Contoh Surat Pemutusan Kerjasama: Panduan Lengkap + Template Gratis!

Daftar Isi

Dalam dunia bisnis, kerjasama antar perusahaan adalah hal yang umum. Namun, terkadang kerjasama yang sudah terjalin harus diakhiri karena berbagai alasan. Proses pemutusan kerjasama ini perlu dilakukan secara profesional dan sesuai dengan prosedur yang berlaku, salah satunya melalui surat pemutusan kerjasama. Surat ini menjadi dokumen resmi yang menyatakan berakhirnya hubungan bisnis antara dua perusahaan. Penting untuk memahami cara membuat surat ini agar proses pemutusan kerjasama berjalan lancar dan menghindari masalah hukum di kemudian hari.

Mengapa Surat Pemutusan Kerjasama Itu Penting?¶

Surat pemutusan kerjasama bukan hanya sekadar formalitas. Dokumen ini memiliki peran krusial dalam mengakhiri hubungan bisnis secara resmi dan terstruktur. Bayangkan jika pemutusan kerjasama hanya dilakukan secara lisan atau melalui pesan singkat. Tentu saja, hal ini bisa menimbulkan kebingungan, kesalahpahaman, dan bahkan potensi konflik di masa depan.

Image just for illustration

Berikut beberapa alasan mengapa surat pemutusan kerjasama sangat penting:

• Bukti Resmi: Surat ini menjadi bukti tertulis yang sah bahwa kerjasama telah diakhiri. Ini sangat penting jika terjadi sengketa atau permasalahan hukum di kemudian hari. Dengan adanya surat ini, kedua belah pihak memiliki pegangan yang jelas mengenai status hubungan bisnis mereka.
• Kejelasan dan Kepastian: Surat pemutusan kerjasama memberikan kejelasan mengenai tanggal efektif pemutusan, alasan pemutusan (jika perlu), dan hal-hal lain terkait pengakhiran kerjasama. Hal ini menghindari ambiguitas dan memastikan kedua pihak memahami konsekuensi dari pemutusan kerjasama.
• Profesionalitas: Mengirimkan surat pemutusan kerjasama menunjukkan profesionalitas dan itikad baik dari perusahaan yang memutuskan kerjasama. Ini menjaga hubungan baik antar perusahaan, meskipun kerjasama bisnis harus berakhir.
• Mengikuti Kontrak: Biasanya, dalam perjanjian kerjasama terdapat klausul mengenai pemutusan kerjasama. Surat pemutusan kerjasama adalah cara untuk memenuhi persyaratan formal yang tercantum dalam kontrak tersebut.
• Menghindari Miskomunikasi: Dengan format tertulis, surat pemutusan kerjasama meminimalisir risiko miskomunikasi yang mungkin terjadi jika pemutusan dilakukan secara verbal. Semua poin penting tercantum secara jelas dan tidak ambigu.

Kapan Surat Pemutusan Kerjasama Dibutuhkan?¶

Ada berbagai situasi yang mengharuskan perusahaan untuk membuat surat pemutusan kerjasama. Beberapa di antaranya adalah:

