan Ketua dan Bendahara [Nama Acara/Kegiatan]
  • Surat Penunjukan Pengurus [Nama Organisasi] Periode [Tahun]

5. Alamat Tujuan Surat

Ini bagian buat nulis kepada siapa surat ini ditujukan. Biasanya ditujukan kepada:

  • Yth. [Nama Ketua/Pimpinan Organisasi/Lembaga]
  • [Jabatan Ketua/Pimpinan]
  • Di [Tempat]

6. Salam Pembuka

Salam pembuka yang umum dipake di surat resmi bahasa Indonesia itu:

  • Dengan hormat,
  • Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh, (kalau organisasi/lembaga bernuansa Islami)
  • Salam sejahtera, (untuk umum)

Pilih salam pembuka yang sesuai dengan konteks dan nilai-nilai organisasi kamu.

7. Isi Surat (Badan Surat)

Nah, ini bagian paling pentingnya. Isi surat penunjukan harus jelas, ringkas, dan informatif. Biasanya isinya meliputi:

  • Pembukaan: Kalimat pembuka yang nyebutin maksud pembuatan surat. Contoh: Berdasarkan hasil rapat pengurus [Nama Organisasi] tanggal [Tanggal Rapat] tentang pemilihan ketua dan bendahara periode [Tahun]… atau Menindaklanjuti keputusan [Nama Pihak yang Berwenang] nomor [Nomor Keputusan] tentang pembentukan panitia [Nama Kegiatan]…
  • Pernyataan Penunjukan: Kalimat yang secara eksplisit menunjuk nama-nama yang terpilih jadi ketua dan bendahara. Sebutin nama lengkap, jabatan yang diemban, dan periode jabatan. Contoh: Dengan surat ini, kami menunjuk dan menetapkan:
    • Nama: [Nama Lengkap Ketua]
      Jabatan: Ketua [Nama Organisasi/Panitia]
      Periode Jabatan: [Tanggal Mulai] - [Tanggal Berakhir]
    • Nama: [Nama Lengkap Bendahara]
      Jabatan: Bendahara [Nama Organisasi/Panitia]
      Periode Jabatan: [Tanggal Mulai] - [Tanggal Berakhir]
  • Uraian Tugas dan Tanggung Jawab (Opsional): Boleh banget kalau mau nambahin poin-poin tugas dan tanggung jawab ketua dan bendahara secara ringkas. Ini bikin lebih jelas lagi peran masing-masing. Tapi, kalau udah ada dokumen terpisah yang ngatur soal job description, bagian ini bisa diringkas atau dihilangkan.
  • Harapan: Kalimat yang nyampein harapan dari pihak yang menunjuk kepada ketua dan bendahara yang baru. Misalnya: Kami berharap Saudara/i [Nama Ketua] dan Saudara/i [Nama Bendahara] dapat melaksanakan amanah ini dengan sebaik-baiknya dan membawa [Nama Organisasi/Panitia] ke arah yang lebih baik.
  • Penutup: Kalimat penutup yang mengakhiri isi surat. Contoh: Demikian surat penunjukan ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

8. Salam Penutup

Salam penutup yang umum dipake:

  • Hormat kami,
  • Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh, (kalau pake salam pembuka Islami)
  • Salam sejahtera, (kalau pake salam pembuka umum)

9. Tanda Tangan dan Nama Jelas Pihak yang Menunjuk

Bagian ini penting banget buat keabsahan surat. Siapa aja yang harus tanda tangan? Tergantung struktur organisasi atau panitianya. Biasanya:

  • Ketua/Pimpinan Organisasi/Lembaga (yang lama atau yang berwenang menunjuk)
  • Sekretaris (opsional, tapi bagus kalau ada)
  • Stempel/Cap Organisasi/Lembaga: Wajib ada! Stempel ini bukti resmi dari organisasi/lembaga.

Pastikan tanda tangan dan nama jelas pihak yang menunjuk tercantum lengkap.

10. Tembusan (Opsional)

Tembusan ini daftar pihak-pihak yang mendapatkan salinan surat. Biasanya tembusan ditujukan ke:

  • Pengurus/Anggota Organisasi/Panitia
  • Pihak Sponsor/Mitra Kerja (kalau ada)
  • Arsip

Tembusan ini penting buat informasi dan koordinasi.

