Panduan Lengkap Membuat Surat Resmi dengan Lampiran: Contoh & Template!

Daftar Isi

Dalam dunia surat-menyurat, terkadang kita perlu mengirimkan dokumen tambahan untuk melengkapi informasi yang ada di dalam surat. Nah, dokumen tambahan inilah yang disebut sebagai lampiran. Surat yang menyertakan lampiran tentu punya aturan dan format tersendiri agar informasinya tersampaikan dengan jelas dan profesional. Yuk, kita bahas lebih dalam tentang contoh surat yang ada lampirannya!

Apa Itu Surat dengan Lampiran?¶

Surat dengan lampiran adalah surat resmi atau tidak resmi yang dilengkapi dengan dokumen pendukung atau tambahan. Dokumen ini bisa berupa berbagai macam hal, mulai dari berkas penting, gambar, tabel data, hingga informasi tambahan yang relevan dengan isi surat utama. Keberadaan lampiran ini penting banget untuk memberikan konteks yang lebih lengkap atau bukti-bukti yang mendukung informasi dalam surat.

Image just for illustration

Kenapa sih kita perlu pakai lampiran? Bayangin aja kamu lagi ngajuin proposal proyek. Dalam surat proposalnya, kamu pasti menjelaskan inti dari proyek, tujuan, dan manfaatnya. Tapi, detail teknis, anggaran, atau timeline proyek yang panjang lebar, nggak mungkin kan kamu masukin semua ke badan surat? Nah, di sinilah peran lampiran. Kamu bisa menyertakan dokumen proposal lengkap sebagai lampiran, sehingga pembaca bisa mendapatkan gambaran yang lebih komprehensif.

Kapan Kita Perlu Menggunakan Lampiran?¶

Penggunaan lampiran dalam surat itu nggak asal-asalan ya. Ada situasi-situasi tertentu yang memang mengharuskan kita untuk menyertakan dokumen pendukung. Berikut beberapa contohnya:

• Dokumen Pendukung: Ketika surat kamu memerlukan bukti atau data tambahan untuk memperkuat informasi yang disampaikan. Misalnya, surat lamaran kerja yang dilampiri CV, transkrip nilai, atau portofolio.
• Informasi Detail: Jika informasi yang ingin disampaikan terlalu panjang atau detail untuk dimasukkan ke dalam badan surat. Contohnya, laporan keuangan, spesifikasi produk, atau rencana bisnis.
• Materi Visual: Untuk surat yang membutuhkan ilustrasi visual seperti gambar, foto, diagram, atau peta. Misalnya, surat undangan acara yang dilampiri peta lokasi.
• Dokumen Legal: Dalam konteks hukum atau administrasi, lampiran sering digunakan untuk dokumen-dokumen legal seperti akta, perjanjian, atau sertifikat.

Singkatnya, lampiran itu berguna banget kalau kamu mau surat kamu informatif dan mendalam tanpa bikin badan surat jadi terlalu panjang dan bertele-tele.

Jenis-Jenis Lampiran yang Umum Digunakan¶

Lampiran itu bentuknya bisa macem-macem, tergantung kebutuhan suratnya. Ini beberapa jenis lampiran yang paling sering kita temui:

• Dokumen Teks: Ini yang paling umum, bisa berupa word document (.doc atau .docx), PDF (.pdf), atau teks biasa (.txt). Contohnya: CV, proposal, laporan, surat perjanjian, memo, dan lain-lain.
• Gambar: Lampiran gambar berguna untuk visualisasi atau ilustrasi. Formatnya bisa JPEG (.jpg atau .jpeg), PNG (.png), atau GIF (.gif). Contohnya: foto produk, desain grafis, peta lokasi, dan lain-lain.
• Spreadsheet: Kalau kamu mau menyertakan data dalam bentuk tabel atau angka-angka yang kompleks, spreadsheet seperti Excel (.xls atau .xlsx) adalah pilihan yang tepat. Contohnya: laporan keuangan, daftar harga, data statistik, dan lain-lain.
• Presentasi: Untuk presentasi atau slide yang mendukung isi surat, kamu bisa melampirkan file presentasi seperti PowerPoint (.ppt atau .pptx). Contohnya: materi presentasi produk, proposal proyek (dalam bentuk presentasi), dan lain-lain.
• File Kompresi: Kalau lampiran kamu banyak atau ukurannya besar, kamu bisa mengompresnya menjadi file ZIP (.zip) atau RAR (.rar). Ini memudahkan pengiriman dan penyimpanan.

Pastikan kamu memilih jenis lampiran yang paling sesuai dengan isi surat dan kebutuhan penerimanya ya!

Cara Menulis Surat yang Ada Lampirannya¶

Menulis surat dengan lampiran sebenarnya nggak jauh beda dengan menulis surat biasa. Yang penting, kamu perlu memperhatikan beberapa hal tambahan agar lampiran kamu terdeteksi dan dipahami dengan baik oleh penerima.