• Berakhirnya Masa Kontrak: Jika perjanjian kerjasama memiliki jangka waktu tertentu, maka surat pemutusan kerjasama diperlukan untuk memberitahukan bahwa kerjasama tidak akan diperpanjang setelah masa kontrak berakhir. Ini adalah cara formal untuk mengakhiri hubungan bisnis sesuai dengan kesepakatan awal.
• Pelanggaran Kontrak: Jika salah satu pihak melanggar ketentuan yang telah disepakati dalam kontrak kerjasama, pihak yang dirugikan berhak untuk memutuskan kerjasama. Surat pemutusan kerjasama dalam hal ini harus menyebutkan secara jelas pelanggaran yang terjadi sebagai dasar pemutusan.
• Perubahan Strategi Bisnis: Perusahaan mungkin memutuskan untuk mengubah strategi bisnisnya, yang mengakibatkan kerjasama dengan perusahaan lain tidak lagi relevan. Dalam situasi ini, pemutusan kerjasama mungkin menjadi langkah yang perlu diambil.
• Kinerja yang Tidak Memuaskan: Jika salah satu pihak tidak dapat memenuhi ekspektasi atau standar kinerja yang telah disepakati, pihak lain berhak untuk memutuskan kerjasama. Surat pemutusan kerjasama dapat digunakan untuk mengakhiri hubungan bisnis karena alasan ini.
• Masalah Keuangan: Kesulitan keuangan yang dialami oleh salah satu perusahaan dapat menjadi alasan untuk pemutusan kerjasama. Perusahaan yang mengalami masalah keuangan mungkin tidak lagi mampu memenuhi kewajibannya dalam kerjasama tersebut.
• Ketidakcocokan Budaya Perusahaan: Terkadang, meskipun secara bisnis kerjasama terlihat menguntungkan, perbedaan budaya perusahaan yang signifikan dapat menghambat kelancaran kerjasama. Dalam kasus seperti ini, pemutusan kerjasama mungkin menjadi solusi terbaik.

Unsur-Unsur Penting dalam Surat Pemutusan Kerjasama¶

Sebuah surat pemutusan kerjasama yang baik dan profesional harus memuat beberapa unsur penting. Unsur-unsur ini memastikan bahwa surat tersebut jelas, lengkap, dan memiliki kekuatan hukum.

Image just for illustration

Berikut adalah unsur-unsur penting yang harus ada dalam surat pemutusan kerjasama:

1. Kop Surat Perusahaan: Kop surat perusahaan pengirim harus dicantumkan di bagian atas surat. Kop surat ini biasanya berisi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, alamat email, dan logo perusahaan. Kop surat memberikan identitas resmi surat tersebut.
2. Tanggal Pembuatan Surat: Tanggal pembuatan surat harus dicantumkan dengan jelas. Tanggal ini penting sebagai referensi waktu dan untuk menentukan batas waktu yang relevan dalam surat.
3. Nomor Surat: Nomor surat, jika ada, perlu dicantumkan. Nomor surat memudahkan pengarsipan dan pelacakan surat di kemudian hari. Setiap perusahaan biasanya memiliki sistem penomoran surat internal.
4. Perihal Surat: Perihal surat harus ditulis secara ringkas dan jelas, misalnya “Pemutusan Kerjasama” atau “Pemberitahuan Pemutusan Kerjasama”. Perihal ini memberikan gambaran singkat mengenai isi surat kepada penerima.
5. Data Penerima Surat: Data lengkap perusahaan penerima surat harus dicantumkan, termasuk nama perusahaan, alamat lengkap, dan nama serta jabatanContact Person (jika ada). Pastikan data penerima surat ditulis dengan benar dan lengkap.
6. Salam Pembuka: Gunakan salam pembuka yang formal dan sopan, seperti “Dengan Hormat,” atau “Kepada Yth.”. Salam pembuka menunjukkan kesantunan dalam berkomunikasi bisnis.
7. Identifikasi Perjanjian Kerjasama: Sebutkan secara jelas perjanjian kerjasama yang ingin diputuskan. Sebutkan nama perjanjian, nomor perjanjian (jika ada), dan tanggal perjanjian ditandatangani. Ini penting untuk mengidentifikasi secara spesifik kerjasama yang dimaksud.
8. Pernyataan Pemutusan Kerjasama: Nyatakan secara tegas bahwa perusahaan Anda memutuskan kerjasama dengan perusahaan penerima surat. Kalimat pernyataan harus jelas dan tidak ambigu, misalnya “Melalui surat ini, kami memberitahukan bahwa [Nama Perusahaan Pengirim] memutuskan kerjasama dengan [Nama Perusahaan Penerima] terhitung sejak tanggal [Tanggal Efektif Pemutusan]”.
9. Alasan Pemutusan Kerjasama (Opsional): Meskipun tidak selalu wajib, mencantumkan alasan pemutusan kerjasama bisa menjadi langkah yang baik, terutama jika pemutusan disebabkan oleh pelanggaran kontrak atau kinerja yang tidak memuaskan. Namun, perlu berhati-hati dalam merumuskan alasan agar tidak menimbulkan masalah hukum di kemudian hari. Jika alasan pemutusan tercantum dalam kontrak, sebaiknya ikuti klausul tersebut.
10. Tanggal Efektif Pemutusan Kerjasama: Cantumkan tanggal efektif pemutusan kerjasama dengan jelas. Tanggal ini adalah tanggal resmi berakhirnya hubungan bisnis antara kedua perusahaan.
11. Penyelesaian Kewajiban (Jika Ada): Jika masih ada kewajiban yang harus diselesaikan oleh kedua belah pihak setelah pemutusan kerjasama, sebutkan hal ini dalam surat. Misalnya, penyelesaian pembayaran, pengembalian aset, atau hal-hal lain yang terkait dengan kerjasama. Jelaskan mekanisme dan batas waktu penyelesaian kewajiban tersebut.
12. Ucapan Terima Kasih dan Harapan Baik (Opsional): Meskipun memutuskan kerjasama, tetap menjaga hubungan baik adalah hal yang profesional. Ucapan terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin dan harapan baik untuk masa depan perusahaan penerima surat dapat menjadi sentuhan yang positif.
13. Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang formal, seperti “Hormat kami,” atau “Salam Hormat,”. Salam penutup menandakan akhir dari surat dan tetap menjaga kesopanan.
14. Tanda Tangan dan Nama Jelas: Surat harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang mewakili perusahaan pengirim, biasanya Direktur Utama atau pejabat yang memiliki kewenangan untuk menandatangani surat-surat resmi perusahaan. Cantumkan nama jelas dan jabatan penandatangan di bawah tanda tangan.
15. Cap Perusahaan: Stempel atau cap perusahaan biasanya dibubuhkan di samping tanda tangan sebagai penguat legalitas surat. Cap perusahaan menunjukkan bahwa surat tersebut resmi dikeluarkan oleh perusahaan.
16. Tembusan (Jika Perlu): Jika surat perlu ditembuskan kepada pihak lain, misalnya divisi terkait di perusahaan atau penasihat hukum, cantumkan daftar tembusan di bagian bawah surat.