Contoh Format Surat Penunjukan Sederhana

Biar lebih kebayang, ini contoh format surat penunjukan yang sederhana:

[KOP SURAT ORGANISASI/LEMBAGA]

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]
Nomor : [Nomor Surat]
Sifat  : [Sifat Surat]
Lampiran : [Jumlah Lampiran]
Perihal : Penunjukan Ketua dan Bendahara [Nama Organisasi/Panitia]

Yth. [Nama Ketua/Pimpinan Organisasi/Lembaga]
[Jabatan Ketua/Pimpinan]
Di [Tempat]

*Dengan hormat,*

Berdasarkan hasil rapat pengurus [Nama Organisasi] tanggal [Tanggal Rapat] tentang pemilihan ketua dan bendahara periode [Tahun], dengan ini kami menunjuk dan menetapkan:

1.  Nama    : [Nama Lengkap Ketua]
    Jabatan : Ketua [Nama Organisasi/Panitia]
    Periode Jabatan : [Tanggal Mulai] - [Tanggal Berakhir]
2.  Nama    : [Nama Lengkap Bendahara]
    Jabatan : Bendahara [Nama Organisasi/Panitia]
    Periode Jabatan : [Tanggal Mulai] - [Tanggal Berakhir]

[Opsional: Uraian singkat tugas dan tanggung jawab]

Kami berharap Saudara/i [Nama Ketua] dan Saudara/i [Nama Bendahara] dapat melaksanakan amanah ini dengan sebaik-baiknya dan membawa [Nama Organisasi/Panitia] ke arah yang lebih baik.

Demikian surat penunjukan ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

*Hormat kami,*

[Tanda Tangan Ketua/Pimpinan Organisasi/Lembaga]
[Stempel Organisasi/Lembaga]

[Nama Jelas Ketua/Pimpinan Organisasi/Lembaga]

Tembusan:
1.  [Nama Pihak 1]
2.  [Nama Pihak 2]
3.  Arsip

contoh format surat penunjukan
Image just for illustration

Tips Membuat Surat Penunjukan yang Efektif

Biar surat penunjukan kamu makin oke, coba ikutin tips ini:

  • Bahasa Formal dan Baku: Gunakan bahasa Indonesia yang formal dan baku. Hindari bahasa gaul atau bahasa sehari-hari. Tapi, tetap usahain gaya bahasanya casual dan mudah dipahami sesuai permintaan soalnya.
  • Ringkas dan Jelas: Jangan bertele-tele. Sampaikan poin-poin penting secara ringkas dan jelas. Pembaca harus langsung paham maksud suratnya.
  • Periksa Kembali (Proofreading): Sebelum dicetak dan ditandatangani, baca ulang surat penunjukan dengan teliti. Cek typo, kesalahan tata bahasa, atau informasi yang kurang lengkap. Minta orang lain buat bantu periksa juga lebih bagus.
  • Sesuaikan dengan Kebutuhan: Format dan isi surat penunjukan di atas itu contoh umum. Kamu bisa modifikasi dan sesuaikan dengan kebutuhan organisasi atau panitia kamu. Misalnya, kalau organisasi kamu punya aturan khusus soal surat menyurat, ikutin aturan itu.
  • Arsipkan dengan Baik: Setelah surat penunjukan selesai dibuat dan ditandatangani, jangan lupa arsipkan dokumen aslinya dengan baik. Simpan di tempat yang aman dan mudah diakses kalau dibutuhin nanti. Kalau perlu, buat juga salinan digitalnya.

Fakta Menarik Seputar Surat Resmi

Tahu nggak sih, surat resmi itu punya sejarah panjang banget? Dulu, sebelum ada email atau pesan instan, surat adalah satu-satunya cara resmi buat berkomunikasi jarak jauh. Bahkan, zaman kerajaan dulu, surat-surat kerajaan itu sangat sakral dan punya kekuatan hukum yang besar.

Di era digital sekarang, meskipun komunikasi udah banyak beralih ke media elektronik, surat resmi tetap relevan dan penting. Terutama untuk urusan-urusan yang butuh bukti tertulis dan keabsahan hukum, kayak surat penunjukan ini.

Selain itu, format surat resmi di berbagai negara juga punya ciri khasnya masing-masing. Misalnya, format surat bisnis di Amerika Serikat beda dengan di Eropa atau Asia. Tapi, intinya tetap sama: menyampaikan informasi secara resmi dan profesional.

fakta menarik surat resmi
Image just for illustration

Kesimpulan

Surat penunjukan ketua dan bendahara itu dokumen penting yang nggak boleh dianggap remeh. Dengan surat ini, organisasi atau panitia kamu jadi lebih terstruktur, jelas, dan kredibel. Ikutin panduan dan contoh di atas, pasti kamu bisa bikin surat penunjukan yang profesional dan efektif.

Gimana, udah lebih paham kan soal surat penunjukan ketua dan bendahara? Kalau ada pertanyaan atau pengalaman menarik soal bikin surat resmi, jangan ragu buat sharing di kolom komentar ya! Yuk, diskusi!

Posting Komentar