Beranda administrasi bisnis surat resmi tata usaha

Panduan Lengkap: Unsur Surat Resmi yang Wajib Kamu Tahu!

Diperbarui: • 0 • 11 menit membaca

Surat resmi itu penting banget dalam berbagai urusan, mulai dari sekolah, kantor, sampai organisasi. Biar surat resmi kamu diterima dan diproses dengan baik, ada beberapa unsur penting yang wajib ada di dalamnya. Yuk, kita bahas satu per satu unsur surat resmi biar kamu makin jago bikin surat!

1. Kop Surat atau Kepala Surat

Kop surat atau kepala surat ini letaknya paling atas di surat resmi. Fungsinya buat nunjukkin identitas lembaga atau instansi yang ngeluarin surat. Biasanya, kop surat ini berisi logo instansi, nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, email, dan website (kalau ada). Kop surat ini penting banget karena jadi identitas pertama surat resmi.

Contoh Kop Surat
Image just for illustration

Pentingnya Kop Surat:

  • Identitas: Langsung kelihatan dari mana surat ini berasal. Penerima surat jadi tahu siapa yang mengirim dan bisa menghubungi balik kalau perlu.
  • Kredibilitas: Kop surat yang lengkap dan profesional ningkatin kepercayaan penerima terhadap surat dan instansi pengirim.
  • Legalitas: Dalam beberapa kasus, kop surat jadi bukti legalitas bahwa surat tersebut memang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang.

Tips bikin Kop Surat:

  • Logo: Pakai logo instansi yang resmi dan jelas. Ukurannya jangan terlalu besar atau terlalu kecil, sesuaikan dengan proporsi kertas.
  • Nama Instansi: Tulis nama instansi lengkap dan benar. Hindari singkatan yang nggak umum.
  • Alamat Lengkap: Cantumin alamat lengkap, termasuk kode pos. Ini penting buat surat balasan atau pengiriman dokumen fisik.
  • Kontak: Nomor telepon, email, dan website (kalau ada) memudahkan penerima surat buat menghubungi atau mencari informasi lebih lanjut.
  • Font dan Tata Letak: Pilih font yang formal dan mudah dibaca. Tata letaknya juga harus rapi dan profesional.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat ini nunjukkin kapan surat resmi itu ditulis. Letaknya biasanya di bagian kanan atas atau kiri atas surat, di bawah kop surat. Format tanggal yang umum dipakai di surat resmi adalah format Indonesia, yaitu tanggal-bulan-tahun. Misalnya, 17 Agustus 2024.

Contoh Tanggal Surat
Image just for illustration

Pentingnya Tanggal Surat:

  • Arsip: Tanggal surat penting buat pengarsipan dan pencatatan dokumen. Jadi, gampang dicari lagi kalau dibutuhkan di kemudian hari.
  • Referensi Waktu: Tanggal surat jadi acuan waktu berlakunya informasi atau keputusan yang ada di dalam surat. Misalnya, batas waktu pendaftaran atau tanggal acara.
  • Kesesuaian Waktu: Menunjukkan bahwa surat tersebut memang dibuat pada waktu yang relevan dengan isinya.

Tips Menulis Tanggal Surat:

  • Format: Gunakan format tanggal-bulan-tahun (DD-MM-YYYY) atau tanggal bulan tahun (contoh: 17 Agustus 2024). Hindari format yang ambigu.
  • Bulan: Tulis nama bulan secara lengkap, jangan disingkat (misalnya, Agustus, bukan Agst).
  • Konsisten: Pastikan format tanggal konsisten di seluruh dokumen surat resmi.
  • Letak: Pilih letak tanggal yang umum dan rapi, biasanya kanan atas atau kiri atas di bawah kop surat.

3. Nomor Surat

Nomor surat ini kode unik yang dikasih ke setiap surat resmi yang keluar dari instansi. Letaknya biasanya di bawah tanggal surat. Format nomor surat bisa beda-beda tergantung kebijakan instansi, tapi umumnya terdiri dari kode instansi, nomor urut surat, bulan, dan tahun.

Contoh Nomor Surat
Image just for illustration

Pentingnya Nomor Surat:

  • Pengarsipan dan Pencarian: Nomor surat memudahkan proses pengarsipan dan pencarian surat. Tinggal cari nomornya, suratnya langsung ketemu.
  • Kontrol dan Pelacakan: Instansi bisa ngontrol dan ngelacak surat yang keluar dan masuk lewat nomor surat.
  • Referensi: Nomor surat jadi referensi yang jelas kalau ada komunikasi lanjutan terkait surat tersebut.