Contoh-Contoh Surat Pemutusan Kerjasama¶

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut adalah beberapa contoh surat pemutusan kerjasama dengan variasi situasi:

Contoh 1: Pemutusan Kerjasama Karena Berakhirnya Masa Kontrak¶

[Kop Surat Perusahaan Pengirim]

[Tanggal Pembuatan Surat]
Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Pemutusan Kerjasama

Kepada Yth.,
[Nama Perusahaan Penerima]
[Alamat Lengkap Perusahaan Penerima]
Up. [Nama Contact Person (Jika Ada)]
[Jabatan Contact Person (Jika Ada)]

Dengan Hormat,

Melalui surat ini, kami dari PT. [Nama Perusahaan Pengirim] memberitahukan bahwa kerjasama antara perusahaan kita terkait [Sebutkan Jenis Kerjasama, Misal: Penyediaan Layanan IT] berdasarkan Perjanjian Kerjasama Nomor [Nomor Perjanjian Kerjasama] tanggal [Tanggal Perjanjian Kerjasama] akan berakhir pada tanggal [Tanggal Berakhir Kontrak] sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam perjanjian tersebut.

Sehubungan dengan berakhirnya masa kontrak tersebut, kami memutuskan untuk tidak memperpanjang kerjasama ini. Kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik selama ini. Kami berharap hubungan baik antara perusahaan kita tetap terjaga di masa mendatang.