1. Sebutkan Lampiran di Badan Surat¶

Ini penting banget! Jangan lupa untuk menyebutkan keberadaan lampiran di dalam badan surat. Biasanya, penyebutan lampiran diletakkan setelah salam penutup atau sebelum tanda tangan. Kamu bisa menggunakan frasa seperti:

• “Bersama surat ini, kami lampirkan…”
• “Sebagai bahan pertimbangan, terlampir…”
• “Untuk informasi lebih lanjut, silakan lihat lampiran…”
• “Berikut kami sertakan lampiran berupa…”

Contoh kalimat dalam badan surat:

“Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih. Bersama surat ini, kami lampirkan Curriculum Vitae (CV) terbaru.“

2. Tulis Keterangan Lampiran di Bagian Bawah¶

Selain menyebutkan di badan surat, kamu juga perlu menuliskan keterangan lampiran secara spesifik di bagian bawah surat, biasanya di bawah tembusan (jika ada). Keterangan lampiran ini berfungsi untuk memberikan informasi yang jelas tentang jumlah dan jenis lampiran yang disertakan.

Format keterangan lampiran:

• Lampiran: [Jumlah Lampiran] [Jenis Lampiran (jika perlu)]

Contoh:

• Lampiran: 2 (dua) berkas
• Lampiran: 3 lembar
• Lampiran: Satu buah proposal proyek
• Lampiran: 5 (lima) dokumen (CV, Transkrip Nilai, Portofolio, Sertifikat 1, Sertifikat 2)

Kalau lampirannya lebih dari satu jenis, kamu bisa menyebutkan jenis-jenisnya secara ringkas atau cukup menuliskan jumlah berkas/dokumennya saja.

3. Urutkan dan Beri Nomor Lampiran (Opsional)¶

Jika lampiran kamu banyak dan beragam, mengurutkan dan memberi nomor pada lampiran bisa jadi ide bagus. Ini akan memudahkan penerima surat untuk mengidentifikasi dan mengecek kelengkapan lampiran.

Caranya:

• Urutkan lampiran secara logis, misalnya berdasarkan urutan penyebutan di badan surat atau berdasarkan tingkat kepentingannya.
• Beri nomor urut pada setiap lampiran, misalnya Lampiran 1, Lampiran 2, Lampiran 3, dan seterusnya.
• Sebutkan nomor lampiran saat merujuk pada lampiran tertentu di badan surat. Misalnya: “Informasi lebih detail mengenai anggaran proyek dapat dilihat pada Lampiran 2.”

4. Gunakan Sampul atau Amplop yang Tepat¶

Untuk pengiriman surat fisik, pastikan kamu menggunakan sampul atau amplop yang cukup besar dan kuat untuk menampung surat dan lampirannya. Hindari menggunakan amplop yang terlalu kecil atau tipis yang bisa membuat lampiran terlipat atau rusak.

Kalau lampirannya banyak dan tebal, kamu bisa menggunakan amplop cokelat atau map khusus untuk dokumen.

5. Perhatikan Format File untuk Lampiran Digital¶

Untuk surat elektronik (email), perhatikan format file lampiran yang kamu gunakan. Sebaiknya gunakan format file yang umum dan mudah dibuka oleh penerima, seperti PDF, DOCX, atau JPG.

Hindari menggunakan format file yang terlalu spesifik atau membutuhkan software khusus yang mungkin tidak dimiliki oleh penerima. Selain itu, perhatikan juga ukuran file lampiran. Jangan mengirimkan file yang terlalu besar karena bisa memberatkan email penerima atau bahkan ditolak oleh server email.

Contoh-Contoh Surat yang Menggunakan Lampiran¶

Biar lebih jelas, ini dia beberapa contoh surat dengan lampiran dari berbagai konteks:

Contoh 1: Surat Lamaran Kerja¶

[Kop Surat Perusahaan (jika ada)]

[Tempat, Tanggal]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Jabatan]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi lowongan pekerjaan yang saya dapatkan dari [Sumber Informasi], saya mengajukan diri untuk mengisi posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan].

Saya [Nama Lengkap], lulusan [Nama Jurusan] dari [Nama Universitas] dengan pengalaman kerja selama [Jumlah Tahun] tahun di bidang [Bidang Pekerjaan]. Saya memiliki keahlian dalam [Sebutkan Keahlian Relevan] dan sangat tertarik dengan kesempatan untuk berkontribusi di perusahaan Bapak/Ibu.

Terlampir bersama surat lamaran ini adalah Curriculum Vitae (CV) yang berisi informasi lebih detail mengenai latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, dan keahlian yang saya miliki.

