Panduan Lengkap Membuat Contoh Surat Edaran yang Efektif + Template Gratis!

Table of Contents

Surat edaran, atau sering disingkat SE, adalah dokumen penting yang digunakan untuk menyampaikan informasi atau pengumuman secara luas kepada sekelompok orang atau organisasi. Mungkin kamu sering melihat surat edaran di kantor, sekolah, atau bahkan di lingkungan rumahmu. Tapi, sudahkah kamu benar-benar memahami apa itu surat edaran, jenis-jenisnya, dan bagaimana cara membuatnya dengan baik? Yuk, kita bahas tuntas!

Apa Itu Surat Edaran?¶

Definisi dan Tujuan Surat Edaran¶

Secara sederhana, surat edaran adalah surat resmi yang dibuat untuk memberitahukan suatu informasi penting yang bersifat umum. Berbeda dengan surat pribadi atau surat bisnis yang biasanya ditujukan kepada individu atau kelompok tertentu, surat edaran ditujukan untuk banyak penerima sekaligus. Bayangkan kamu ingin mengumumkan acara kantor ke seluruh karyawan, atau sekolah ingin memberitahukan jadwal libur kepada semua siswa dan orang tua. Nah, surat edaran inilah solusinya.

Tujuan utama surat edaran adalah untuk menyebarluaskan informasi secara efektif dan efisien. Dengan satu surat, informasi penting bisa sampai ke banyak orang tanpa perlu mengirimkan surat satu per satu. Ini tentu sangat menghemat waktu dan tenaga, terutama jika informasi tersebut perlu disampaikan dengan cepat.

Image just for illustration

Ciri-ciri Surat Edaran yang Efektif¶

Supaya surat edaran bisa menjalankan fungsinya dengan baik, ada beberapa ciri-ciri yang perlu diperhatikan:

1. Jelas dan Ringkas: Informasi yang disampaikan harus mudah dipahami dan tidak bertele-tele. Gunakan bahasa yang lugas dan langsung ke poinnya. Penerima surat edaran biasanya orang sibuk, jadi mereka akan mengapresiasi surat yang straight to the point.

2. Resmi dan Formal: Walaupun gaya bahasa bisa disesuaikan, surat edaran tetaplah dokumen resmi. Oleh karena itu, gunakan format surat resmi yang baku, termasuk kop surat, nomor surat, tanggal, perihal, dan tanda tangan.

3. Informatif dan Relevan: Informasi yang disampaikan harus penting dan relevan bagi penerima surat. Jangan sampai surat edaran justru berisi informasi yang tidak berguna atau tidak penting bagi mereka.

4. Tepat Sasaran: Pastikan surat edaran didistribusikan kepada pihak yang tepat. Jika surat edaran ditujukan untuk karyawan divisi marketing, jangan sampai malah tersebar ke divisi keuangan. Ini penting agar informasi sampai ke orang yang membutuhkan.

5. Mudah Diakses: Surat edaran sebaiknya mudah diakses dan dibaca oleh semua penerima. Di era digital ini, surat edaran bisa dikirimkan melalui email, diposting di website atau intranet, atau bahkan diunggah ke grup chat. Pastikan formatnya kompatibel dan mudah dibuka di berbagai perangkat.

Jenis-Jenis Surat Edaran yang Umum Digunakan¶

Surat edaran bisa dibedakan menjadi beberapa jenis berdasarkan berbagai kriteria. Berikut beberapa jenis surat edaran yang paling umum digunakan:

Surat Edaran Internal¶

Surat edaran internal adalah surat edaran yang ditujukan untuk lingkungan internal suatu organisasi atau perusahaan. Penerimanya bisa karyawan, anggota organisasi, atau pihak-pihak lain yang berada di dalam lingkup internal.

Contoh surat edaran internal:

• Pengumuman perubahan jam kerja
• Pemberitahuan acara gathering perusahaan
• Informasi tentang kebijakan internal baru
• Undangan rapat internal
• Pengumuman hasil penilaian kinerja karyawan

Image just for illustration

Surat Edaran Eksternal¶

Sebaliknya, surat edaran eksternal ditujukan untuk pihak di luar organisasi atau perusahaan. Penerimanya bisa pelanggan, mitra bisnis, masyarakat umum, atau instansi pemerintah.

