Panduan Lengkap: Contoh Perihal Surat Dinas yang Bikin Suratmu Lebih Profesional!

Table of Contents

Apa Itu Perihal dalam Surat Dinas?¶

Dalam dunia surat menyurat resmi, terutama surat dinas, Anda pasti sering melihat bagian yang disebut perihal. Perihal ini letaknya selalu strategis, biasanya berada di bagian atas surat, di bawah salam pembuka atau sejajar dengan nomor surat. Secara sederhana, perihal adalah inti atau pokok bahasan dari surat yang ingin disampaikan. Ia berfungsi sebagai judul singkat yang memberikan gambaran langsung kepada penerima mengenai isi keseluruhan surat tersebut. Bayangkan perihal sebagai headline dalam berita, yang membuat pembaca langsung tahu topik utama yang akan dibahas.

Image just for illustration

Perihal ini sangat penting dalam surat dinas karena membantu penerima surat untuk dengan cepat memahami tujuan surat tersebut tanpa perlu membaca keseluruhan isi surat terlebih dahulu. Di tengah kesibukan kerja, efisiensi waktu menjadi sangat krusial. Dengan adanya perihal yang jelas dan ringkas, penerima surat dapat memprioritaskan surat mana yang perlu segera ditangani dan surat mana yang bisa dibaca nanti. Selain itu, perihal juga mempermudah proses pengarsipan dan pencarian surat di kemudian hari.

Mengapa Perihal Itu Penting dalam Surat Dinas?¶

Keberadaan perihal dalam surat dinas bukan sekadar formalitas, tetapi memiliki fungsi yang sangat vital. Berikut adalah beberapa alasan mengapa perihal sangat penting:

1. Memudahkan Penerima Memahami Isi Surat dengan Cepat¶

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, perihal berfungsi sebagai ringkasan singkat dari isi surat. Dalam hitungan detik, penerima surat dapat mengetahui topik utama yang dibahas dalam surat tersebut. Ini sangat membantu terutama jika penerima surat menerima banyak surat setiap harinya. Bayangkan jika setiap surat dinas tidak memiliki perihal, penerima harus membaca sekilas atau bahkan keseluruhan isi surat untuk mengetahui tujuannya. Tentu ini akan sangat memakan waktu dan tidak efisien.

2. Mempercepat Proses Distribusi dan Penanganan Surat¶

Perihal yang jelas dan informatif juga membantu dalam proses distribusi surat di dalam organisasi. Petugas administrasi atau bagian tata usaha dapat dengan mudah mengelompokkan dan mendistribusikan surat berdasarkan perihalnya. Misalnya, surat dengan perihal “Undangan Rapat Koordinasi” akan langsung diarahkan ke bagian yang menangani rapat atau kepada pihak-pihak yang terkait dengan rapat tersebut. Hal ini tentu mempercepat proses penanganan surat dan memastikan surat tersebut sampai ke pihak yang tepat dengan segera.

3. Mempermudah Pengarsipan dan Pencarian Surat¶

Dalam sistem pengarsipan surat, perihal menjadi salah satu kata kunci utama untuk mengelompokkan dan mengindeks surat. Dengan adanya perihal yang konsisten dan terstruktur, proses pengarsipan menjadi lebih rapi dan sistematis. Ketika suatu saat diperlukan untuk mencari surat tertentu, perihal akan sangat membantu dalam proses pencarian. Kita bisa mencari surat berdasarkan perihal, tanggal, nomor surat, atau kombinasi dari ketiganya. Ini jauh lebih efektif daripada harus membaca satu per satu judul file atau dokumen yang diarsipkan.

4. Meningkatkan Profesionalitas Surat Dinas¶

Penggunaan perihal dalam surat dinas juga mencerminkan profesionalitas dan keseriusan pengirim surat. Surat dinas yang memiliki perihal yang jelas dan ringkas menunjukkan bahwa pengirim surat memperhatikan detail dan berusaha untuk berkomunikasi secara efektif dan efisien. Sebaliknya, surat dinas tanpa perihal atau dengan perihal yang tidak jelas dapat menimbulkan kesan kurang profesional dan kurang terorganisir. Dalam dunia bisnis dan pemerintahan, kesan profesionalitas sangatlah penting untuk membangun kredibilitas dan kepercayaan.