Contoh Format Nomor Surat:

  • [Kode Instansi] / [Nomor Urut] / [Bulan Romawi] / [Tahun]
    • Contoh: UNS/015/VIII/2024 (UNS = Kode Universitas, 015 = Nomor Urut Surat ke-15 di bulan Agustus 2024)
  • [Nomor Urut] / [Kode Instansi] / [Bulan Romawi] / [Tahun]
    • Contoh: 05/BEM-FE/VII/2023 (05 = Nomor Urut, BEM-FE = Kode BEM Fakultas Ekonomi)

Tips Membuat Nomor Surat:

  • Kode Instansi: Pastikan kode instansi jelas dan mudah dikenali.
  • Nomor Urut: Urutkan nomor surat secara berurutan. Biasanya dimulai dari 001 setiap awal tahun atau periode tertentu.
  • Bulan Romawi: Gunakan angka Romawi untuk bulan (I, II, III, …, XII).
  • Tahun: Tulis tahun lengkap (misalnya, 2024).
  • Konsisten: Gunakan format nomor surat yang sama untuk semua surat resmi dari instansi.

4. Lampiran

Lampiran ini bagian yang nunjukkin ada atau nggaknya dokumen tambahan yang disertakan bareng surat resmi. Kalau ada lampiran, ditulis jumlah lembar atau jenis dokumennya. Letaknya biasanya di bawah nomor surat. Kalau nggak ada lampiran, bagian ini bisa dihilangkan.

Contoh Lampiran Surat
Image just for illustration

Pentingnya Lampiran:

  • Informasi Tambahan: Lampiran memberikan informasi tambahan yang mendukung isi surat utama.
  • Kejelasan Isi Paket: Penerima surat jadi tahu apa aja yang seharusnya mereka terima selain surat utama.
  • Pengecekan Kelengkapan: Memudahkan penerima surat untuk mengecek kelengkapan dokumen yang diterima.

Contoh Penulisan Lampiran:

  • Lampiran : 2 (dua) lembar
  • Lampiran : Tiga berkas
  • Lampiran : Satu buah proposal
  • Lampiran : - (kalau tidak ada lampiran, tapi lebih baik dihilangkan saja bagian lampiran jika tidak ada)

Tips Menulis Lampiran:

  • Jumlah Lembar/Berkas: Tulis jumlah lembar kalau lampirannya berupa kertas. Kalau lampirannya berupa dokumen lain (misalnya, proposal, CD), sebutkan jenis dokumennya.
  • Huruf Awal Kapital: Kata “Lampiran” diawali dengan huruf kapital.
  • Singkat dan Jelas: Tulis lampiran secara singkat dan jelas.

5. Perihal atau Hal

Perihal atau hal ini inti atau pokok bahasan surat resmi. Singkatnya, perihal ini judul surat. Letaknya di bawah lampiran atau nomor surat. Perihal harus ditulis singkat, padat, dan jelas, biar penerima surat langsung tahu isi garis besar suratnya tentang apa.

Contoh Perihal Surat
Image just for illustration

Pentingnya Perihal:

  • Inti Informasi: Perihal memberikan gambaran singkat tentang isi surat. Penerima surat bisa langsung tahu tujuan surat tanpa harus baca keseluruhan.
  • Prioritas: Membantu penerima surat untuk memprioritaskan surat mana yang perlu dibaca atau ditangani lebih dulu.
  • Pengarsipan Berdasarkan Topik: Memudahkan pengarsipan surat berdasarkan topik atau perihal.

Contoh Perihal Surat:

  • Perihal : Undangan Rapat Koordinasi
  • Perihal : Permohonan Izin Penggunaan Tempat
  • Perihal : Pemberitahuan Perubahan Jadwal Kuliah
  • Perihal : Penawaran Kerjasama

Tips Menulis Perihal:

  • Singkat dan Padat: Gunakan kalimat yang singkat, maksimal beberapa kata aja.
  • Jelas dan Spesifik: Perihal harus jelas dan spesifik, langsung nunjukkin inti suratnya tentang apa.
  • Huruf Kapital di Awal Kata: Setiap awal kata di perihal biasanya diawali dengan huruf kapital.
  • Hindari Kalimat Panjang: Jangan bikin perihal jadi kalimat yang panjang dan bertele-tele.