Contoh surat edaran eksternal:

• Pengumuman promo atau diskon produk
• Pemberitahuan perubahan alamat kantor
• Informasi tentang produk atau layanan baru
• Pengumuman kegiatan sosial atau CSR perusahaan
• Surat edaran pemberitahuan kepada masyarakat terkait proyek pembangunan

Image just for illustration

Surat Edaran Berdasarkan Isi¶

Selain berdasarkan penerima, surat edaran juga bisa dibedakan berdasarkan isinya. Beberapa contoh jenis surat edaran berdasarkan isi:

• Surat Edaran Pemberitahuan: Berisi informasi atau pemberitahuan tentang suatu hal, seperti perubahan jadwal, kebijakan baru, atau acara.
• Surat Edaran Pengumuman: Berisi pengumuman resmi tentang suatu hal yang penting, seperti pengumuman pemenang lomba, pengumuman hasil seleksi, atau pengumuman libur.
• Surat Edaran Undangan: Berisi undangan untuk menghadiri suatu acara atau kegiatan, seperti rapat, seminar, atau workshop.
• Surat Edaran Instruksi: Berisi instruksi atau perintah untuk melakukan sesuatu, seperti instruksi kerja, instruksi penggunaan sistem baru, atau instruksi pelaksanaan kegiatan.
• Surat Edaran Himbauan: Berisi himbauan atau ajakan untuk melakukan sesuatu yang positif, seperti himbauan menjaga kebersihan lingkungan, himbauan hemat energi, atau himbauan partisipasi dalam kegiatan sosial.

Struktur Penting dalam Surat Edaran¶

Sama seperti surat resmi lainnya, surat edaran juga memiliki struktur baku yang perlu diperhatikan. Struktur ini penting untuk menjaga profesionalitas dan kejelasan surat edaran. Berikut adalah struktur penting dalam surat edaran:

Kop Surat dan Nomor Surat¶

Kop surat berisi identitas organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat edaran. Biasanya terdiri dari:

• Nama organisasi/perusahaan
• Logo organisasi/perusahaan (opsional)
• Alamat lengkap
• Nomor telepon dan fax
• Alamat email dan website (opsional)

Nomor surat adalah nomor urut surat edaran yang dikeluarkan. Nomor surat ini penting untuk pengarsipan dan penelusuran surat edaran di kemudian hari. Format nomor surat bisa berbeda-beda tergantung kebijakan organisasi, tapi biasanya mencakup kode organisasi, nomor urut, bulan, dan tahun.

Tanggal dan Perihal Surat¶

Tanggal surat menunjukkan kapan surat edaran tersebut dibuat. Tanggal ini penting sebagai record waktu dan untuk mengetahui timeline informasi yang disampaikan. Penulisan tanggal biasanya di sebelah kanan atas atau bawah kop surat.

Perihal surat atau subjek surat adalah inti informasi yang ingin disampaikan dalam surat edaran. Perihal surat harus ditulis secara singkat, jelas, dan menarik perhatian. Contoh perihal surat: “Pemberitahuan Libur Hari Raya Idul Fitri”, “Pengumuman Perubahan Jam Kerja”, “Undangan Rapat Koordinasi Divisi Marketing”.

Isi Surat yang Jelas dan Ringkas¶

Isi surat adalah bagian terpenting dari surat edaran. Bagian ini berisi informasi lengkap yang ingin disampaikan. Isi surat edaran biasanya terdiri dari:

1. Salam Pembuka: Salam pembuka yang umum digunakan adalah “Yth. Bapak/Ibu/Saudara/i,” atau “Kepada Yth. Seluruh [sebutan penerima surat]”.
2. Kalimat Pembuka: Kalimat pembuka berfungsi untuk mengantarkan pembaca ke inti informasi. Contoh kalimat pembuka: “Dengan hormat,”, “Sehubungan dengan…”, “Bersama ini kami sampaikan…”.
3. Isi Pokok Surat: Bagian ini berisi informasi utama yang ingin disampaikan. Sampaikan informasi secara terstruktur, jelas, dan ringkas. Gunakan poin-poin atau numbering jika perlu untuk memudahkan pembaca memahami informasi. Hindari penggunaan kalimat yang ambigu atau bertele-tele.
4. Kalimat Penutup: Kalimat penutup berfungsi untuk menutup isi surat dan menyampaikan harapan atau ucapan terima kasih. Contoh kalimat penutup: “Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.”, “Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih.”.

Penutup dan Tanda Tangan¶

Penutup surat biasanya berisi salam penutup dan identitas pengirim surat. Salam penutup yang umum digunakan adalah “Hormat kami,” atau “Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh” (untuk surat yang bernuansa Islami).