Ciri-Ciri Perihal yang Baik dan Efektif¶

Agar perihal dapat berfungsi dengan optimal, ada beberapa ciri-ciri yang perlu diperhatikan dalam penulisannya. Perihal yang baik dan efektif adalah:

1. Singkat, Padat, dan Jelas¶

Perihal idealnya terdiri dari beberapa kata saja, tidak lebih dari satu baris kalimat. Pilihlah kata-kata yang paling penting dan relevan untuk menggambarkan isi surat. Hindari penggunaan kalimat yang panjang dan bertele-tele. Perihal harus langsung to the point dan mudah dipahami dalam sekali baca. Gunakan bahasa Indonesia yang baku dan formal, namun tetap ringkas dan mudah dicerna.

2. Informatif dan Representatif¶

Meskipun singkat, perihal harus tetap informatif dan mampu merepresentasikan isi surat secara keseluruhan. Penerima surat harus dapat memahami inti dari surat tersebut hanya dengan membaca perihalnya. Oleh karena itu, pilihlah kata-kata yang paling tepat dan akurat untuk menggambarkan topik utama surat. Pastikan perihal benar-benar sesuai dengan isi surat dan tidak menyesatkan.

3. Relevan dengan Isi Surat¶

Perihal harus selalu relevan dan berkaitan langsung dengan isi surat. Jangan sampai perihal tidak nyambung atau bahkan bertolak belakang dengan apa yang dibahas dalam surat. Sebelum mengirim surat, pastikan Anda membaca ulang perihal dan membandingkannya dengan isi surat untuk memastikan keduanya sinkron dan saling mendukung. Ketidaksesuaian antara perihal dan isi surat dapat menimbulkan kebingungan dan salah paham bagi penerima surat.

4. Menggunakan Kata Kunci yang Tepat¶

Dalam menyusun perihal, gunakanlah kata kunci (keyword) yang relevan dengan topik surat. Kata kunci ini akan membantu penerima surat untuk dengan cepat mengidentifikasi jenis surat dan kepentingannya. Selain itu, kata kunci juga akan memudahkan proses pencarian surat di kemudian hari. Misalnya, jika surat berisi tentang undangan rapat, kata kunci yang tepat adalah “Undangan Rapat”. Jika surat berisi tentang permohonan izin, kata kunci yang tepat adalah “Permohonan Izin”.

5. Menarik Perhatian (Opsional, Tergantung Konteks)¶

Dalam beberapa kasus, perihal juga bisa dibuat sedikit menarik perhatian agar penerima surat lebih tertarik untuk segera membaca isi surat. Namun, ini sifatnya opsional dan tergantung pada konteks dan jenis surat. Untuk surat-surat yang bersifat penting dan mendesak, perihal yang menarik perhatian bisa menjadi nilai tambah. Namun, untuk surat-surat yang bersifat rutin atau formal, perihal yang sederhana dan lugas sudah cukup efektif. Yang terpenting, jangan sampai perihal yang menarik perhatian justru mengorbankan kejelasan dan informatifnya.

Contoh-Contoh Perihal dalam Berbagai Jenis Surat Dinas¶

Berikut adalah beberapa contoh perihal yang baik dan efektif untuk berbagai jenis surat dinas yang umum digunakan:

1. Surat Undangan¶

Surat undangan bertujuan untuk mengajak pihak lain untuk menghadiri suatu acara atau kegiatan. Contoh perihal untuk surat undangan:

• Perihal: Undangan Rapat Koordinasi Persiapan HUT Perusahaan
• Perihal: Undangan Seminar Nasional “Inovasi Teknologi di Era Digital”
• Perihal: Undangan Workshop Peningkatan Kompetensi Guru
• Perihal: Undangan Pembukaan Pameran Seni Rupa “Citra Indonesia”
• Perihal: Undangan Halalbihalal Keluarga Besar [Nama Instansi/Organisasi]

Image just for illustration

Dalam contoh-contoh di atas, perihal langsung menyebutkan jenis acara (rapat, seminar, workshop, pameran, halalbihalal) dan topik atau tema acaranya. Ini memudahkan penerima surat untuk langsung memahami tujuan surat tersebut.