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT. [Nama Perusahaan Pengirim]

[Tanda Tangan]
[Nama Jelas Penandatangan]
[Jabatan Penandatangan]
[Cap Perusahaan]

Image just for illustration

Contoh 2: Pemutusan Kerjasama Karena Pelanggaran Kontrak¶

[Kop Surat Perusahaan Pengirim]

[Tanggal Pembuatan Surat]
Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Pemberitahuan Pemutusan Kerjasama Akibat Pelanggaran Kontrak

Kepada Yth.,
[Nama Perusahaan Penerima]
[Alamat Lengkap Perusahaan Penerima]
Up. [Nama Contact Person (Jika Ada)]
[Jabatan Contact Person (Jika Ada)]

Dengan Hormat,

Merujuk pada Perjanjian Kerjasama Nomor [Nomor Perjanjian Kerjasama] tanggal [Tanggal Perjanjian Kerjasama] mengenai [Sebutkan Jenis Kerjasama], dengan ini kami, PT. [Nama Perusahaan Pengirim], menyampaikan pemberitahuan pemutusan kerjasama.

Pemutusan kerjasama ini kami lakukan karena PT. [Nama Perusahaan Penerima] telah melakukan pelanggaran terhadap ketentuan Pasal [Sebutkan Pasal yang Dilanggar] dalam perjanjian kerjasama tersebut, yaitu [Jelaskan Pelanggaran Secara Singkat dan Jelas]. Pelanggaran ini telah kami sampaikan secara lisan dan tertulis sebelumnya, namun tidak ada tindakan perbaikan yang signifikan dari pihak PT. [Nama Perusahaan Penerima].

Sehubungan dengan pelanggaran tersebut, dengan berat hati kami memutuskan untuk mengakhiri kerjasama ini secara sepihak terhitung sejak tanggal [Tanggal Efektif Pemutusan]. Kami akan segera menghubungi pihak PT. [Nama Perusahaan Penerima] untuk membahas penyelesaian kewajiban yang mungkin masih tertunda sesuai dengan ketentuan perjanjian.

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Kami berharap masalah ini dapat diselesaikan dengan baik dan profesional.

Hormat kami,
PT. [Nama Perusahaan Pengirim]

[Tanda Tangan]
[Nama Jelas Penandatangan]
[Jabatan Penandatangan]
[Cap Perusahaan]

Image just for illustration

Contoh 3: Pemutusan Kerjasama Karena Perubahan Strategi Bisnis¶

[Kop Surat Perusahaan Pengirim]

[Tanggal Pembuatan Surat]
Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Pemutusan Kerjasama Sehubungan dengan Perubahan Strategi Bisnis

Kepada Yth.,
[Nama Perusahaan Penerima]
[Alamat Lengkap Perusahaan Penerima]
Up. [Nama Contact Person (Jika Ada)]
[Jabatan Contact Person (Jika Ada)]

Dengan Hormat,

Melalui surat ini, kami dari PT. [Nama Perusahaan Pengirim] ingin menyampaikan pemberitahuan mengenai pemutusan kerjasama terkait [Sebutkan Jenis Kerjasama] yang telah terjalin berdasarkan Perjanjian Kerjasama Nomor [Nomor Perjanjian Kerjasama] tanggal [Tanggal Perjanjian Kerjasama].

Keputusan ini kami ambil sehubungan dengan perubahan strategi bisnis perusahaan kami yang mengharuskan kami untuk fokus pada [Jelaskan Secara Singkat Perubahan Strategi Bisnis]. Dengan berat hati, kerjasama ini menjadi tidak lagi sesuai dengan arah strategis perusahaan kami saat ini.

Kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kerjasama dan dukungan yang telah diberikan oleh PT. [Nama Perusahaan Penerima] selama ini. Kami sangat menghargai hubungan baik yang telah terjalin dan berharap tetap dapat menjalin komunikasi yang baik di masa depan.

Pemutusan kerjasama ini akan efektif mulai tanggal [Tanggal Efektif Pemutusan]. Kami akan segera menghubungi pihak PT. [Nama Perusahaan Penerima] untuk membahas langkah-langkah selanjutnya terkait dengan pengakhiran kerjasama ini.