6. Alamat Tujuan Surat

Alamat tujuan surat ini alamat lengkap orang atau instansi yang dituju surat resmi. Letaknya di bawah perihal, di sebelah kiri surat. Penulisan alamat tujuan harus lengkap dan jelas biar suratnya sampai ke penerima yang tepat.

Contoh Alamat Tujuan Surat
Image just for illustration

Pentingnya Alamat Tujuan Surat:

  • Ketepatan Pengiriman: Alamat tujuan yang lengkap dan jelas memastikan surat sampai ke penerima yang benar.
  • Profesionalisme: Penulisan alamat tujuan yang rapi dan benar nunjukkin profesionalisme pengirim surat.
  • Menghindari Kesalahan Kirim: Alamat yang jelas mencegah kesalahan pengiriman surat ke alamat yang salah.

Contoh Penulisan Alamat Tujuan Surat:

  • Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima]
    [Jabatan Penerima]
    [Nama Instansi Penerima]
    [Alamat Lengkap Instansi Penerima]
  • Kepada
    Yth. Direktur PT Maju Jaya
    Jalan Pahlawan No. 10
    Surabaya

Tips Menulis Alamat Tujuan Surat:

  • Yth. atau Kepada: Gunakan sapaan “Yth.” (Yang Terhormat) atau “Kepada” di awal alamat.
  • Nama Penerima: Tulis nama lengkap penerima kalau tahu. Kalau nggak tahu, bisa pakai jabatan penerima (misalnya, Direktur HRD).
  • Jabatan Penerima: Sebutkan jabatan penerima kalau relevan.
  • Nama Instansi: Tulis nama instansi penerima lengkap.
  • Alamat Lengkap: Cantumin alamat lengkap, termasuk nama jalan, nomor, kota, dan kode pos.
  • Tata Letak: Tata letak alamat tujuan harus rapi dan mudah dibaca.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka ini ungkapan hormat di awal surat resmi. Letaknya di bawah alamat tujuan, di sebelah kiri surat. Salam pembuka yang umum dipakai adalah “Dengan hormat,”. Tapi, bisa juga disesuaikan dengan konteks dan hubungan antara pengirim dan penerima surat.

Contoh Salam Pembuka Surat
Image just for illustration

Pentingnya Salam Pembuka:

  • Kesopanan: Salam pembuka nunjukkin kesopanan dan etika dalam berkomunikasi secara resmi.
  • Menghormati Penerima: Ungkapan hormat di awal surat menunjukkan penghargaan kepada penerima surat.
  • Menciptakan Suasana Formal: Salam pembuka membantu menciptakan suasana formal dalam surat resmi.

Contoh Salam Pembuka Surat:

  • Dengan hormat,
  • Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh, (untuk surat bernuansa Islami)
  • Salam sejahtera, (untuk umum)
  • Yang terhormat, Bapak/Ibu …

Tips Memilih Salam Pembuka:

  • Umum: “Dengan hormat,” adalah salam pembuka yang paling umum dan aman dipakai di berbagai situasi surat resmi.
  • Konteks: Pertimbangkan konteks surat dan hubungan dengan penerima. Untuk surat yang lebih personal tapi tetap resmi, bisa pakai “Yang terhormat, Bapak/Ibu …”.
  • Keagamaan: Untuk surat yang ditujukan ke instansi atau individu yang bernuansa agama tertentu, bisa pakai salam pembuka yang sesuai (misalnya, “Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,” untuk Muslim).
  • Tanda Koma: Setelah salam pembuka, biasanya diikuti tanda koma (,).

8. Isi Surat

Isi surat ini bagian inti dari surat resmi. Isinya nyampaiin maksud dan tujuan surat secara lengkap dan jelas. Isi surat biasanya dibagi jadi tiga bagian:

a. Paragraf Pembuka

Paragraf pembuka ini awal dari isi surat. Fungsinya buat nyambungin salam pembuka ke inti surat. Biasanya berisi kalimat pengantar yang sopan dan singkat.