Besar harapan saya untuk dapat diberikan kesempatan wawancara agar dapat menjelaskan lebih lanjut mengenai potensi dan kualifikasi yang saya miliki. Atas perhatian dan waktu Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap]

Lampiran: 1 (satu) berkas (Curriculum Vitae)

Image just for illustration

Contoh 2: Surat Permohonan Izin Kegiatan¶

[Kop Surat Organisasi/Lembaga (jika ada)]

[Tempat, Tanggal]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Jabatan]
[Nama Instansi/Lembaga]
[Alamat Instansi/Lembaga]

Perihal: Permohonan Izin Pelaksanaan Kegiatan [Nama Kegiatan]

Dengan hormat,

Kami dari [Nama Organisasi/Lembaga] bermaksud untuk mengajukan permohonan izin pelaksanaan kegiatan [Nama Kegiatan] yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal: [Hari, Tanggal]
Waktu: [Waktu Kegiatan]
Tempat: [Tempat Kegiatan]

Kegiatan ini bertujuan untuk [Sebutkan Tujuan Kegiatan] dan diharapkan dapat memberikan manfaat bagi [Sebutkan Target Peserta/Manfaat Kegiatan].

Sebagai bahan pertimbangan, terlampir bersama surat ini proposal kegiatan [Nama Kegiatan] yang berisi informasi lebih detail mengenai latar belakang, tujuan, rencana pelaksanaan, anggaran, dan susunan kepanitiaan kegiatan.

Demikian surat permohonan izin ini kami sampaikan. Atas perhatian dan izin yang Bapak/Ibu berikan, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Panitia Pelaksana Kegiatan [Nama Kegiatan]]

[Tanda Tangan Ketua Panitia]

[Nama Ketua Panitia]

Lampiran: 1 (satu) buah proposal kegiatan

Image just for illustration

Contoh 3: Surat Pemberitahuan Perubahan Jadwal¶

[Kop Surat Perusahaan/Instansi (jika ada)]

[Tempat, Tanggal]

Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal [Nama Kegiatan/Acara]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima Surat]
[Jabatan/Instansi Penerima Surat]
[Alamat Penerima Surat]

Dengan hormat,

Sehubungan dengan surat kami sebelumnya Nomor [Nomor Surat Sebelumnya] tanggal [Tanggal Surat Sebelumnya] mengenai [Nama Kegiatan/Acara], kami ingin memberitahukan adanya perubahan jadwal pelaksanaan kegiatan tersebut.

Semula kegiatan [Nama Kegiatan/Acara] dijadwalkan pada [Jadwal Semula], namun karena [Alasan Perubahan Jadwal], jadwal pelaksanaan kegiatan diubah menjadi:

Hari/Tanggal: [Hari, Tanggal Baru]
Waktu: [Waktu Baru]
Tempat: [Tempat Kegiatan (jika berubah)]

Untuk lebih jelasnya, terlampir bersama surat ini revisi jadwal kegiatan [Nama Kegiatan/Acara]. Kami mohon maaf atas perubahan jadwal ini dan atas ketidaknyamanan yang mungkin ditimbulkan.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Nama Perusahaan/Instansi]

[Tanda Tangan Pejabat Berwenang]

[Nama Pejabat Berwenang]
[Jabatan Pejabat Berwenang]

Lampiran: 1 (satu) lembar revisi jadwal kegiatan

Image just for illustration

Tips Tambahan Seputar Surat dengan Lampiran¶

• Periksa Kembali Lampiran: Sebelum mengirim surat, pastikan kamu sudah menyertakan semua lampiran yang disebutkan dan lampiran tersebut adalah file yang benar. Nggak lucu kan kalau kamu bilang lampiran CV, tapi yang terkirim malah file foto kucing kamu.
• Beri Nama File Lampiran yang Jelas: Untuk lampiran digital, beri nama file yang deskriptif dan mudah dipahami. Misalnya, “CV_[Nama Lengkap]_[Posisi yang Dilamar].pdf” atau “Proposal_Proyek_[Nama Proyek].docx”.
• Kompres File Lampiran Jika Perlu: Kalau ukuran file lampiran terlalu besar, kompres menjadi file ZIP atau RAR sebelum dikirim. Ini akan mempercepat proses pengiriman dan penerimaan.
• Gunakan Fitur “Attachment” yang Benar di Email: Saat mengirim email, gunakan fitur attachment yang disediakan oleh email client kamu. Jangan hanya copy-paste isi dokumen ke badan email kalau memang seharusnya dilampirkan sebagai file terpisah.
• Pertimbangkan Keamanan Lampiran: Jika lampiran kamu berisi informasi yang sensitif, pertimbangkan untuk mengenkripsi file atau mengirimkannya melalui platform yang aman.

Dengan memahami cara menulis surat yang ada lampirannya dan memperhatikan tips-tips di atas, kamu bisa membuat surat yang profesional, informatif, dan efektif dalam menyampaikan pesan. Semoga panduan ini bermanfaat ya!

Gimana, udah lebih paham kan tentang surat yang ada lampirannya? Kalau ada pertanyaan atau pengalaman menarik seputar surat-menyurat, jangan ragu untuk berbagi di kolom komentar ya!