Begini Cara Membuat Surat Tanda Terima yang Benar: Panduan Lengkap!

Daftar Isi

Surat tanda terima adalah dokumen penting yang berfungsi sebagai bukti transaksi atau penerimaan barang/jasa. Dokumen ini sangat berguna baik untuk keperluan bisnis maupun pribadi. Dengan adanya surat tanda terima, kedua belah pihak yang terlibat transaksi memiliki pegangan yang sah dan jelas. Mari kita bahas lebih lanjut bagaimana cara membuat surat tanda terima yang efektif dan profesional.

Apa Itu Surat Tanda Terima dan Mengapa Penting?¶

Surat tanda terima, atau sering disebut juga resi, adalah dokumen tertulis yang menyatakan bahwa seseorang atau pihak telah menerima sesuatu dari pihak lain. “Sesuatu” ini bisa berupa uang, barang, dokumen, atau bahkan jasa. Fungsi utama surat tanda terima adalah sebagai bukti otentik bahwa transaksi atau serah terima telah terjadi.

Image just for illustration

Mengapa surat tanda terima begitu penting? Bayangkan Anda menjual barang secara online. Setelah pembeli membayar, Anda mengirimkan barang tersebut. Untuk memastikan pembeli benar-benar menerima barang yang dikirim, Anda bisa meminta mereka menandatangani surat tanda terima saat barang sampai. Dengan begitu, Anda memiliki bukti kuat bahwa kewajiban Anda telah terpenuhi.

Berikut beberapa alasan mengapa surat tanda terima sangat penting:

• Bukti Hukum: Dalam sengketa atau masalah hukum terkait transaksi, surat tanda terima bisa menjadi bukti yang kuat di pengadilan.
• Keamanan Transaksi: Surat tanda terima memberikan rasa aman bagi kedua belah pihak yang bertransaksi. Penerima barang/jasa merasa yakin bahwa mereka memiliki bukti pembayaran atau penerimaan, sementara pihak yang menyerahkan barang/jasa memiliki bukti bahwa mereka telah memenuhi kewajiban.
• Pencatatan Keuangan yang Rapi: Bagi bisnis, surat tanda terima sangat penting untuk pencatatan keuangan. Dokumen ini membantu dalam pembukuan, pelaporan pajak, dan audit keuangan.
• Mencegah Perselisihan: Dengan adanya surat tanda terima yang jelas dan rinci, potensi perselisihan atau kesalahpahaman di kemudian hari dapat diminimalisir.
• Membangun Kepercayaan: Penggunaan surat tanda terima menunjukkan profesionalitas dan membangun kepercayaan antara pihak-pihak yang bertransaksi.

Fakta menarik: Tahukah Anda bahwa konsep tanda terima sudah ada sejak zaman kuno? Meskipun bentuknya mungkin berbeda, prinsip dasar sebagai bukti transaksi sudah diterapkan dalam berbagai peradaban. Dulu, orang menggunakan tablet tanah liat atau papirus sebagai media untuk mencatat transaksi dan memberikan tanda terima.

Elemen Penting dalam Surat Tanda Terima¶

Surat tanda terima yang baik harus memuat informasi yang lengkap dan jelas. Berikut adalah elemen-elemen penting yang wajib ada dalam surat tanda terima:

1. Judul Surat¶

Judul surat harus jelas dan langsung menunjukkan tujuan dokumen. Gunakan judul seperti “SURAT TANDA TERIMA” atau “BUKTI PENERIMAAN”. Judul ini biasanya diletakkan di bagian paling atas dokumen dan dicetak tebal agar mudah dikenali.

2. Nomor Surat (Opsional, tapi Disarankan)¶

Nomor surat sangat berguna, terutama jika Anda membuat surat tanda terima dalam jumlah banyak atau untuk keperluan bisnis. Nomor surat membantu dalam pengarsipan dan pencarian dokumen di kemudian hari. Format nomor surat bisa disesuaikan dengan sistem penomoran yang Anda gunakan, misalnya:

• Nomor Urut/Bulan/Tahun (001/XI/2024)
• Kode Departemen/Nomor Urut/Tahun (SDM/005/2024)

3. Identitas Pihak yang Menerima¶

Bagian ini mencantumkan informasi lengkap mengenai pihak yang menerima barang, uang, atau jasa. Informasi yang perlu dicantumkan antara lain:

• Nama Lengkap: Nama lengkap penerima, sesuai dengan identitas resmi.
• Alamat: Alamat lengkap penerima.
• Nomor Telepon (Opsional): Nomor telepon penerima untuk memudahkan komunikasi jika diperlukan.
• Jabatan/Perusahaan (Jika Relevan): Jika penerima adalah perwakilan dari sebuah perusahaan atau organisasi, cantumkan jabatan dan nama perusahaannya.