2. Surat Pemberitahuan¶

Surat pemberitahuan digunakan untuk menyampaikan informasi penting kepada pihak lain. Contoh perihal untuk surat pemberitahuan:

• Perihal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal Perkuliahan Semester Ganjil 2024/2025
• Perihal: Pemberitahuan Libur Hari Raya Idul Fitri 1446 H
• Perihal: Pemberitahuan Pemadaman Listrik Terencana di Wilayah [Nama Wilayah]
• Perihal: Pemberitahuan Kenaikan Tarif Listrik per 1 Januari 2025
• Perihal: Pemberitahuan Hasil Seleksi Administrasi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS)

Image just for illustration

Perihal surat pemberitahuan fokus pada informasi yang ingin disampaikan. Kata kunci seperti “perubahan jadwal”, “libur”, “pemadaman listrik”, “kenaikan tarif”, dan “hasil seleksi” langsung memberikan gambaran isi surat kepada penerima.

3. Surat Permohonan¶

Surat permohonan digunakan untuk mengajukan permintaan atau permohonan kepada pihak lain. Contoh perihal untuk surat permohonan:

• Perihal: Permohonan Izin Penggunaan Aula [Nama Gedung] untuk Kegiatan [Nama Kegiatan]
• Perihal: Permohonan Bantuan Dana Kegiatan Bakti Sosial di Desa [Nama Desa]
• Perihal: Permohonan Kerjasama dalam Pelaksanaan Program [Nama Program]
• Perihal: Permohonan Dispensasi Kehadiran Kerja untuk Mengikuti Pelatihan
• Perihal: Permohonan Peninjauan Kembali Keputusan [Nomor Keputusan] tentang [Topik Keputusan]

Image just for illustration

Perihal surat permohonan diawali dengan kata “Permohonan” dan diikuti dengan jenis permohonan yang diajukan. Ini langsung menunjukkan tujuan surat kepada penerima.

4. Surat Peminjaman¶

Surat peminjaman digunakan untuk mengajukan permohonan peminjaman barang atau fasilitas. Contoh perihal untuk surat peminjaman:

• Perihal: Peminjaman Ruang Rapat [Nama Ruang Rapat] untuk Tanggal [Tanggal]
• Perihal: Peminjaman Peralatan Multimedia untuk Kegiatan Presentasi
• Perihal: Peminjaman Kendaraan Dinas untuk Keperluan Operasional
• Perihal: Peminjaman Buku Perpustakaan [Nomor Anggota Perpustakaan]
• Perihal: Peminjaman Fasilitas Olahraga [Nama Fasilitas Olahraga] untuk Latihan Rutin

Image just for illustration

Perihal surat peminjaman diawali dengan kata “Peminjaman” dan diikuti dengan objek yang ingin dipinjam. Informasi tambahan seperti tanggal atau tujuan peminjaman juga bisa disertakan untuk memperjelas perihal.

5. Surat Tugas¶

Surat tugas digunakan untuk menugaskan seseorang untuk melaksanakan suatu pekerjaan atau tugas tertentu. Contoh perihal untuk surat tugas:

• Perihal: Surat Tugas Perjalanan Dinas ke [Nama Kota/Negara] dalam Rangka [Tujuan Perjalanan Dinas]
• Perihal: Surat Tugas Melaksanakan Penelitian tentang [Topik Penelitian]
• Perihal: Surat Tugas Menjadi Narasumber pada Seminar [Nama Seminar]
• Perihal: Surat Tugas Pendampingan Mahasiswa dalam Kegiatan Kuliah Kerja Nyata (KKN)
• Perihal: Surat Tugas Pengawasan Ujian Akhir Semester Ganjil 2024/2025

Image just for illustration

Perihal surat tugas diawali dengan kata “Surat Tugas” dan diikuti dengan rincian tugas yang diberikan. Informasi tambahan seperti lokasi, tujuan, atau jenis tugas juga bisa disertakan.