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas pengertian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT. [Nama Perusahaan Pengirim]

[Tanda Tangan]
[Nama Jelas Penandatangan]
[Jabatan Penandatangan]
[Cap Perusahaan]

Image just for illustration

Tips Membuat Surat Pemutusan Kerjasama yang Baik¶

Membuat surat pemutusan kerjasama tidak boleh sembarangan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar surat yang dibuat efektif, profesional, dan tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.

Image just for illustration

Berikut adalah beberapa tips dalam membuat surat pemutusan kerjasama yang baik:

1. Bahasa yang Jelas dan Lugas: Gunakan bahasa Indonesia yang baku, jelas, lugas, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau bertele-tele. Sampaikan maksud dan tujuan surat secara langsung dan to the point.
2. Nada yang Profesional dan Sopan: Meskipun isinya tentang pemutusan kerjasama, tetap gunakan nada yang profesional dan sopan. Hindari bahasa yang emosional, menuduh, atau merendahkan pihak lain. Jaga etika bisnis dan profesionalisme dalam surat.
3. Periksa Kembali Kontrak Kerjasama: Sebelum membuat surat, pastikan Anda membaca dan memahami kembali isi kontrak kerjasama, terutama klausul mengenai pemutusan kerjasama. Pastikan surat yang Anda buat sesuai dengan ketentuan dalam kontrak.
4. Konsultasikan dengan Ahli Hukum (Jika Perlu): Jika pemutusan kerjasama berpotensi menimbulkan masalah hukum atau melibatkan nilai kontrak yang besar, sangat disarankan untuk berkonsultasi dengan ahli hukum atau penasihat hukum perusahaan. Mereka dapat memberikan panduan dan memastikan surat yang Anda buat memiliki kekuatan hukum yang kuat.
5. Kirimkan Tepat Waktu: Kirimkan surat pemutusan kerjasama sesuai dengan jangka waktu pemberitahuan (notice period) yang tercantum dalam kontrak kerjasama. Keterlambatan pengiriman surat dapat menimbulkan masalah dan sanksi sesuai dengan perjanjian.
6. Simpan Salinan Surat: Arsipkan salinan surat pemutusan kerjasama dengan baik. Salinan ini akan menjadi bukti penting jika terjadi sengketa atau permasalahan di kemudian hari. Simpan baik versi fisik maupun digital surat tersebut.
7. Pertimbangkan Cara Pengiriman yang Tepat: Kirimkan surat pemutusan kerjasama melalui cara yang terpercaya dan memiliki bukti pengiriman, misalnya melalui pos tercatat atau kurir dengan tanda terima. Opsi lain adalah mengirimkan melalui email, namun pastikan untuk meminta konfirmasi penerimaan dari pihak penerima.
8. Jaga Komunikasi yang Baik: Meskipun kerjasama diputuskan, tetap jaga komunikasi yang baik dengan perusahaan mitra. Bersikap profesional dan terbuka untuk diskusi lebih lanjut jika diperlukan. Pemutusan kerjasama tidak harus berarti memutuskan hubungan baik secara keseluruhan.

Dampak Hukum Pemutusan Kerjasama¶

Pemutusan kerjasama antar perusahaan memiliki dampak hukum yang perlu dipahami. Dampak hukum ini bisa berbeda-beda tergantung pada alasan pemutusan, isi kontrak kerjasama, dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Image just for illustration

Beberapa dampak hukum yang mungkin timbul akibat pemutusan kerjasama:

• Kewajiban Pembayaran Ganti Rugi: Jika pemutusan kerjasama dilakukan secara sepihak dan tidak sesuai dengan ketentuan kontrak atau hukum yang berlaku, pihak yang memutuskan kerjasama mungkin diwajibkan untuk membayar ganti rugi kepada pihak yang dirugikan. Besaran ganti rugi ini bisa bervariasi tergantung pada kerugian yang dialami.
• Sengketa Hukum: Pemutusan kerjasama yang tidak disetujui oleh salah satu pihak atau dianggap tidak sah dapat berujung pada sengketa hukum. Sengketa ini bisa diselesaikan melalui jalur litigasi (pengadilan) atau non-litigasi (mediasi, arbitrase). Proses sengketa hukum bisa memakan waktu dan biaya yang tidak sedikit.
• Reputasi Perusahaan: Pemutusan kerjasama yang dilakukan secara tidak profesional atau menimbulkan konflik dapat merusak reputasi perusahaan. Reputasi yang buruk dapat mempengaruhi hubungan bisnis di masa depan dan kepercayaan dari pihak lain.
• Pengakhiran Kewajiban Kontraktual: Pemutusan kerjasama secara umum akan mengakhiri sebagian besar kewajiban kontraktual antara kedua belah pihak. Namun, beberapa kewajiban mungkin tetap berlaku, terutama terkait dengan penyelesaian kewajiban yang belum selesai atau klausul kerahasiaan.
• Implikasi Pajak: Pemutusan kerjasama bisa memiliki implikasi pajak, terutama jika ada pembayaran ganti rugi atau kompensasi. Perusahaan perlu memahami aturan perpajakan yang berlaku terkait dengan pemutusan kerjasama.

Alternatif Selain Pemutusan Kerjasama¶

Sebelum memutuskan untuk mengakhiri kerjasama, ada baiknya mempertimbangkan alternatif lain yang mungkin bisa menyelesaikan masalah tanpa harus memutuskan hubungan bisnis sepenuhnya.

Image just for illustration

Beberapa alternatif yang bisa dipertimbangkan sebelum pemutusan kerjasama:

• Negosiasi Ulang Kontrak: Jika masalah yang timbul terkait dengan ketentuan kontrak yang sudah tidak relevan atau tidak sesuai, negosiasi ulang kontrak bisa menjadi solusi. Kedua belah pihak dapat duduk bersama untuk membahas dan mengubah ketentuan kontrak agar lebih sesuai dengan kondisi saat ini.
• Mediasi: Jika terjadi konflik atau perselisihan, mediasi bisa menjadi cara yang efektif untuk menyelesaikan masalah secara damai. Mediator pihak ketiga yang netral akan membantu kedua belah pihak untuk berkomunikasi dan mencari solusi yang saling menguntungkan.
• Restrukturisasi Kerjasama: Mengubah struktur kerjasama, misalnya mengubah ruang lingkup pekerjaan, pembagian tanggung jawab, atau mekanisme pembayaran, bisa menjadi alternatif untuk mengatasi masalah tanpa harus memutuskan kerjasama sepenuhnya.
• Penangguhan Kerjasama Sementara: Jika masalah yang timbul bersifat sementara atau situasional, penangguhan kerjasama untuk sementara waktu bisa menjadi pilihan. Penangguhan ini memberikan waktu bagi kedua belah pihak untuk mengatasi masalah dan mempertimbangkan langkah selanjutnya.
• Konsultasi dan Bantuan Pihak Ketiga: Mencari bantuan dari konsultan bisnis atau pihak ketiga yang ahli dalam bidang kerjasama bisa memberikan perspektif baru dan solusi untuk mengatasi masalah yang dihadapi.

Kesimpulan:

Surat pemutusan kerjasama adalah dokumen penting dalam dunia bisnis untuk mengakhiri hubungan kerjasama antar perusahaan secara resmi dan profesional. Memahami cara membuat surat yang baik, unsur-unsur penting yang harus ada, dan dampak hukum dari pemutusan kerjasama sangat krusial untuk menghindari masalah di kemudian hari. Sebelum memutuskan untuk mengakhiri kerjasama, selalu pertimbangkan alternatif lain dan lakukan komunikasi yang baik dengan pihak mitra.

Punya pengalaman atau pertanyaan seputar surat pemutusan kerjasama antar perusahaan? Yuk, sharing di kolom komentar di bawah!