4. Identitas Pihak yang Menyerahkan¶

Bagian ini mencantumkan informasi lengkap mengenai pihak yang menyerahkan barang, uang, atau jasa. Informasi yang perlu dicantumkan sama dengan identitas pihak penerima:

• Nama Lengkap: Nama lengkap pihak yang menyerahkan.
• Alamat: Alamat lengkap pihak yang menyerahkan.
• Nomor Telepon (Opsional): Nomor telepon pihak yang menyerahkan.
• Jabatan/Perusahaan (Jika Relevan): Jika pihak yang menyerahkan adalah perwakilan perusahaan atau organisasi, cantumkan jabatan dan nama perusahaannya.

5. Rincian Barang/Uang/Jasa yang Diterima¶

Bagian ini adalah inti dari surat tanda terima. Di sini, Anda harus menjelaskan secara detail apa yang diterima. Informasi yang perlu dicantumkan antara lain:

• Jenis Barang/Jasa: Sebutkan jenis barang atau jasa yang diterima. Jika berupa barang, sebutkan nama barang, jumlah, dan spesifikasi (jika ada). Jika berupa jasa, sebutkan jenis jasa yang diberikan. Jika berupa uang, sebutkan jumlah uang dan mata uangnya.
• Deskripsi (Jika Perlu): Berikan deskripsi tambahan jika diperlukan, terutama untuk barang atau jasa yang kompleks. Misalnya, jika menerima barang elektronik, sebutkan merek, model, dan nomor seri.
• Jumlah: Kuantitas barang atau jasa yang diterima.
• Nilai/Harga (Jika Relevan): Jika transaksi melibatkan pembayaran, cantumkan nilai atau harga barang/jasa yang diterima.

6. Tanggal dan Tempat Penerimaan¶

Cantumkan tanggal dan tempat penerimaan barang/uang/jasa. Informasi ini penting untuk menunjukkan kapan transaksi tersebut terjadi. Format tanggal biasanya adalah Tanggal-Bulan-Tahun (misalnya, 26 Oktober 2024). Tempat penerimaan bisa berupa nama kota atau alamat lengkap.

7. Tanda Tangan dan Nama Jelas Pihak Penerima¶

Surat tanda terima harus ditandatangani oleh pihak yang menerima sebagai bukti persetujuan dan pengakuan. Selain tanda tangan, cantumkan juga nama jelas penerima di bawah tanda tangan. Jika perlu, tambahkan stempel perusahaan jika penerima mewakili sebuah organisasi.

8. Meterai (Jika Diperlukan)¶

Dalam beberapa kasus, terutama untuk transaksi dengan nilai nominal tertentu atau untuk keperluan hukum yang lebih formal, surat tanda terima mungkin memerlukan meterai. Periksa peraturan perundang-undangan yang berlaku untuk mengetahui apakah meterai diperlukan dalam kasus Anda.

Contoh format sederhana elemen surat tanda terima:

SURAT TANDA TERIMA
Nomor: 001/X/2024

Yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama        : Budi Santoso
Alamat      : Jl. Merdeka No. 10, Jakarta Pusat
Nomor HP    : 081234567890

(Selanjutnya disebut sebagai **Pihak Penerima**)

Telah menerima dari,

Nama        : Ani Wijaya
Alamat      : Jl. Pahlawan No. 25, Surabaya
Nomor HP    : 085678901234

(Selanjutnya disebut sebagai **Pihak Pemberi**)

Berupa:

Jenis Barang  : Laptop Merk ABC Tipe XYZ
Jumlah        : 1 Unit
Deskripsi     : Laptop bekas, kondisi baik, lengkap dengan charger dan tas.

Penerimaan ini terjadi pada:

Tanggal     : 26 Oktober 2024
Tempat      : Jakarta Pusat

Demikian surat tanda terima ini dibuat dengan sebenar-benarnya dan tanpa paksaan dari pihak manapun.