6. Surat Keputusan¶

Surat keputusan merupakan dokumen resmi yang berisi ketetapan atau keputusan yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang. Contoh perihal untuk surat keputusan:

• Perihal: Keputusan Pengangkatan Jabatan Kepala Bagian [Nama Bagian]
• Perihal: Keputusan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil (PNS) atas Nama [Nama Pegawai]
• Perihal: Keputusan Perubahan Struktur Organisasi [Nama Organisasi]
• Perihal: Keputusan Penetapan Standar Operasional Prosedur (SOP) [Nama SOP]
• Perihal: Keputusan Pembentukan Panitia Pelaksana Kegiatan [Nama Kegiatan]

Image just for illustration

Perihal surat keputusan diawali dengan kata “Keputusan” dan diikuti dengan inti keputusan yang diambil. Informasi tambahan seperti jabatan, nama pegawai, atau topik keputusan juga bisa disertakan.

7. Surat Balasan¶

Surat balasan digunakan untuk menjawab atau menanggapi surat yang telah diterima sebelumnya. Contoh perihal untuk surat balasan:

• Perihal: Balasan Surat Nomor: [Nomor Surat Asal] Tanggal: [Tanggal Surat Asal] Perihal: [Perihal Surat Asal]
• Perihal: Jawaban atas Surat Permohonan Kerjasama Nomor: [Nomor Surat Asal] Tanggal: [Tanggal Surat Asal]
• Perihal: Tanggapan terhadap Surat Pemberitahuan Perubahan Jadwal Nomor: [Nomor Surat Asal] Tanggal: [Tanggal Surat Asal]
• Perihal: Balasan Undangan Rapat Koordinasi Nomor: [Nomor Surat Asal] Tanggal: [Tanggal Surat Asal]
• Perihal: Konfirmasi Kehadiran dalam Seminar Nasional (Balasan Surat Nomor: [Nomor Surat Asal])

Image just for illustration

Perihal surat balasan harus mencantumkan nomor, tanggal, dan perihal surat yang dibalas. Ini sangat penting untuk memudahkan identifikasi surat yang dibalas dan memastikan surat balasan tersebut terkait dengan surat yang benar. Kata-kata seperti “Balasan”, “Jawaban”, atau “Tanggapan” juga sering digunakan untuk menandakan jenis surat balasan.

Tips Membuat Perihal Surat Dinas yang Lebih Efektif¶

Selain memperhatikan ciri-ciri perihal yang baik, ada beberapa tips tambahan yang dapat Anda terapkan untuk membuat perihal surat dinas yang lebih efektif:

1. Tentukan Inti Surat Terlebih Dahulu¶

Sebelum menulis perihal, pastikan Anda sudah memahami dengan jelas inti atau tujuan dari surat yang ingin Anda sampaikan. Apa pesan utama yang ingin Anda sampaikan kepada penerima surat? Setelah Anda memahami inti surat, akan lebih mudah untuk merumuskan perihal yang tepat dan efektif.

2. Gunakan Kata Kunci yang Relevan dan Populer¶

Pilihlah kata kunci yang paling relevan dan populer terkait dengan topik surat Anda. Kata kunci ini akan membantu penerima surat untuk dengan cepat memahami isi surat dan juga memudahkan proses pencarian surat di kemudian hari. Anda bisa melakukan brainstorming atau riset kecil untuk menemukan kata kunci yang paling tepat.

3. Perhatikan Jenis Surat Dinas yang Anda Buat¶

Jenis surat dinas juga mempengaruhi cara penulisan perihal. Misalnya, perihal surat undangan akan berbeda dengan perihal surat pemberitahuan atau surat permohonan. Sesuaikan format dan gaya penulisan perihal dengan jenis surat dinas yang Anda buat. Gunakan contoh-contoh perihal yang sudah ada sebagai referensi.