Contoh Paragraf Pembuka Surat

Baca Juga: loading
Image just for illustration

Contoh Paragraf Pembuka:

  • “Dengan hormat,
    Melalui surat ini, kami [nama instansi pengirim] bermaksud menyampaikan…”
  • “Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,
    Puji syukur kehadirat Allah SWT, semoga Bapak/Ibu selalu dalam keadaan sehat walafiat. Sehubungan dengan…”
  • “Salam sejahtera,
    Bersama surat ini, kami [nama instansi pengirim] ingin memberitahukan…”

Tips Membuat Paragraf Pembuka:

  • Sopan dan Ringkas: Gunakan bahasa yang sopan dan ringkas.
  • Hubungan dengan Salam Pembuka: Paragraf pembuka harus nyambung dan jadi transisi dari salam pembuka ke inti surat.
  • Tujuan Singkat: Bisa juga sedikit nyebutin tujuan surat di paragraf pembuka.

b. Isi Utama Surat

Isi utama surat ini bagian yang paling penting. Di sini, semua informasi, maksud, dan tujuan surat dijelasin secara detail dan sistematis. Penyampaian isi surat harus jelas, lugas, dan nggak bertele-tele.

Contoh Isi Utama Surat
Image just for illustration

Tips Menulis Isi Utama Surat:

  • Jelas dan Lugas: Sampaikan informasi secara jelas, lugas, dan langsung ke poinnya. Hindari bahasa yang ambigu atau berputar-putar.
  • Sistematis: Susun isi surat secara sistematis dan logis. Bisa pakai poin-poin atau paragraf yang terstruktur.
  • Bahasa Formal: Gunakan bahasa Indonesia yang formal dan baku. Hindari bahasa gaul atau bahasa sehari-hari.
  • Fakta dan Data (kalau perlu): Kalau suratnya berisi informasi atau keputusan, sertakan fakta dan data yang mendukung biar lebih kuat dan kredibel.
  • Tujuan yang Jelas: Pastikan tujuan surat tersampaikan dengan jelas di isi utama.

c. Paragraf Penutup

Paragraf penutup ini akhir dari isi surat. Biasanya berisi harapan, ucapan terima kasih, atau permintaan tindakan lebih lanjut dari penerima surat. Paragraf penutup juga harus tetap sopan dan ringkas.

Contoh Paragraf Penutup Surat
Image just for illustration

Contoh Paragraf Penutup:

  • “Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.”
  • “Besar harapan kami Bapak/Ibu dapat mempertimbangkan permohonan ini. Atas perhatian dan bantuannya, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya.”
  • “Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu pada acara tersebut, kami mengucapkan terima kasih.”

Tips Membuat Paragraf Penutup:

  • Harapan atau Ajakan: Sampaikan harapan atau ajakan yang ingin dicapai dari surat tersebut.
  • Ucapan Terima Kasih: Ungkapkan terima kasih atas perhatian atau kerjasama penerima surat.
  • Ringkas dan Sopan: Paragraf penutup harus ringkas dan tetap sopan.
  • Hubungan dengan Isi Utama: Paragraf penutup harus jadi kesimpulan yang baik dari isi utama surat.

9. Salam Penutup

Salam penutup ini ungkapan hormat di akhir surat resmi, sebelum tanda tangan. Letaknya di bawah isi surat, di sebelah kiri surat. Salam penutup yang umum dipakai adalah “Hormat kami,” atau “Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,” (untuk surat bernuansa Islami).

Contoh Salam Penutup Surat
Image just for illustration

Pentingnya Salam Penutup:

  • Kesopanan di Akhir Surat: Salam penutup nunjukkin kesopanan sampai akhir surat.
  • Menutup Surat dengan Baik: Salam penutup jadi penutup yang formal dan baik untuk surat resmi.
  • Konsistensi dengan Salam Pembuka: Salam penutup sebaiknya konsisten dengan salam pembuka. Kalau salam pembukanya “Dengan hormat,”, salam penutupnya bisa “Hormat kami,”.

Contoh Salam Penutup Surat:

  • Hormat kami,
  • Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,
  • Salam sejahtera,
  • Hormat saya, (lebih personal, tapi masih resmi)

Tips Memilih Salam Penutup:

  • Umum: “Hormat kami,” adalah salam penutup yang paling umum dan sering dipakai.
  • Keagamaan: Sesuaikan dengan salam pembuka. Kalau pembukanya “Assalamualaikum…”, penutupnya juga sebaiknya “Wassalamualaikum…”.
  • Konsistensi: Pastikan salam penutup konsisten dengan salam pembuka dan gaya bahasa surat secara keseluruhan.
  • Tanda Koma: Setelah salam penutup, biasanya diikuti tanda koma (,).

10. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan

Bagian ini penting banget buat nunjukkin siapa yang bertanggung jawab atas surat resmi. Letaknya di bawah salam penutup, di sebelah kanan surat. Biasanya terdiri dari tanda tangan, nama jelas (diketik), dan jabatan orang yang menandatangani surat.

Contoh Tanda Tangan Surat
Image just for illustration

Pentingnya Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan:

  • Otentifikasi: Tanda tangan nunjukkin keaslian dan otentifikasi surat.
  • Tanggung Jawab: Orang yang tanda tangan bertanggung jawab atas isi surat.
  • Kejelasan Identitas: Nama jelas dan jabatan nunjukkin identitas lengkap orang yang menandatangani surat.
  • Legalitas: Dalam beberapa kasus, tanda tangan diperlukan buat legalitas surat resmi.

Tips Menulis Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan:

  • Tanda Tangan Asli: Gunakan tanda tangan asli, bukan fotokopi (kecuali untuk surat elektronik yang pakai tanda tangan digital).
  • Nama Jelas Diketik: Ketik nama jelas di bawah tanda tangan biar mudah dibaca.
  • Jabatan Lengkap: Cantumin jabatan lengkap orang yang tanda tangan.
  • Stempel Instansi (kalau perlu): Beberapa surat resmi juga perlu stempel instansi di samping tanda tangan buat memperkuat keabsahan.

11. Tembusan (cc)

Tembusan atau carbon copy (cc) ini bagian yang nunjukkin siapa aja pihak lain yang dikirimi salinan surat resmi selain penerima utama. Letaknya biasanya di bagian paling bawah surat, di sebelah kiri. Tembusan bersifat opsional, tergantung kebutuhan.

Contoh Tembusan Surat
Image just for illustration

Pentingnya Tembusan:

  • Informasi Tambahan Pihak Terkait: Tembusan ngasih informasi ke pihak lain yang terkait atau perlu tahu isi surat.
  • Koordinasi dan Arsip: Tembusan bisa buat koordinasi antar bagian atau sebagai arsip tambahan di bagian lain.
  • Transparansi: Tembusan nunjukkin transparansi bahwa surat ini juga diketahui oleh pihak lain.

Contoh Penulisan Tembusan:

  • Tembusan:
    1. Kepala Bagian Keuangan
    2. Arsip

Tips Menulis Tembusan:

  • Urutan Jabatan: Urutkan nama-nama yang dikirim tembusan berdasarkan jabatan, dari yang tertinggi ke terendah (kalau relevan).
  • Singkat dan Jelas: Tulis nama jabatan atau pihak yang dikirimi tembusan secara singkat dan jelas.
  • Opsional: Tembusan bersifat opsional. Kalau nggak ada pihak lain yang perlu dikirimi salinan, bagian tembusan bisa dihilangkan.

Fakta Menarik Tentang Surat Resmi:

  • Sejarah Panjang: Surat resmi udah ada sejak zaman dulu banget, bahkan sebelum ada kertas. Dulu, orang pakai prasasti batu atau lempengan tanah liat buat nyampaiin pesan resmi.
  • Perkembangan Format: Format surat resmi terus berkembang seiring waktu. Dulu mungkin lebih kaku dan panjang, sekarang cenderung lebih ringkas dan efisien.
  • Surat Resmi Elektronik: Di era digital ini, surat resmi juga udah banyak yang dikirim secara elektronik (email). Tapi, unsur-unsur pentingnya tetap sama dengan surat resmi cetak.
  • Bahasa Baku: Bahasa baku atau formal selalu jadi ciri khas surat resmi. Ini buat nunjukkin keseriusan dan profesionalisme.
  • Penting dalam Administrasi: Surat resmi jadi dokumen penting dalam administrasi pemerintahan, bisnis, pendidikan, dan berbagai organisasi lainnya.

Nah, itu dia unsur-unsur surat resmi yang perlu kamu tahu. Dengan memahami unsur-unsur ini, kamu bisa bikin surat resmi yang baik, benar, dan profesional. Jangan ragu buat latihan terus biar makin lancar ya!

Gimana, unsur surat resmi mana nih yang baru kamu pahami banget? Atau ada pengalaman seru bikin surat resmi? Share yuk di kolom komentar!

Posting Komentar