Jakarta, 26 Oktober 2024

Pihak Penerima,                                Pihak Pemberi,


(Tanda Tangan & Nama Jelas)                   (Tanda Tangan & Nama Jelas)

Budi Santoso                                   Ani Wijaya

Langkah-Langkah Membuat Surat Tanda Terima¶

Membuat surat tanda terima sebenarnya cukup mudah. Anda bisa membuatnya secara manual atau menggunakan bantuan komputer dan aplikasi. Berikut langkah-langkahnya:

1. Menentukan Tujuan dan Informasi yang Dibutuhkan¶

Sebelum mulai menulis, tentukan terlebih dahulu tujuan dari surat tanda terima ini. Transaksi apa yang terjadi? Informasi apa saja yang perlu dicantumkan? Siapa pihak penerima dan pemberi? Dengan memahami tujuan dan informasi yang dibutuhkan, Anda bisa membuat surat tanda terima yang relevan dan efektif.

2. Membuat Template atau Menggunakan Contoh¶

Untuk memudahkan proses pembuatan surat tanda terima, Anda bisa membuat template sendiri atau mencari contoh template surat tanda terima di internet. Banyak situs web yang menyediakan template surat tanda terima gratis yang bisa Anda unduh dan modifikasi sesuai kebutuhan.

Image just for illustration

Jika membuat template sendiri, gunakan aplikasi pengolah kata seperti Microsoft Word, Google Docs, atau LibreOffice Writer. Atur format halaman, jenis huruf, dan ukuran huruf agar terlihat profesional. Simpan template ini agar bisa digunakan kembali di kemudian hari.

3. Mengisi Informasi yang Dibutuhkan¶

Setelah memiliki template atau contoh surat tanda terima, langkah selanjutnya adalah mengisi informasi yang dibutuhkan. Isi semua elemen penting yang telah dijelaskan sebelumnya, seperti judul surat, nomor surat, identitas pihak penerima dan pemberi, rincian barang/uang/jasa, tanggal dan tempat penerimaan, serta kolom tanda tangan.

Pastikan semua informasi yang diisi akurat dan lengkap. Periksa kembali setiap detail sebelum mencetak atau mengirimkan surat tanda terima. Kesalahan kecil dalam informasi bisa menimbulkan masalah di kemudian hari.

4. Mencetak dan Menandatangani Surat Tanda Terima¶

Jika Anda membuat surat tanda terima secara manual atau menggunakan komputer, cetak surat tersebut dalam rangkap dua. Satu rangkap untuk pihak penerima dan satu rangkap untuk pihak pemberi. Minta pihak penerima untuk menandatangani kedua rangkap surat tanda terima tersebut.

Setelah ditandatangani, serahkan satu rangkap surat tanda terima kepada pihak penerima dan simpan rangkap lainnya sebagai arsip Anda. Jika diperlukan, Anda bisa meminta pihak pemberi juga menandatangani surat tanda terima sebagai bentuk persetujuan.

5. Alternatif: Surat Tanda Terima Digital¶

Di era digital ini, surat tanda terima tidak harus selalu berbentuk fisik. Anda bisa membuat dan mengirimkan surat tanda terima digital melalui email atau aplikasi pesan instan. Surat tanda terima digital memiliki kelebihan lebih praktis, cepat, dan ramah lingkungan.

Untuk membuat surat tanda terima digital, Anda bisa menggunakan aplikasi pengolah kata atau aplikasi khusus pembuat faktur dan resi digital. Beberapa aplikasi bahkan memungkinkan tanda tangan digital, sehingga surat tanda terima digital memiliki kekuatan hukum yang sama dengan surat tanda terima fisik.

Tips Tambahan:

• Gunakan Bahasa yang Jelas dan Ringkas: Hindari penggunaan bahasa yang berbelit-belit atau ambigu. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, serta mudah dipahami oleh kedua belah pihak.
• Periksa Kembali Sebelum Final: Sebelum mencetak atau mengirimkan surat tanda terima, selalu periksa kembali semua informasi yang tercantum. Pastikan tidak ada kesalahan ketik atau informasi yang terlewat.
• Simpan Arsip dengan Baik: Simpan surat tanda terima fisik maupun digital di tempat yang aman dan mudah diakses. Arsip ini akan berguna jika terjadi masalah atau sengketa di kemudian hari.
• Sesuaikan dengan Kebutuhan: Template surat tanda terima yang ada hanyalah contoh. Anda bisa memodifikasi dan menyesuaikan template tersebut sesuai dengan kebutuhan dan jenis transaksi yang Anda lakukan.