4. Hindari Perihal yang Terlalu Umum atau Tidak Jelas¶

Perihal yang terlalu umum atau tidak jelas akan kehilangan fungsinya sebagai ringkasan isi surat. Hindari perihal seperti “Perihal: Surat Dinas” atau “Perihal: Penting”. Perihal seperti ini tidak memberikan informasi yang cukup kepada penerima surat. Buatlah perihal yang lebih spesifik dan informatif.

5. Periksa Ulang Perihal Sebelum Mengirim Surat¶

Sebelum mengirim surat, selalu periksa ulang perihal yang telah Anda buat. Pastikan perihal tersebut sudah singkat, padat, jelas, informatif, dan relevan dengan isi surat. Jika perlu, mintalah rekan kerja atau atasan Anda untuk membaca dan memberikan feedback terhadap perihal yang Anda buat. Ini akan membantu Anda memastikan perihal tersebut sudah efektif dan mudah dipahami.

Kesalahan Umum yang Sering Terjadi dalam Penulisan Perihal¶

Meskipun terlihat sederhana, penulisan perihal surat dinas terkadang masih diwarnai dengan kesalahan. Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang sering terjadi:

1. Perihal Terlalu Panjang dan Bertele-tele¶

Kesalahan yang paling sering terjadi adalah perihal yang terlalu panjang dan bertele-tele. Perihal seharusnya singkat dan padat, namun beberapa orang cenderung membuat perihal yang terlalu panjang hingga menyerupai ringkasan isi surat. Ingat, perihal bukanlah ringkasan lengkap, melainkan hanya judul singkat.

2. Perihal Terlalu Pendek dan Tidak Informatif¶

Sebaliknya, ada juga kesalahan perihal yang terlalu pendek dan tidak informatif. Perihal seperti “Perihal: Undangan” atau “Perihal: Pemberitahuan” terlalu umum dan tidak memberikan informasi yang cukup kepada penerima surat. Usahakan untuk menambahkan detail penting dalam perihal agar lebih informatif.

3. Perihal Tidak Sesuai dengan Isi Surat¶

Kesalahan fatal lainnya adalah perihal yang tidak sesuai atau bahkan bertolak belakang dengan isi surat. Misalnya, perihal surat adalah “Undangan Rapat”, tetapi isi suratnya justru pemberitahuan pembatalan rapat. Kesalahan seperti ini bisa menimbulkan kebingungan dan salah paham bagi penerima surat.

4. Perihal Menggunakan Bahasa yang Ambigu atau Tidak Baku¶

Penggunaan bahasa yang ambigu atau tidak baku dalam perihal juga merupakan kesalahan. Perihal surat dinas seharusnya menggunakan bahasa Indonesia yang baku, formal, dan jelas. Hindari penggunaan bahasa slang, bahasa daerah, atau singkatan yang tidak umum.

5. Tidak Menulis Perihal Sama Sekali¶

Kesalahan yang paling mendasar adalah tidak menulis perihal sama sekali. Meskipun jarang terjadi, kesalahan ini masih mungkin ditemukan, terutama dalam surat dinas yang dibuat oleh orang yang kurang berpengalaman. Surat dinas tanpa perihal akan terlihat kurang profesional dan menyulitkan penerima surat untuk memahami tujuannya.

Kesimpulan¶

Perihal dalam surat dinas adalah elemen penting yang tidak boleh diabaikan. Ia berfungsi sebagai judul singkat yang memberikan gambaran langsung kepada penerima surat mengenai isi keseluruhan surat. Perihal yang baik dan efektif adalah singkat, padat, jelas, informatif, dan relevan dengan isi surat. Dengan memahami pentingnya perihal dan cara penulisannya yang benar, Anda dapat meningkatkan efektivitas komunikasi melalui surat dinas dan menciptakan kesan profesional dalam setiap surat yang Anda kirimkan. Jangan ragu untuk terus berlatih dan mengaplikasikan tips-tips yang telah dibahas dalam artikel ini agar Anda semakin mahir dalam menulis perihal surat dinas yang berkualitas.

Bagaimana pendapat Anda tentang pentingnya perihal dalam surat dinas? Apakah Anda punya pengalaman menarik terkait penulisan perihal surat? Yuk, berbagi di kolom komentar di bawah ini!