Tanda tangan dan nama jelas pengirim surat menunjukkan keabsahan dan tanggung jawab atas informasi yang disampaikan dalam surat edaran. Jabatan pengirim surat juga perlu dicantumkan untuk menunjukkan otoritas pengirim. Selain tanda tangan manual, di era digital ini, tanda tangan elektronik juga semakin umum digunakan.

Contoh-Contoh Surat Edaran yang Bisa Kamu Jadikan Referensi¶

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut beberapa contoh surat edaran untuk berbagai keperluan:

Contoh Surat Edaran Pemberitahuan Kegiatan¶

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

SURAT EDARAN
Nomor: 015/SE/HRD/XII/2023
Tanggal: 15 Desember 2023
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Family Gathering Perusahaan

Yth. Seluruh Karyawan PT. Maju Bersama

Dengan hormat,

Sehubungan dengan berakhirnya tahun 2023 dan sebagai bentuk apresiasi perusahaan atas kerja keras dan dedikasi seluruh karyawan, serta untuk mempererat tali silaturahmi antar karyawan dan keluarga, bersama ini kami memberitahukan bahwa PT. Maju Bersama akan mengadakan kegiatan Family Gathering Perusahaan.

Kegiatan ini akan dilaksanakan pada:

• Hari, Tanggal: Sabtu, 20 Januari 2024
• Waktu: 09.00 - 17.00 WIB
• Tempat: Taman Wisata Alam Sejuk, Bogor
• Tema: “Kebersamaan dalam Keberagaman”

Adapun rangkaian acara Family Gathering meliputi:

1. Games dan Fun Activities untuk keluarga
2. Hiburan Musik dan Pertunjukan Seni
3. Makan Siang dan Coffee Break
4. Pembagian Doorprize menarik

Kami mengundang seluruh karyawan beserta keluarga (pasangan dan anak) untuk hadir dan memeriahkan acara ini. Pendaftaran peserta Family Gathering dapat dilakukan melalui link [link pendaftaran] paling lambat tanggal 31 Desember 2023. Tempat terbatas, segera daftarkan diri Anda!

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu/Saudara/i, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas]
Kepala Divisi HRD

Image just for illustration

Contoh Surat Edaran Perubahan Kebijakan¶

[KOP SURAT ORGANISASI]

SURAT EDARAN
Nomor: 008/SE/ORG/XI/2023
Tanggal: 10 November 2023
Perihal: Perubahan Kebijakan Penggunaan Ruang Meeting

Kepada Yth. Seluruh Anggota Organisasi [Nama Organisasi]

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Salam sejahtera bagi kita semua.

Melalui surat edaran ini, kami memberitahukan adanya perubahan kebijakan terkait penggunaan ruang meeting di kantor pusat [Nama Organisasi]. Perubahan kebijakan ini diberlakukan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan fasilitas ruang meeting yang ada, serta untuk memastikan ketersediaan ruang meeting bagi semua anggota organisasi yang membutuhkan.

Adapun perubahan kebijakan yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1. Sistem Booking Online: Pemesanan ruang meeting wajib dilakukan secara online melalui sistem booking yang telah disediakan di website internal organisasi [link website]. Pemesanan manual tidak akan dilayani.
2. Batas Waktu Penggunaan: Batas waktu penggunaan ruang meeting adalah maksimal 2 jam untuk setiap sesi meeting. Jika meeting diperkirakan akan melebihi 2 jam, pemesan wajib memberitahukan kepada petugas terkait saat melakukan booking.
3. Konfirmasi Pemakaian: Pemesan wajib melakukan konfirmasi pemakaian ruang meeting paling lambat 15 menit sebelum waktu booking dimulai. Jika tidak ada konfirmasi, booking akan dibatalkan otomatis dan ruang meeting dapat digunakan oleh anggota lain.
4. Kebersihan dan Kerapihan: Pengguna ruang meeting bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapihan ruang meeting setelah digunakan. Sampah harap dibuang pada tempatnya dan peralatan meeting dikembalikan ke posisi semula.

Kebijakan baru ini berlaku efektif mulai tanggal 1 Desember 2023. Kami harapkan seluruh anggota organisasi dapat memahami dan mematuhi kebijakan baru ini demi kelancaran kegiatan organisasi kita bersama.

Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas]
Sekretaris Jenderal Organisasi [Nama Organisasi]

Image just for illustration

Contoh Surat Edaran Libur atau Cuti Bersama¶

[KOP SURAT INSTANSI PEMERINTAH]

SURAT EDARAN
Nomor: B/1234/KP.02.01/XII/2023
Tanggal: 20 Desember 2023
Perihal: Pemberitahuan Libur Nasional dan Cuti Bersama Hari Raya Natal Tahun 2023

Yth. Seluruh Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan [Nama Instansi Pemerintah]

Dengan hormat,

Menindaklanjuti Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2023 tentang Hari Libur Nasional dan Cuti Bersama Tahun 2023, bersama ini kami memberitahukan bahwa Hari Libur Nasional Hari Raya Natal Tahun 2023 jatuh pada tanggal 25 Desember 2023 (Senin) dan Cuti Bersama Hari Raya Natal Tahun 2023 jatuh pada tanggal 26 Desember 2023 (Selasa).

Sehubungan dengan hal tersebut, seluruh Pegawai Negeri Sipil di lingkungan [Nama Instansi Pemerintah] diliburkan pada tanggal 25 dan 26 Desember 2023. Aktivitas perkantoran akan kembali berjalan normal pada hari Rabu, tanggal 27 Desember 2023.

Bagi unit kerja yang memberikan pelayanan langsung kepada masyarakat dan bersifat urgent atau emergency, seperti pelayanan kesehatan, keamanan, dan transportasi, agar mengatur penugasan pegawai secara bergantian sehingga pelayanan kepada masyarakat tetap berjalan optimal.

Demikian surat edaran ini kami sampaikan untuk menjadi perhatian dan dilaksanakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas]
[Jabatan Pejabat Berwenang]

Image just for illustration

Contoh Surat Edaran Undangan¶

[KOP SURAT ORGANISASI KOMUNITAS]

SURAT EDARAN
Nomor: 002/SE/KM/I/2024
Tanggal: 5 Januari 2024
Perihal: Undangan Pertemuan Rutin Bulanan Komunitas [Nama Komunitas]

Kepada Yth. Seluruh Anggota Komunitas [Nama Komunitas]

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Salam hangat dan semangat selalu!

Dalam rangka mempererat tali silaturahmi dan meningkatkan kekompakan antar anggota, kami mengundang seluruh anggota Komunitas [Nama Komunitas] untuk hadir dalam Pertemuan Rutin Bulanan Komunitas [Nama Komunitas].

Pertemuan akan dilaksanakan pada:

• Hari, Tanggal: Minggu, 14 Januari 2024
• Waktu: 10.00 - 12.00 WIB
• Tempat: [Nama Tempat], [Alamat Lengkap]
• Agenda:
  1. Evaluasi Program Kerja Bulan Lalu
  2. Diskusi Program Kerja Bulan Depan
  3. Sharing dan Ramah Tamah

Kehadiran seluruh anggota sangat kami harapkan demi suksesnya acara ini dan kemajuan komunitas kita. Mohon konfirmasi kehadiran Anda melalui [nomor telepon/link grup chat] paling lambat tanggal 12 Januari 2024.

Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Atas nama Pengurus Komunitas [Nama Komunitas],
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas]
Ketua Komunitas

Image just for illustration

Contoh Surat Edaran Pengumuman¶

[KOP SURAT SEKOLAH]

SURAT EDARAN
Nomor: 421/SE/SMA-ABC/XII/2023
Tanggal: 28 Desember 2023
Perihal: Pengumuman Libur Semester Ganjil Tahun Ajaran 2023/2024

Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Siswa dan Seluruh Siswa SMA ABC

Dengan hormat,

Bersama ini kami sampaikan pengumuman penting terkait Libur Semester Ganjil Tahun Ajaran 2023/2024 di SMA ABC. Libur semester ganjil akan dilaksanakan selama 2 minggu, mulai tanggal 2 Januari 2024 sampai dengan 13 Januari 2024.

Kegiatan belajar mengajar akan dimulai kembali pada hari Senin, tanggal 15 Januari 2024. Kami menghimbau kepada seluruh siswa untuk memanfaatkan waktu libur semester dengan kegiatan yang positif dan bermanfaat. Jangan lupa untuk tetap belajar dan mempersiapkan diri untuk semester genap yang akan datang.

Kepada Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Siswa, kami mohon kerjasamanya untuk mengawasi dan membimbing putra/putri selama masa libur semester. Mari kita ciptakan lingkungan yang kondusif agar anak-anak kita dapat beristirahat dan belajar dengan baik.