Contoh Kasus Penggunaan Surat Tanda Terima¶

Surat tanda terima sangat serbaguna dan bisa digunakan dalam berbagai situasi. Berikut beberapa contoh kasus penggunaan surat tanda terima:

• Transaksi Jual Beli Online: Saat mengirimkan barang yang dijual secara online, sertakan surat tanda terima untuk ditandatangani oleh pembeli saat barang diterima.
• Penyewaan Barang: Saat menyewakan barang seperti mobil, alat berat, atau properti, gunakan surat tanda terima untuk mencatat kondisi barang saat diserahkan dan dikembalikan.
• Penerimaan Dokumen Penting: Saat menyerahkan dokumen penting seperti sertifikat, ijazah, atau akta, gunakan surat tanda terima sebagai bukti bahwa dokumen tersebut telah diterima.
• Penerimaan Uang: Saat menerima pembayaran tunai, buat surat tanda terima sebagai bukti pembayaran yang sah.
• Serah Terima Jabatan: Dalam organisasi atau perusahaan, surat tanda terima bisa digunakan saat serah terima jabatan untuk mencatat aset dan tanggung jawab yang diserahkan.
• Pengiriman Barang ke Gudang: Saat mengirimkan barang ke gudang penyimpanan, surat tanda terima digunakan untuk mencatat jumlah dan jenis barang yang diterima oleh pihak gudang.

Image just for illustration

Fakta menarik lainnya: Di beberapa negara, penggunaan tanda terima elektronik (e-receipt) semakin populer dan bahkan diwajibkan untuk jenis transaksi tertentu. Hal ini didorong oleh upaya untuk mengurangi penggunaan kertas dan meningkatkan efisiensi dalam proses transaksi.

Tips Membuat Surat Tanda Terima yang Profesional¶

Agar surat tanda terima Anda terlihat profesional dan kredibel, perhatikan beberapa tips berikut:

• Desain yang Rapi dan Jelas: Gunakan format yang rapi dan mudah dibaca. Pilih jenis huruf yang profesional dan ukuran huruf yang proporsional. Tata letak yang baik akan membuat surat tanda terima terlihat lebih profesional.
• Logo Perusahaan (Jika Ada): Jika Anda membuat surat tanda terima untuk keperluan bisnis, cantumkan logo perusahaan di bagian atas surat. Logo perusahaan akan menambah kesan profesional dan memperkuat branding.
• Informasi Kontak yang Lengkap: Cantumkan informasi kontak perusahaan atau diri Anda secara lengkap, seperti alamat, nomor telepon, email, dan website (jika ada). Hal ini memudahkan pihak lain untuk menghubungi Anda jika diperlukan.
• Gunakan Kertas Berkualitas (Untuk Surat Fisik): Jika Anda mencetak surat tanda terima fisik, gunakan kertas berkualitas baik. Kertas yang tebal dan tidak mudah kusut akan memberikan kesan yang lebih baik.
• Hindari Kesalahan Tata Bahasa dan Ejaan: Periksa kembali surat tanda terima Anda untuk memastikan tidak ada kesalahan tata bahasa dan ejaan. Kesalahan kecil bisa mengurangi kesan profesional.
• Konsisten dalam Format: Jika Anda sering membuat surat tanda terima, buatlah format yang konsisten dan gunakan format tersebut setiap kali. Konsistensi format akan membuat surat tanda terima Anda terlihat lebih profesional dan terorganisir.

Kesimpulan¶

Membuat surat tanda terima tidaklah sulit, namun sangat penting untuk memastikan transaksi atau serah terima berjalan lancar dan aman. Dengan memahami elemen-elemen penting, langkah-langkah pembuatan, dan tips profesional, Anda bisa membuat surat tanda terima yang efektif dan kredibel. Baik untuk keperluan bisnis maupun pribadi, surat tanda terima adalah dokumen yang sangat berguna dan patut Anda kuasai cara pembuatannya.

Semoga artikel ini bermanfaat dan memberikan panduan yang jelas tentang cara membuat surat tanda terima. Jangan ragu untuk meninggalkan komentar atau pertanyaan di bawah ini!