Demikian pengumuman ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas]
Kepala Sekolah SMA ABC

Image just for illustration

Tips Membuat Surat Edaran yang Efektif¶

Membuat surat edaran yang efektif tidaklah sulit, asalkan kamu memperhatikan beberapa tips berikut:

Gunakan Bahasa yang Jelas dan Mudah Dipahami¶

Bahasa yang jelas dan mudah dipahami adalah kunci utama surat edaran yang efektif. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu, bertele-tele, atau terlalu teknis jika penerima surat edaran bukan orang yang ahli di bidang tersebut. Gunakan kalimat yang pendek dan sederhana, serta pilih kata-kata yang tepat sasaran. Pastikan pesan yang ingin kamu sampaikan tersampaikan dengan jelas dan tidak menimbulkan kesalahpahaman.

Perhatikan Format dan Tata Bahasa¶

Format surat edaran yang baku dan tata bahasa yang benar akan meningkatkan profesionalitas surat edaranmu. Gunakan font yang mudah dibaca, ukuran font yang sesuai, dan layout yang rapi. Periksa kembali tata bahasa dan ejaan sebelum mengirimkan surat edaran. Surat edaran yang rapi dan terstruktur akan lebih mudah dibaca dan dipahami.

Pastikan Informasi yang Disampaikan Akurat¶

Keakuratan informasi dalam surat edaran sangat penting. Pastikan semua informasi yang kamu sampaikan benar dan valid. Lakukan pengecekan ulang terhadap data, tanggal, waktu, tempat, atau informasi penting lainnya sebelum menerbitkan surat edaran. Informasi yang salah atau tidak akurat bisa menimbulkan kebingungan, bahkan masalah yang lebih besar.

Distribusikan Surat Edaran dengan Tepat¶

Distribusi surat edaran yang tepat sasaran akan memastikan informasi sampai ke orang yang membutuhkan. Identifikasi dengan jelas siapa saja target penerima surat edaranmu. Pilih metode distribusi yang paling efektif, bisa melalui email, media sosial, website, papan pengumuman, atau cara lainnya. Pastikan semua target penerima menerima surat edaran dan membaca informasi yang disampaikan.

Fakta Menarik Seputar Surat Edaran¶

Sejarah dan Perkembangan Surat Edaran¶

Surat edaran sebenarnya sudah ada sejak zaman dahulu kala. Di masa lampau, surat edaran digunakan untuk menyampaikan perintah atau pengumuman dari raja atau penguasa kepada rakyatnya. Dulu, surat edaran ditulis tangan di atas perkamen atau papirus, dan disebarkan oleh utusan khusus.

Seiring perkembangan teknologi, surat edaran pun ikut berevolusi. Mesin cetak mempermudah penggandaan surat edaran dalam jumlah banyak. Telepon dan fax mempercepat penyampaian surat edaran jarak jauh. Dan di era digital ini, email dan internet memungkinkan surat edaran dikirimkan ke ribuan bahkan jutaan orang dalam hitungan detik.

Peran Surat Edaran di Era Digital¶

Meskipun komunikasi digital semakin dominan, surat edaran tetap relevan di era digital. Justru, surat edaran digital memiliki banyak keunggulan, seperti:

• Lebih cepat dan efisien: Pengiriman surat edaran digital jauh lebih cepat dan murah dibandingkan surat edaran fisik.
• Lebih mudah didistribusikan: Surat edaran digital bisa dikirimkan ke banyak penerima sekaligus dengan sekali klik.
• Lebih ramah lingkungan: Surat edaran digital mengurangi penggunaan kertas dan tinta, sehingga lebih ramah lingkungan.
• Mudah diarsipkan dan dicari: Surat edaran digital mudah diarsipkan dan dicari kembali jika dibutuhkan.

Surat edaran digital sering digunakan untuk komunikasi internal perusahaan, pengumuman sekolah atau kampus, pemberitahuan dari instansi pemerintah, dan berbagai keperluan lainnya. Bahkan, media sosial dan aplikasi chatting juga sering dimanfaatkan sebagai media untuk menyebarkan surat edaran digital.

Kesimpulan¶

Surat edaran adalah alat komunikasi yang ampuh dan efektif untuk menyampaikan informasi secara luas. Dengan memahami jenis, struktur, dan tips membuatnya, kamu bisa membuat surat edaran yang informatif, jelas, dan tepat sasaran. Baik surat edaran fisik maupun digital, keduanya masih memiliki peran penting dalam berbagai aspek kehidupan. Jadi, jangan ragu untuk menggunakan surat edaran sebagai solusi komunikasi yang efektif!

Bagaimana pendapatmu tentang surat edaran? Apakah kamu punya pengalaman menarik atau tips tambahan seputar pembuatan surat edaran? Yuk, berbagi di kolom komentar di bawah!